電子票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子票據(jù)的管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督，保障資金安全，提高財(cái)務(wù)管理效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及電子票據(jù)的開具、接收、存儲(chǔ)、使用、核銷等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子票據(jù)管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證電子票據(jù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤或虛假信息。3.安全性原則：采取有效措施保障電子票據(jù)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。4.及時(shí)性原則：及時(shí)處理電子票據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)，確保票據(jù)流轉(zhuǎn)順暢，避免延誤。二、電子票據(jù)的定義與種類（一）定義電子票據(jù)是指由出票人以數(shù)據(jù)電文形式制作的，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。（二）種類本公司涉及的電子票據(jù)主要包括電子發(fā)票、電子收據(jù)、電子匯票等。三、職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善電子票據(jù)管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)電子票據(jù)的開具、審核、接收、存儲(chǔ)、使用、核銷等日常管理工作。3.定期對(duì)電子票據(jù)管理情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。4.配合相關(guān)部門做好電子票據(jù)的查詢、驗(yàn)證等工作。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)按照公司規(guī)定和業(yè)務(wù)流程，申請(qǐng)開具電子票據(jù)，并提供真實(shí)、準(zhǔn)確的開票信息。2.負(fù)責(zé)及時(shí)接收和核對(duì)電子票據(jù)，確保票據(jù)信息與業(yè)務(wù)實(shí)際相符。3.妥善保管電子票據(jù)相關(guān)資料，配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行票據(jù)管理工作。（三）信息部門1.負(fù)責(zé)提供電子票據(jù)管理所需的信息技術(shù)支持，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.對(duì)電子票據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.協(xié)助財(cái)務(wù)部門進(jìn)行電子票據(jù)系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)功能滿足業(yè)務(wù)需求。四、電子票據(jù)的開具（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，填寫電子票據(jù)開具申請(qǐng)單，詳細(xì)注明開票信息，包括付款方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)，收款方名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)，開票金額、開票內(nèi)容等。2.申請(qǐng)單提交給財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門審核人員對(duì)開票信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)行審核，審核通過后在系統(tǒng)中發(fā)起開票申請(qǐng)。3.財(cái)務(wù)部門開票人員根據(jù)審核通過的申請(qǐng)，在電子票據(jù)系統(tǒng)中開具電子票據(jù)，并確保票據(jù)信息與申請(qǐng)單一致。4.電子票據(jù)開具成功后，系統(tǒng)自動(dòng)生成票據(jù)號(hào)碼，并將電子票據(jù)發(fā)送至付款方指定的接收郵箱或其他接收方式。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門打印電子票據(jù)記賬聯(lián)，作為記賬憑證附件。（二）開具要求1.開票信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合國家稅收法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的要求。2.電子票據(jù)的內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開、錯(cuò)開電子票據(jù)。3.開具電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，確保發(fā)票信息的合規(guī)性。五、電子票據(jù)的接收（一）接收流程1.業(yè)務(wù)部門在收到電子票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)將票據(jù)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門。傳遞方式可采用紙質(zhì)清單、電子表格或系統(tǒng)對(duì)接等方式。2.財(cái)務(wù)部門接收人員收到業(yè)務(wù)部門傳遞的電子票據(jù)信息后，首先核對(duì)票據(jù)信息與業(yè)務(wù)實(shí)際是否相符，包括開票金額、開票內(nèi)容、付款方信息等。3.核對(duì)無誤后，在電子票據(jù)系統(tǒng)中進(jìn)行簽收操作，并將電子票據(jù)下載保存至公司指定的存儲(chǔ)位置。4.對(duì)于不符合要求的電子票據(jù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門與開票方聯(lián)系，要求對(duì)方重新開具或補(bǔ)充相關(guān)信息。（二）接收要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保電子票據(jù)的及時(shí)接收，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳遞給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門接收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)電子票據(jù)信息，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保票據(jù)的真實(shí)性和有效性。3.接收的電子票據(jù)應(yīng)妥善保存，防止丟失或損壞。六、電子票據(jù)的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.公司采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式對(duì)電子票據(jù)進(jìn)行保存。電子票據(jù)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器存儲(chǔ)系統(tǒng)中，按照年度、月份、票據(jù)類型等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.同時(shí)，對(duì)于重要的電子票據(jù)，應(yīng)定期打印紙質(zhì)票據(jù)，并與電子票據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保兩者一致后，將紙質(zhì)票據(jù)裝訂成冊(cè)，按照會(huì)計(jì)檔案管理要求進(jìn)行保管。（二）存儲(chǔ)期限電子票據(jù)及相關(guān)紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)期限按照國家法律法規(guī)和公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)檔案的保管期限為30年，其他財(cái)務(wù)資料的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于10年。（三）存儲(chǔ)安全1.信息部門應(yīng)采取有效的安全措施，保障電子票據(jù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全。包括設(shè)置訪問權(quán)限、定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、安裝防火墻和殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)電子票據(jù)存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異?；虼鎯?chǔ)設(shè)備故障等問題，應(yīng)及時(shí)通知信息部門進(jìn)行處理。七、電子票據(jù)的使用（一）報(bào)銷使用1.員工報(bào)銷時(shí)，應(yīng)按照公司報(bào)銷制度的要求，提供真實(shí)、有效的電子票據(jù)。電子票據(jù)應(yīng)與報(bào)銷業(yè)務(wù)相關(guān)，且開票信息應(yīng)與報(bào)銷人信息一致。2.報(bào)銷人將電子票據(jù)打印出來，并在紙質(zhì)票據(jù)上簽字確認(rèn)，同時(shí)附上電子票據(jù)的存儲(chǔ)路徑或下載鏈接，一并提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門審核人員對(duì)報(bào)銷的電子票據(jù)進(jìn)行審核，主要審核票據(jù)的真實(shí)性、合法性、有效性以及與報(bào)銷業(yè)務(wù)的相關(guān)性。審核通過后，按照公司報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷支付。（二）其他使用電子票據(jù)還可用于公司內(nèi)部的財(cái)務(wù)核算、稅務(wù)申報(bào)、審計(jì)檢查等其他財(cái)務(wù)管理活動(dòng)。在使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和流程進(jìn)行操作，確保電子票據(jù)的正確使用。八、電子票據(jù)的核銷（一）核銷流程1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)已使用的電子票據(jù)進(jìn)行核銷。核銷時(shí)，根據(jù)電子票據(jù)系統(tǒng)記錄的開票信息、接收信息、使用信息等，與實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行核對(duì)。2.對(duì)于已報(bào)銷或其他已使用的電子票據(jù)，在系統(tǒng)中進(jìn)行核銷標(biāo)記，并注明核銷日期、核銷原因等信息。3.核銷完成后，生成電子票據(jù)核銷報(bào)告，詳細(xì)記錄核銷的電子票據(jù)種類、數(shù)量、金額等信息，并將報(bào)告存檔。（二）核銷要求1.核銷工作應(yīng)定期進(jìn)行，確保電子票據(jù)的使用情況得到及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄和核對(duì)。2.核銷過程中發(fā)現(xiàn)問題的電子票據(jù)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施，如補(bǔ)充相關(guān)資料、調(diào)整賬務(wù)等。九、電子票據(jù)的查詢與驗(yàn)證（一）查詢方式1.公司內(nèi)部人員可通過電子票據(jù)系統(tǒng)查詢電子票據(jù)的詳細(xì)信息，包括票據(jù)號(hào)碼、開票日期、開票金額、付款方信息、收款方信息等。2.對(duì)于外部查詢需求，如稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等，公司應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，配合提供電子票據(jù)的查詢服務(wù)。查詢時(shí)，應(yīng)填寫查詢申請(qǐng)表，注明查詢?cè)?、查詢?nèi)容等信息，經(jīng)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的方式提供查詢結(jié)果。（二）驗(yàn)證方法1.電子票據(jù)的驗(yàn)證可通過稅務(wù)機(jī)關(guān)指定的電子發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)或其他合法的驗(yàn)證渠道進(jìn)行。財(cái)務(wù)部門在接收電子票據(jù)或報(bào)銷審核時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子票據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，確保票據(jù)的真實(shí)性和有效性。2.驗(yàn)證結(jié)果應(yīng)與電子票據(jù)系統(tǒng)記錄的信息進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)驗(yàn)證不一致的情況，應(yīng)及時(shí)與開票方聯(lián)系，核實(shí)原因并進(jìn)行處理。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)電子票據(jù)管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查電子票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)電子票據(jù)管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司管理層。（二）外部檢查積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等外部部門對(duì)公司電子票據(jù)管理情況的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，接受外部監(jiān)督。對(duì)于外部檢查提出的問題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。十一、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自開具、接收、存儲(chǔ)、使用、核銷電子票據(jù)的。2.開具虛假電子票據(jù)或篡改電子票據(jù)信息的。3.未按照規(guī)定保存電子票據(jù)或?qū)е码娮悠睋?jù)丟失、損壞的。4.拒絕配合內(nèi)部監(jiān)督或外部檢查，提供虛假資料的。（二）處理措施1.對(duì)于違反電子票據(jù)管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處