簽章使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織簽章使用的規(guī)范化管理，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，防范風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有部門及人員在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的簽章使用管理。（三）基本原則1.合法性原則：簽章使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：簽章所涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛假簽章。3.審批原則：嚴(yán)格執(zhí)行簽章使用審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用簽章。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違規(guī)使用簽章的行為，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、簽章種類及定義（一）公司/組織公章公司/組織公章是公司/組織對(duì)外行使權(quán)力的重要象征，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。（二）合同專用章合同專用章專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)專用章用于公司/組織財(cái)務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)，是財(cái)務(wù)核算的重要印章。（四）法定代表人章法定代表人章用于特定的法定代表人授權(quán)事項(xiàng)，代表法定代表人行使職權(quán)。（五）部門章部門章由各部門根據(jù)工作需要自行保管和使用，用于本部門內(nèi)部文件、資料等的蓋章確認(rèn)。三、簽章使用流程（一）申請(qǐng)1.凡需使用簽章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《簽章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明簽章使用的事由、文件名稱、金額、涉及方等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保業(yè)務(wù)內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)。（二）審批1.根據(jù)簽章的種類和使用事項(xiàng)的重要程度，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：-涉及重大合同、協(xié)議、重要文件等使用公司/組織公章的，需經(jīng)法定代表人審批。-使用合同專用章簽訂經(jīng)濟(jì)合同的，根據(jù)合同金額大小，由相應(yīng)層級(jí)的管理人員審批，如合同金額較大的需經(jīng)總經(jīng)理審批。-財(cái)務(wù)專用章的使用，按照財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。-法定代表人章的使用，需經(jīng)法定代表人本人或其授權(quán)的人員審批。-部門章的使用，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)不符合規(guī)定或存在風(fēng)險(xiǎn)的申請(qǐng)予以駁回，并說明理由。（三）用印1.經(jīng)審批通過的申請(qǐng)，申請(qǐng)人持《簽章使用申請(qǐng)表》到印章管理部門辦理用印手續(xù)。2.印章管理部門應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)文件進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無誤后，在指定位置加蓋相應(yīng)簽章，并做好用印登記。3.用印過程應(yīng)在印章管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保用印清晰、端正，符合要求。（四）登記與存檔1.印章管理部門應(yīng)建立《簽章使用登記簿》，詳細(xì)記錄每次用印的時(shí)間、申請(qǐng)人、事由、文件名稱、印章種類、審批人等信息。2.用印完畢后，申請(qǐng)表及相關(guān)文件應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，以便日后查閱和追溯。四、簽章保管（一）保管部門1.公司/組織公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章由公司/組織辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管。2.部門章由各部門自行指定專人保管。（二）保管要求1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人保管或多人保管制度，鑰匙分別由不同人員持有。3.印章保管人員不得擅自將印章帶出公司/組織辦公場所，如因特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取相應(yīng)的安全措施。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)在監(jiān)交人的監(jiān)督下，對(duì)印章的種類、數(shù)量、完好情況等進(jìn)行逐一核對(duì)，并在《印章交接登記簿》上簽字確認(rèn)。3.交接手續(xù)完成后，原保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新的保管人員。五、簽章使用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織審計(jì)部門定期對(duì)簽章使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查簽章使用的審批流程是否合規(guī)、用印登記是否完整、印章保管是否安全等。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門的簽章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，并向公司/組織辦公室報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于涉及重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、法律糾紛等事項(xiàng)的簽章使用，主動(dòng)接受外部審計(jì)、律師等專業(yè)機(jī)構(gòu)的審查和監(jiān)督。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用簽章行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用簽章給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、電子簽章管理（一）電子簽章的定義與適用范圍電子簽章是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。本辦法適用于公司/組織在電子文檔、電子合同等業(yè)務(wù)活動(dòng)中使用電子簽章的管理。（二）電子簽章的申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)使用電子簽章的部門或個(gè)人，應(yīng)向公司/組織辦公室提交《電子簽章使用申請(qǐng)表》，注明申請(qǐng)理由、使用范圍等信息。2.電子簽章的審批流程與實(shí)體簽章相同，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批通過后，方可辦理電子簽章的制作和開通手續(xù)。（三）電子簽章的制作與保管1.公司/組織統(tǒng)一委托具有資質(zhì)的電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)制作電子簽章，并確保電子簽章的安全性和可靠性。2.電子簽章的密鑰由專人負(fù)責(zé)保管，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行生成、存儲(chǔ)、傳輸和使用，防止密鑰泄露。（四）電子簽章的使用1.使用電子簽章時(shí)，應(yīng)按照電子簽名法等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，采用可靠的電子簽名技術(shù)，確保電子文檔的完整性和不可抵賴性。2.電子簽章的使用流程與實(shí)體簽章類似，申請(qǐng)人需在電子文檔上進(jìn)行電子簽名操作，并經(jīng)過相應(yīng)的審批流程后，方可完成電子簽章的使用。（五）電子簽章的存檔與備份1.電子文檔使用電子簽章后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，保存電子文檔的原始版本及電子簽章的相關(guān)信息。2.定期對(duì)電子簽章的密鑰進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的位置，