稅收檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)稅收檔案管理，確保稅收檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，提高稅收征管工作質(zhì)量和效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)稅收征收管理法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在稅收征管活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、稅務(wù)檢查、發(fā)票管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、報(bào)表、憑證、記錄等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則稅收檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.分類歸檔原則按照稅收業(yè)務(wù)的類別和時(shí)間順序，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。3.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保稅收檔案的安全，防止檔案信息泄露。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.有效利用原則充分發(fā)揮稅收檔案的作用，為稅收征管決策、納稅服務(wù)、稅務(wù)稽查等工作提供有力支持，提高檔案的利用價(jià)值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的稅收檔案管理辦法，制定檔案管理工作制度和流程。2.負(fù)責(zé)稅收檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立稅收檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和信息化水平。4.定期對(duì)稅收檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握檔案的數(shù)量、質(zhì)量、利用情況等，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在稅收征管活動(dòng)中形成的各類文件資料的收集、整理，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、鑒定等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和查閱稅收檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向檔案管理部門報(bào)告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)稅收檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架、保管等，確保檔案的整齊、規(guī)范、安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，建立檔案檢索目錄，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅務(wù)登記類：包括納稅人設(shè)立、變更、注銷稅務(wù)登記的相關(guān)資料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、公司章程等。2.納稅申報(bào)類：納稅人的納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、附報(bào)資料等。3.稅款征收類：完稅憑證、稅款繳納記錄、滯納金計(jì)算表等。4.稅務(wù)檢查類：稅務(wù)檢查通知書、檢查報(bào)告、稅務(wù)處理決定書、稅務(wù)行政處罰決定書等。5.發(fā)票管理類：發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿、發(fā)票開具記錄、發(fā)票繳銷清單等。6.其他類：與稅收征管相關(guān)的各類文件、資料、證明等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的稅收檔案資料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照稅收業(yè)務(wù)的類別，將檔案分為稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、稅務(wù)檢查、發(fā)票管理等大類，再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號(hào)。例如，“SD01-2023-001”，其中“SD”表示稅務(wù)登記類，“01”表示具體業(yè)務(wù)小類，“2023”表示年度，“001”表示該年度該小類的第一份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂對(duì)紙張檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線應(yīng)整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在稅收業(yè)務(wù)辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)在收到移交的檔案資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)符合要求的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并按照檔案存放位置上架存放。3.在檔案管理信息系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立檔案電子目錄，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。（三）保管期限稅收檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值分為永久、定期兩類。1.永久保管的檔案包括：稅務(wù)登記證（正、副本）、稅務(wù)處理決定書、稅務(wù)行政處罰決定書、稅收征管系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。2.定期保管的檔案期限分為[X]年、[X]年、[X]年，具體如下：-[X]年保管期限的檔案包括：納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。-[X]年保管期限的檔案包括：發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿、發(fā)票開具記錄等。-[X]年保管期限的檔案包括：完稅憑證、稅款繳納記錄等。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱稅收檔案的，應(yīng)填寫《稅收檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱稅收檔案的，應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件，填寫《稅收檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理人員的要求進(jìn)行操作，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為稅收征管工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)業(yè)務(wù)部門的需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于需要復(fù)印、復(fù)制的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行辦理，確保復(fù)印件、復(fù)制件與原件一致，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、使用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《稅收檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《稅收檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由