案件暫存管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司案件暫存管理工作，確保案件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類案件暫存管理，包括但不限于訴訟案件、仲裁案件、行政案件及其他法律糾紛案件。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：案件暫存管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保所有操作合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強(qiáng)對(duì)案件暫存資料的安全保護(hù)，防止信息泄露、丟失或損壞，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的案件資料嚴(yán)格保密。3.分類管理原則：根據(jù)案件的性質(zhì)、類型、階段等進(jìn)行分類，實(shí)施科學(xué)有效的管理，便于查詢、檢索和使用。4.及時(shí)準(zhǔn)確原則：案件資料應(yīng)及時(shí)收集、整理、暫存，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，為后續(xù)工作提供可靠依據(jù)。二、案件暫存的范圍與條件（一）范圍1.已立案的各類訴訟案件，包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、裁判文書等相關(guān)資料。2.正在進(jìn)行的仲裁案件，涵蓋仲裁申請(qǐng)書、答辯書、證據(jù)清單、質(zhì)證意見(jiàn)、仲裁裁決書等文件。3.涉及公司的行政案件，如行政處罰決定書、行政復(fù)議申請(qǐng)書、相關(guān)證據(jù)材料等。4.其他法律糾紛案件中與案件處理有關(guān)的各類文件、資料和記錄。（二）條件1.案件已經(jīng)啟動(dòng)法律程序，且有明確的處理流程和預(yù)期結(jié)果。2.相關(guān)資料對(duì)案件的處理具有重要參考價(jià)值，需要妥善保存以備后續(xù)查閱、分析和使用。3.資料來(lái)源合法、真實(shí)、有效，符合證據(jù)規(guī)則和法律要求。三、案件暫存的流程（一）資料收集1.案件承辦部門負(fù)責(zé)在案件處理過(guò)程中及時(shí)收集與案件有關(guān)的各類資料，包括但不限于合同協(xié)議、往來(lái)函件、財(cái)務(wù)憑證、鑒定報(bào)告、證人證言等。2.收集的資料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確，能夠清晰反映案件的事實(shí)和爭(zhēng)議焦點(diǎn)。對(duì)于重要資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集與原件核對(duì)無(wú)誤的復(fù)印件，并注明出處和收集時(shí)間。（二）資料整理1.案件承辦人員對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步整理，按照案件處理的時(shí)間順序、資料類型等進(jìn)行分類排序，去除無(wú)關(guān)或重復(fù)的資料。2.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，建立資料清單，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號(hào)、來(lái)源、日期、頁(yè)數(shù)等信息，確保資料的可追溯性。3.對(duì)于涉及多頁(yè)的資料，應(yīng)進(jìn)行頁(yè)碼標(biāo)注，并制作目錄，方便查閱。（三）暫存保管1.整理后的案件資料應(yīng)及時(shí)移交至公司指定的案件暫存管理部門或人員進(jìn)行保管。交接時(shí)，雙方應(yīng)辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，明確資料的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.案件暫存管理部門應(yīng)根據(jù)案件的性質(zhì)、重要程度等因素，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)、電子檔案存儲(chǔ)或兩者相結(jié)合的方式。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子索引，便于快速檢索和查詢。3.案件暫存管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的安全管理制度，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠，防止資料受到損壞、丟失、篡改或泄露。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保資料的完整性和可讀性。（四）資料借閱與歸還1.因工作需要查閱、借閱案件暫存資料的，應(yīng)填寫《案件資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱資料名稱、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到案件暫存管理部門辦理借閱手續(xù)。2.案件暫存管理部門應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)按照申請(qǐng)表上的要求提供相應(yīng)的資料，并與借閱人辦理借閱登記手續(xù)，明確借閱資料的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的案件資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或泄露資料內(nèi)容。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向案件暫存管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人歸還資料時(shí)，案件暫存管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查資料是否完整、有無(wú)損壞或涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通，并記錄在案。確認(rèn)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。四、案件暫存資料的分類與編號(hào)（一）分類1.訴訟案件類：按照民事訴訟、刑事訴訟、行政訴訟等不同訴訟類型進(jìn)一步細(xì)分，如合同糾紛訴訟、侵權(quán)糾紛訴訟等。2.仲裁案件類：根據(jù)仲裁機(jī)構(gòu)、仲裁事項(xiàng)等進(jìn)行分類，如國(guó)內(nèi)仲裁案件、國(guó)際仲裁案件等。3.行政案件類：按照行政行為的性質(zhì)和領(lǐng)域進(jìn)行分類，如工商行政管理案件、稅務(wù)行政案件等。4.其他法律糾紛案件類：根據(jù)案件的具體情況進(jìn)行分類，如勞動(dòng)糾紛案件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛案件等。（二）編號(hào)1.案件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由字母和數(shù)字組成，確保每個(gè)案件都有唯一的編號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)包含案件類型代碼、年份代碼、順序號(hào)等信息，便于識(shí)別和管理。例如，“LS2023001”表示2023年的第1號(hào)訴訟案件。3.在案件資料的整理和存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)將編號(hào)標(biāo)注在每份資料的首頁(yè)或顯著位置，以便快速查找和核對(duì)。五、案件暫存資料的保管期限（一）一般規(guī)定1.案件暫存資料的保管期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般為自案件結(jié)案之日起[X]年。2.對(duì)于涉及重大法律糾紛、可能對(duì)公司產(chǎn)生長(zhǎng)期影響的案件，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]年。（二）特殊情況1.如案件存在上訴、再審等后續(xù)程序，保管期限應(yīng)延長(zhǎng)至所有程序終結(jié)后[X]年。2.對(duì)于因法律法規(guī)變更或其他原因?qū)е滦枰匦聦彶榛蛱幚淼陌讣９芷谙迲?yīng)根據(jù)具體情況另行確定。（三）保管期限屆滿后的處理1.案件暫存資料保管期限屆滿后，案件暫存管理部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由公司內(nèi)部相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行，對(duì)保管期限屆滿的案件資料進(jìn)行逐一審查，確定是否仍有保存價(jià)值。對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的資料，應(yīng)填寫《案件資料銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀案件資料時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保資料無(wú)法恢復(fù)和泄露。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、資料名稱、數(shù)量等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、案件暫存管理的職責(zé)分工（一）案件承辦部門1.負(fù)責(zé)案件資料的收集、整理和初步保管工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的流程及時(shí)將整理好的案件資料移交至案件暫存管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.根據(jù)工作需要，向案件暫存管理部門提出資料借閱申請(qǐng)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還所借資料。（二）案件暫存管理部門1.負(fù)責(zé)案件資料的集中保管和日常管理工作，建立健全案件暫存管理制度和檔案管理系統(tǒng)。2.對(duì)案件資料進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和維護(hù)，確保資料的安全、完整和可追溯性。3.審核案件資料的借閱申請(qǐng)，辦理借閱登記和歸還手續(xù)，監(jiān)督借閱人妥善保管資料。4.定期對(duì)案件暫存資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對(duì)保管期限屆滿的案件資料進(jìn)行鑒定和銷毀處理。（三）其他部門1.公司各部門應(yīng)積極配合案件承辦部門和案件暫存管理部門的工作，提供與案件有關(guān)的信息和資料。2.在涉及案件處理的過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工履行各自的義務(wù)，確保案件處理工作的順利進(jìn)行。七、案件暫存管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)案件暫存管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查案件資料的收集、整理、保管、借閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，確保管理工作的規(guī)范、有序。2.案件暫存管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，不斷完善管理工作流程和制度。（二）外部檢查1.積極配合政府監(jiān)管部門、司法機(jī)關(guān)