租用軟件管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司租用軟件的管理，確保租用軟件的使用符合公司業(yè)務(wù)需求，保障公司信息安全，提高軟件使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有租用軟件的采購、使用、維護、停用等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：租用軟件的行為必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準要求。2.適用性原則：租用軟件應(yīng)與公司業(yè)務(wù)流程、實際需求相匹配，能夠有效提升工作效率和質(zhì)量。3.安全性原則：保障租用軟件在使用過程中的數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全，防止信息泄露和惡意攻擊。4.成本效益原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制租用軟件的成本，實現(xiàn)效益最大化。二、租用軟件的采購管理（一）需求評估1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出租用軟件的需求申請。需求申請應(yīng)詳細說明軟件功能要求、使用范圍、預(yù)計使用期限、預(yù)算等內(nèi)容。2.信息部門對需求申請進行初步評估，結(jié)合公司整體信息化規(guī)劃，判斷需求的合理性和必要性。評估內(nèi)容包括但不限于：是否符合公司戰(zhàn)略目標、是否與現(xiàn)有系統(tǒng)兼容、是否存在更優(yōu)的解決方案等。（二）供應(yīng)商選擇1.成立供應(yīng)商評估小組，成員包括信息部門、使用部門代表以及相關(guān)技術(shù)專家。2.供應(yīng)商評估小組根據(jù)需求申請，制定供應(yīng)商篩選標準，包括但不限于：供應(yīng)商資質(zhì)、信譽、軟件功能、技術(shù)支持能力、價格合理性、售后服務(wù)質(zhì)量等。3.通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商進行初步篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。4.對入圍供應(yīng)商進行實地考察或邀請其進行軟件演示，深入了解其產(chǎn)品和服務(wù)情況。評估小組根據(jù)考察和演示結(jié)果，綜合打分，選擇得分最高的供應(yīng)商作為合作對象。（三）合同簽訂1.與選定的供應(yīng)商簽訂租用軟件合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括軟件功能、使用期限、租金支付方式、數(shù)據(jù)安全責(zé)任、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.在簽訂合同前，由法務(wù)部門對合同條款進行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，保護公司合法權(quán)益。3.合同簽訂后，由信息部門負責(zé)將合同副本存檔，并通知相關(guān)部門和人員。三、租用軟件的使用管理（一）賬號管理1.信息部門根據(jù)合同約定，為使用部門開通租用軟件的賬號。賬號應(yīng)采用實名制，明確使用人員的職責(zé)和權(quán)限。2.使用人員應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全風(fēng)險，應(yīng)及時通知信息部門進行處理。3.信息部門定期對賬號使用情況進行檢查，清理長期未使用的賬號，確保賬號信息的安全性和有效性。（二）使用培訓(xùn)1.供應(yīng)商應(yīng)對公司使用人員進行軟件使用培訓(xùn)，確保使用人員熟悉軟件功能和操作流程。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括軟件安裝、登錄、基本操作、數(shù)據(jù)錄入與查詢、報表生成等方面。2.使用部門應(yīng)組織內(nèi)部培訓(xùn)，幫助新入職員工或轉(zhuǎn)崗員工盡快掌握軟件使用技能。培訓(xùn)可采用集中授課、現(xiàn)場演示、操作練習(xí)等多種方式進行。3.信息部門負責(zé)跟蹤使用人員的培訓(xùn)效果，及時解答使用過程中遇到的問題。對于普遍存在的問題，組織相關(guān)人員進行專題討論，提出解決方案。（三）數(shù)據(jù)管理1.使用人員應(yīng)按照軟件使用規(guī)范，正確錄入和維護數(shù)據(jù)。確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性。2.租用軟件涉及的公司數(shù)據(jù)，其所有權(quán)歸公司所有。使用人員不得擅自將數(shù)據(jù)泄露給第三方或用于非公司業(yè)務(wù)目的。3.信息部門定期對租用軟件中的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。4.在租用軟件停用或更換時，信息部門負責(zé)組織數(shù)據(jù)遷移工作，確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性和可用性。（四）安全管理1.信息部門負責(zé)制定租用軟件的安全策略，包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密、病毒防護等措施。確保租用軟件在安全的環(huán)境下運行。2.使用人員應(yīng)遵守公司的信息安全規(guī)定，不得在租用軟件中進行非法操作或傳播惡意軟件。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時報告信息部門。3.信息部門定期對租用軟件進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全問題。同時，關(guān)注軟件供應(yīng)商發(fā)布的安全補丁，及時進行更新。四、租用軟件的維護管理（一）日常維護1.供應(yīng)商負責(zé)租用軟件的日常維護工作，包括系統(tǒng)監(jiān)控、故障排除、性能優(yōu)化等。確保軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.信息部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時反饋軟件使用過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)響應(yīng)并解決問題。3.使用部門發(fā)現(xiàn)軟件故障或異常情況時，應(yīng)及時通知信息部門。信息部門根據(jù)故障情況，判斷是否需要供應(yīng)商協(xié)助處理。（二）升級管理1.供應(yīng)商根據(jù)軟件產(chǎn)品的發(fā)展和公司業(yè)務(wù)需求，定期發(fā)布軟件升級版本。信息部門應(yīng)及時關(guān)注升級信息，評估升級的必要性和影響。2.在進行軟件升級前，信息部門應(yīng)制定詳細的升級計劃，包括升級時間、升級步驟、數(shù)據(jù)備份等內(nèi)容。升級計劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員，確保升級工作順利進行。3.升級過程中，信息部門應(yīng)安排專人進行監(jiān)控，及時處理升級過程中出現(xiàn)的問題。升級完成后，對軟件功能和性能進行測試，確保升級后的軟件符合要求。（三）維護記錄1.供應(yīng)商應(yīng)建立租用軟件的維護記錄檔案，詳細記錄軟件維護過程中的各項操作、故障處理情況、升級內(nèi)容等信息。2.信息部門應(yīng)定期收集供應(yīng)商的維護記錄，并進行整理和分析。通過維護記錄，總結(jié)軟件使用過程中的問題和經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)的管理工作提供參考。五、租用軟件的停用管理（一）停用原因1.租用軟件使用期限屆滿，且公司不再需要繼續(xù)使用。2.公司業(yè)務(wù)發(fā)生變化，原租用軟件已無法滿足業(yè)務(wù)需求。3.租用軟件出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，經(jīng)供應(yīng)商多次修復(fù)仍無法正常使用。4.因法律法規(guī)、政策調(diào)整等原因，租用軟件不符合相關(guān)要求。（二）停用流程1.使用部門提出租用軟件停用申請，說明停用原因、預(yù)計停用時間等內(nèi)容。2.信息部門對停用申請進行審核，評估停用對公司業(yè)務(wù)的影響。如涉及多個部門，組織相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)。3.審核通過后，信息部門通知供應(yīng)商辦理停用手續(xù)。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成軟件停用操作，并確保公司數(shù)據(jù)的安全和完整。4.信息部門負責(zé)組織對停用軟件的數(shù)據(jù)進行清理和遷移工作，將相關(guān)數(shù)據(jù)備份至公司指定的存儲介質(zhì)上，并妥善保存。5.停用軟件后，信息部門對相關(guān)賬號進行注銷處理，收回軟件使用權(quán)限。（三）后續(xù)處理1.對停用的租用軟件，信息部門應(yīng)進行總結(jié)評估，分析停用原因和使用過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)。2.根據(jù)總結(jié)評估結(jié)果，對公司租用軟件管理辦法進行修訂和完善，為今后的軟件租用工作提供參考。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.信息部門定期對租用軟件的使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括賬號使用、數(shù)據(jù)管理、安全措施執(zhí)行等方面。2.審計部門不定期對租用軟件的采購、使用、維護等環(huán)節(jié)進行審計，確保各項工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。3.對于監(jiān)督檢查和審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立租用軟件使用部門和人員的考核