檔案管理辦法標準一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實完整、分類科學、安全保密、便于利用的原則。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計等日常工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系。3.做好檔案的安全保護工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定提供檔案查閱服務，做好查閱登記和利用效果反饋工作。5.定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準后做好檔案的銷毀工作。6.參與檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理。（三）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整、準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務指導。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本公司/組織的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。5.本公司/組織的會議文件、記錄、紀要等。6.本公司/組織的科研成果、技術資料、產(chǎn)品樣本等。7.本公司/組織的人事檔案、財務檔案、設備檔案等專門檔案。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應在工作活動結束后及時將應歸檔的文件材料收集齊全，并移交本部門兼職檔案員。2.兼職檔案員應按照檔案管理部門的要求，對收集到的文件材料進行初步整理，確保文件材料的質量。3.對于重要的文件材料，應采取有效措施進行備份，防止丟失。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年歸檔。2.專門檔案應在項目結束或文件材料形成后的規(guī)定時間內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確，符合檔案整理的要求。2.歸檔的文件材料應經(jīng)過整理、編目，編制好檔案目錄。3.歸檔的文件材料應使用耐久性強的書寫材料，字跡工整、清晰。4.歸檔的電子文件應符合相關標準，確保其真實性、完整性和可讀性。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行檢查、驗收，符合要求的予以接收。3.檔案管理部門對接收的檔案進行登記、上架，納入檔案管理系統(tǒng)。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。2.檔案應建立保管賬目，定期進行核對，確保賬物相符。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。（三）檔案的安全保護1.加強檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。2.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮等工作，定期進行安全檢查。3.對重要檔案應采取加密存儲、異地備份等措施，確保檔案的安全。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉借、復印、拍照等。（三）利用反饋1.檔案管理部門應建立檔案利用效果反饋制度，定期收集查閱人員的意見和建議。2.對檔案利用效果顯著的部門和個人，應給予表彰和獎勵。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否具有保存價值。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案的密級是否準確。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，確定其保存價值。2.分析比較法：對同類檔案進行分析比較，確定其保存價值。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)公司/組織主管領導批準后，編制《檔案銷毀清冊》。3.《檔案銷毀清冊》應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。4.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門人員共同監(jiān)銷。5.監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，注明銷毀日期和方式。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應及時、準確、完整，上報公司/組織主管領導和上級檔案管理部門。（二）移