煤炭文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司煤炭文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高文件處理效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在煤炭業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件的管理，包括但不限于煤炭生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸、安全管理等方面的文件。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的文件管理部門，對各類煤炭文件進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照公司組織架構(gòu)，明確各級(jí)部門在文件管理中的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)、層層把關(guān)。3.準(zhǔn)確及時(shí)原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、及時(shí)，避免延誤和失誤。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件的安全保密管理，防止文件泄露。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報(bào)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及煤炭生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、安全、銷售、運(yùn)輸?shù)葮I(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件，如操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程、合同協(xié)議等。3.技術(shù)文件：有關(guān)煤炭開采、加工、洗選等技術(shù)方面的文件，如地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。4.安全文件：關(guān)于煤炭安全生產(chǎn)管理的文件，如安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等。5.財(cái)務(wù)文件：與煤炭業(yè)務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、成本核算等文件。（二）文件編號(hào)1.為便于文件的識(shí)別、查詢和管理，對各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：文件類別代碼：采用兩位大寫字母表示，如“XZ”代表行政文件，“YW”代表業(yè)務(wù)文件，“JS”代表技術(shù)文件，“AQ”代表安全文件，“CW”代表財(cái)務(wù)文件。年份代碼：采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”代表2023年。順序號(hào)：采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字，從0001開始依次編號(hào)。2.示例：一份2023年發(fā)布的行政文件，編號(hào)為XZ20230001；一份2023年的技術(shù)文件，編號(hào)為JS20230002。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)。起草人員應(yīng)深入了解文件的背景和目的，確保文件內(nèi)容符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.起草文件應(yīng)語言規(guī)范、表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯清晰，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。文件內(nèi)容應(yīng)包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款等部分。3.涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)由主辦部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門共同起草，確保文件內(nèi)容全面、協(xié)調(diào)一致。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性和可行性等方面。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見和建議，并簽字確認(rèn)。對于重要文件，還應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。3.審核通過的文件，由起草部門按照規(guī)定格式進(jìn)行排版和打印，準(zhǔn)備正式發(fā)文。四、文件簽發(fā)與發(fā)布（一）簽發(fā)1.文件經(jīng)審核通過后，應(yīng)按照公司文件審批流程進(jìn)行簽發(fā)。一般文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要文件由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的文件，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性負(fù)責(zé)，并在文件上簽署意見和姓名、日期。（二）發(fā)布1.文件簽發(fā)后，由文件管理部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布方式包括內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布、紙質(zhì)文件發(fā)放、會(huì)議傳達(dá)等。2.對于需要在公司內(nèi)部廣泛傳達(dá)的文件，應(yīng)通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，并及時(shí)通知相關(guān)人員查閱。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行打印和發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。3.文件發(fā)布后，文件管理部門應(yīng)及時(shí)跟蹤文件的傳達(dá)和執(zhí)行情況，確保文件精神得到有效貫徹落實(shí)。五、文件傳遞與簽收（一）傳遞1.文件傳遞應(yīng)確保安全、及時(shí)、準(zhǔn)確。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)通過專人送達(dá)、機(jī)要通信、郵政快遞等方式進(jìn)行傳遞；對于電子文件，應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。2.文件傳遞過程中，應(yīng)做好文件的封裝、標(biāo)識(shí)和保護(hù)工作，防止文件丟失、損壞或泄露。（二）簽收1.文件接收部門或人員在收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。簽收時(shí)應(yīng)核對文件的名稱、編號(hào)、份數(shù)、傳遞方式等信息，并在文件簽收登記表上簽字確認(rèn)。2.對于重要文件或緊急文件，接收部門或人員應(yīng)優(yōu)先處理，并及時(shí)反饋文件的處理情況。六、文件使用與借閱（一）使用1.公司員工應(yīng)按照文件規(guī)定的使用范圍和要求，正確使用文件。未經(jīng)文件管理部門批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大文件的使用范圍或更改文件內(nèi)容。2.文件使用過程中，應(yīng)妥善保管文件，防止文件損壞、丟失或泄露。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還文件管理部門。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文件管理部門應(yīng)對借閱申請表進(jìn)行審核，對于符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)并發(fā)放文件。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件借閱規(guī)定，不得將借閱的文件轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，并在文件借閱登記表上簽字注銷。七、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照文件歸檔要求，及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合文件形成規(guī)律和特點(diǎn)。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，編制文件目錄，填寫文件歸檔登記表。文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.每年年底，承辦部門應(yīng)將本年度歸檔文件移交文件管理部門統(tǒng)一保管。文件管理部門應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行核對、清點(diǎn)和驗(yàn)收，確保歸檔文件的質(zhì)量。（二）保管1.文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，對檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.根據(jù)文件的重要性和保存價(jià)值，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文件主要是涉及公司重大決策、重要?dú)v史資料等；長期保管的文件一般為10年以上；短期保管的文件為10年以下。八、文件查閱與復(fù)制（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門辦理查閱手續(xù)。2.文件管理部門應(yīng)對查閱申請表進(jìn)行審核，對于符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)并提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在文件查閱登記表上簽字記錄查閱情況。3.查閱文件應(yīng)在文件管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將文件帶出檔案室。如需摘錄或復(fù)印文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文件管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）復(fù)制1.因工作需要復(fù)制文件的，應(yīng)填寫文件復(fù)制申請表，注明復(fù)制文件的名稱、編號(hào)、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到文件管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.文件管理部門應(yīng)對復(fù)制申請表進(jìn)行審核，對于符合復(fù)制條件的，予以批準(zhǔn)并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制文件應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張和設(shè)備，確保復(fù)制質(zhì)量。3.復(fù)制文件應(yīng)進(jìn)行登記，記錄復(fù)制文件的名稱、編號(hào)、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制日期、申請人等信息。復(fù)制文件的發(fā)放應(yīng)按照文件傳遞與簽收的規(guī)定進(jìn)行。九、文件保密與銷毀（一）保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、安全秘密等重要文件進(jìn)行保密。2.文件管理部門應(yīng)加強(qiáng)對文件保密工作的管理，采取必要的保密措施，如設(shè)置保密標(biāo)識(shí)、限制查閱范圍、加密存儲(chǔ)等，防止文件泄露。3.對于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)在文件上加蓋“機(jī)密”、“絕密”等保密標(biāo)識(shí)，并按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行傳遞、使用和保管。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)由文件管理部門提出銷毀申請，填寫文件銷毀申請表，注明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.文件銷毀應(yīng)采用安