物流發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物流發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用、保管等行為，防范稅務風險，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在物流業(yè)務活動中涉及的發(fā)票管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)、有序進行。2.準確及時原則發(fā)票信息應準確無誤，開具、取得、傳遞等環(huán)節(jié)應及時高效，避免因發(fā)票問題影響公司業(yè)務及財務核算。3.責任明確原則明確各部門及相關(guān)人員在發(fā)票管理中的職責，做到責任清晰，獎懲分明。二、發(fā)票管理職責分工（一）財務部門1.負責制定和完善公司物流發(fā)票管理制度，并組織實施。2.負責發(fā)票的購買、保管、開具、認證、抵扣、核銷等工作。3.定期對公司發(fā)票管理情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.負責與稅務機關(guān)溝通協(xié)調(diào)，處理發(fā)票相關(guān)稅務事宜。（二）物流業(yè)務部門1.負責物流業(yè)務合同的簽訂、執(zhí)行，確保合同中關(guān)于發(fā)票的條款符合公司要求。2.按照合同約定及時向供應商或客戶提供開票信息，協(xié)助財務部門做好發(fā)票開具和取得工作。3.負責對取得的發(fā)票進行初步審核，確保發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務實際相符。4.配合財務部門做好發(fā)票的保管、傳遞等工作。（三）采購部門1.負責采購業(yè)務的組織和實施，在采購合同中明確發(fā)票相關(guān)條款，如發(fā)票類型、開具時間、送達要求等。2.督促供應商按時、準確開具發(fā)票，并及時傳遞給財務部門。3.對供應商提供的發(fā)票進行審核，確保發(fā)票的真實性、合法性和有效性。（四）銷售部門1.負責銷售業(yè)務的洽談、合同簽訂，明確發(fā)票開具的相關(guān)事宜，如開票時間、發(fā)票類型、開票信息等。2.及時向客戶提供準確的開票信息，跟蹤客戶發(fā)票取得情況，確?？蛻舭磿r取得發(fā)票。3.協(xié)助財務部門做好發(fā)票開具工作，對客戶反饋的發(fā)票問題及時進行處理。三、發(fā)票的開具（一）開票信息提供1.物流業(yè)務部門、采購部門、銷售部門應在業(yè)務發(fā)生時，及時準確地向財務部門提供開票所需的信息，包括但不限于客戶或供應商名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。2.提供的開票信息如有變更，應及時通知財務部門，確保發(fā)票開具信息的準確性。（二）發(fā)票開具要求1.財務部門應按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，根據(jù)實際業(yè)務情況如實開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應與物流業(yè)務合同、實際交易相符，不得虛開發(fā)票。2.發(fā)票應按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.開具發(fā)票時，應確保發(fā)票字跡清楚，不得壓線、錯格；發(fā)票金額、稅額計算準確，大小寫金額一致。（三）發(fā)票開具流程1.物流業(yè)務部門或相關(guān)業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務完成情況，填寫發(fā)票開具申請單，詳細注明開票信息、業(yè)務內(nèi)容、金額等，并提交給財務部門。2.財務部門收到發(fā)票開具申請單后，對開票信息進行審核，審核無誤后按照規(guī)定開具發(fā)票。3.發(fā)票開具后，財務部門應及時將發(fā)票聯(lián)交付給客戶或供應商，并做好發(fā)票開具記錄。四、發(fā)票的取得（一）取得發(fā)票的基本要求1.公司在購買物流服務、貨物采購等業(yè)務活動中，應向供應商索取合法有效的發(fā)票。2.取得的發(fā)票應符合以下要求：發(fā)票應是由稅務機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內(nèi)容應真實、完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務或貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額等。發(fā)票字跡應清晰，不得涂改、挖補；發(fā)票各項內(nèi)容應填寫齊全，不得壓線、錯格。（二）發(fā)票取得流程1.物流業(yè)務部門、采購部門等相關(guān)業(yè)務人員在業(yè)務發(fā)生時，應及時向供應商索取發(fā)票，并對發(fā)票的真實性、完整性進行初步審核。2.取得發(fā)票后，業(yè)務人員應在發(fā)票背面注明業(yè)務內(nèi)容、業(yè)務單號等信息，并及時將發(fā)票傳遞給財務部門。3.財務部門收到發(fā)票后，應進行嚴格審核，審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性、與業(yè)務的關(guān)聯(lián)性等。審核無誤后，按照規(guī)定進行賬務處理。（三）特殊情況發(fā)票的處理1.如因特殊原因無法及時取得發(fā)票，業(yè)務部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，取得供應商出具的發(fā)票開具承諾函，并將相關(guān)情況告知財務部門。2.財務部門應根據(jù)承諾函及業(yè)務實際情況，在規(guī)定的時間內(nèi)進行暫估入賬處理。待取得發(fā)票后，及時進行賬務調(diào)整。3.如取得的發(fā)票存在問題，如發(fā)票內(nèi)容有誤、發(fā)票已作廢等，業(yè)務部門應及時與供應商聯(lián)系，要求供應商重新開具發(fā)票。五、發(fā)票的使用（一）發(fā)票使用范圍公司取得的發(fā)票僅限用于與物流業(yè)務相關(guān)的費用支出、貨物采購等實際業(yè)務活動，不得用于其他非應稅項目或虛列成本費用。（二）發(fā)票的傳遞與交接1.財務部門應建立發(fā)票傳遞登記制度，明確發(fā)票傳遞的流程和責任。2.發(fā)票在部門之間傳遞時，應填寫發(fā)票傳遞清單，注明發(fā)票號碼、發(fā)票金額、傳遞日期、傳遞部門、接收人等信息，并由交接雙方簽字確認。3.財務部門應定期對發(fā)票傳遞情況進行核對，確保發(fā)票傳遞的準確性和及時性。（三）發(fā)票的報銷1.公司員工因物流業(yè)務發(fā)生的費用支出，應按照公司費用報銷制度的規(guī)定，填寫費用報銷單，并附上合法有效的發(fā)票。2.費用報銷單上應注明費用所屬項目、業(yè)務內(nèi)容、金額等信息，并由相關(guān)負責人簽字審批。3.財務部門對報銷發(fā)票進行審核，審核無誤后按照規(guī)定進行報銷支付。六、發(fā)票的保管（一）保管要求1.財務部門應設立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的保險柜、文件柜等設施，確保發(fā)票存放安全。2.發(fā)票應按照發(fā)票種類、號碼順序進行存放，便于查找和核對。3.對已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應按照規(guī)定的期限妥善保管，不得擅自銷毀。（二）保管期限1.發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿的保管期限為五年。保管期滿，報經(jīng)稅務機關(guān)查驗后銷毀。2.涉及發(fā)票的其他資料，如發(fā)票開具申請單、發(fā)票傳遞清單等，應與發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿一并保管，保管期限參照發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿的保管期限執(zhí)行。（三）發(fā)票的盤點1.財務部門應定期對發(fā)票進行盤點，確保發(fā)票賬實相符。盤點內(nèi)容包括發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量、金額等。2.盤點結(jié)束后，應編制發(fā)票盤點報告，對盤點結(jié)果進行說明。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。七、發(fā)票的作廢與紅沖（一）發(fā)票作廢1.當月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，且收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按作廢處理；開具時發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時作廢。2.作廢發(fā)票應在防偽稅控系統(tǒng)中進行操作，并在紙質(zhì)發(fā)票各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。（二）發(fā)票紅沖1.跨月的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形，不符合發(fā)票作廢條件的，應按規(guī)定開具紅字發(fā)票進行沖銷。2.開具紅字發(fā)票應按照稅務機關(guān)的相關(guān)規(guī)定，在防偽稅控系統(tǒng)中進行申請和開具。開具紅字發(fā)票后，應將紅字發(fā)票的記賬聯(lián)作為沖減當期銷售收入和銷項稅額的憑證，發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)交購買方作為沖減當期進項稅額的憑證。（三）作廢與紅沖的審批1.發(fā)票作廢或紅沖應填寫相應的申請表，詳細說明作廢或紅沖的原因、發(fā)票號碼、金額等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。2.財務部門應嚴格按照審批后的申請表進行發(fā)票作廢或紅沖操作，確保操作的準確性和合規(guī)性。八、稅務風險防控（一）稅務政策培訓1.財務部門應定期組織公司員工進行稅務政策培訓，及時傳達國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)政策的變化，提高員工的稅務風險意識和業(yè)務水平。2.培訓內(nèi)容應包括發(fā)票管理相關(guān)政策、稅務申報流程、稅收優(yōu)惠政策等。（二）稅務風險自查1.財務部門應定期對公司發(fā)票管理情況進行稅務風險自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.自查內(nèi)容包括發(fā)票開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合法律法規(guī)及公司制度的要求，是否存在虛開發(fā)票、取得不合規(guī)發(fā)票等風險。（三）稅務溝通協(xié)調(diào)1.財務部門應加強與稅務機關(guān)的溝通協(xié)調(diào)，及時了解稅務政策的執(zhí)行情況和稅務管理要求。2.對于發(fā)票管理過程中遇到的疑難問題，應及時向稅務機關(guān)咨詢，確保公司發(fā)票管理工作合法合規(guī)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對公司發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票管理各環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范等。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部檢查應對