機(jī)關(guān)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高機(jī)關(guān)工作效率和決策科學(xué)性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的資料管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：機(jī)關(guān)資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保資料的一致性和規(guī)范性。2.分類管理原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化資料管理流程，提高資料利用效率，為機(jī)關(guān)工作提供有力支持。二、資料分類與編號（一）資料分類1.政策法規(guī)類：包括國家和地方的法律法規(guī)、政策文件、規(guī)章制度等。2.行政公文類：包括機(jī)關(guān)制發(fā)的各類公文，如通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等。3.業(yè)務(wù)資料類：包括機(jī)關(guān)各部門在業(yè)務(wù)工作中形成的文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)、報(bào)告等。4.會議資料類：包括機(jī)關(guān)召開的各類會議的文件、記錄、紀(jì)要等。5.人事檔案類：包括機(jī)關(guān)工作人員的個人檔案、考核材料、任免文件等。6.財(cái)務(wù)檔案類：包括機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。7.其他資料類：包括不屬于上述分類的其他資料，如榮譽(yù)證書、合同協(xié)議、宣傳資料等。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用“分類代碼+年份+順序號”的形式，確保編號的唯一性。2.分類代碼按照上述資料分類設(shè)置，用兩位數(shù)字表示。3.年份用四位數(shù)字表示，如“2023”。4.順序號從“001”開始，依次遞增。例如，一份2023年形成的行政公文類資料，編號為“022023001”。三、資料收集與整理（一）收集渠道1.機(jī)關(guān)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料及時、完整地收集上來。2.對于上級部門下發(fā)的文件、資料，應(yīng)及時簽收、登記，并分發(fā)至相關(guān)部門。3.對于機(jī)關(guān)內(nèi)部形成的文件、資料，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理歸檔，并移交至資料管理部門。4.通過網(wǎng)絡(luò)、媒體等渠道獲取的與機(jī)關(guān)工作相關(guān)的資料，應(yīng)及時收集、整理。（二）整理要求1.資料收集后，應(yīng)進(jìn)行分類整理，確保資料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目，編制資料目錄清單。3.對于電子資料，應(yīng)按照分類要求進(jìn)行存儲，并建立電子索引，便于查找和使用。4.資料整理過程中，應(yīng)檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，對于缺失或錯誤的資料，應(yīng)及時補(bǔ)充或更正。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找和取用。2.電子資料應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要資料，應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）保管環(huán)境1.檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間內(nèi)，確保資料不受損壞。2.服務(wù)器和存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.資料存儲場所應(yīng)配備必要的消防、防盜設(shè)施，確保資料的安全。（三）保管期限1.政策法規(guī)類資料應(yīng)長期保管。2.行政公文類資料應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定確定保管期限。3.業(yè)務(wù)資料類、會議資料類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類等資料的保管期限，按照相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.其他資料類的保管期限，由資料管理部門根據(jù)實(shí)際情況確定。（四）資料清查1.資料管理部門應(yīng)定期對資料進(jìn)行清查，確保資料的數(shù)量、質(zhì)量和存儲情況與記錄一致。2.清查工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，確保資料的安全和完整。五、資料借閱與使用（一）借閱范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要，可以借閱相關(guān)資料。2.外單位因工作需要查閱機(jī)關(guān)資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位查閱機(jī)關(guān)資料，應(yīng)提前向機(jī)關(guān)提出書面申請，說明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到資料管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，應(yīng)在資料管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將資料帶出。3.資料借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。2.如需復(fù)印、摘錄資料，應(yīng)經(jīng)資料管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人員使用完畢后，應(yīng)及時歸還資料，資料管理部門應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。六、資料保密與安全（一）保密制度1.資料管理部門應(yīng)建立健全資料保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對資料管理人員的保密教育。2.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，防止資料泄露。3.資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露資料內(nèi)容，不得在非工作場所談?wù)撡Y料機(jī)密信息。（二）安全措施1.加強(qiáng)資料存儲場所的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.定期對資料存儲設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件，確保資料的安全。七、資料銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且無保存價值的資料。2.因機(jī)構(gòu)改革、工作調(diào)整等原因不再使用的資料。3.已被新資料替代且無需留存的資料。（二）銷毀程序1.資料管理部門應(yīng)定期對擬銷毀的資料進(jìn)行清理和鑒定，編制《資料銷毀清單》，報(bào)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，資料管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保銷毀徹底。3.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的資料，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀，防止資料泄露。（三）監(jiān)督檢查1.機(jī)關(guān)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)對資料銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。2.資料銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、資料信息化管理（一）信息化建設(shè)1.建立機(jī)關(guān)資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資料的電子化存儲、檢索、借閱等功能，提高資料管理效率。2.加強(qiáng)資料管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取加密技術(shù)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.資料管理部門應(yīng)及時將紙質(zhì)資料和電子資料錄入資料管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對資料管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，刪除過期或無效的數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性。