案件資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司案件資料的規(guī)范化管理，確保案件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高案件處理效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及各類案件（包括但不限于法律糾紛案件、違規(guī)違紀(jì)案件、安全事故案件等）資料的管理。（三）基本原則1.合法性原則：案件資料的管理必須符合國家法律法規(guī)的要求，確保資料的收集、整理、存儲、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.完整性原則：全面、完整地收集與案件相關(guān)的各類資料，不得遺漏重要信息，保證資料的連貫性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確，如實反映案件的實際情況，避免虛假或誤導(dǎo)性信息。4.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)案件資料的保密性，防止資料泄露給無關(guān)人員，確保公司利益和相關(guān)當(dāng)事人的隱私安全。5.可追溯性原則：建立完善的資料管理流程，使案件資料在各個環(huán)節(jié)都能清晰記錄、可追溯查詢，便于對案件進(jìn)行全程跟蹤和管理。二、案件資料的分類與范圍（一）案件基本信息資料1.案件名稱、編號、立案日期、結(jié)案日期。2.案件涉及的當(dāng)事人信息，包括姓名、性別、聯(lián)系方式、所在部門或單位等。3.案件來源，如內(nèi)部舉報、外部投訴、監(jiān)管部門檢查發(fā)現(xiàn)等。（二）案件事實資料1.事件發(fā)生的時間、地點(diǎn)、經(jīng)過詳細(xì)描述。2.相關(guān)證據(jù)材料，如合同文件、往來信函、會議記錄、證人證言、視聽資料、鑒定報告等。3.案件涉及的業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范、規(guī)章制度等相關(guān)文件。（三）案件處理過程資料1.案件處理的程序記錄，包括受理、調(diào)查、審理、決策等各個環(huán)節(jié)的時間節(jié)點(diǎn)、參與人員、處理意見等。2.與案件處理相關(guān)的溝通記錄，如與當(dāng)事人的溝通函件、與律師事務(wù)所的往來郵件、與監(jiān)管部門的匯報材料等。3.案件處理過程中形成的各類報告，如調(diào)查報告、風(fēng)險評估報告、處理結(jié)果報告等。（四）案件結(jié)果資料1.案件最終的處理結(jié)果，如判決結(jié)果、處罰決定、整改措施等。2.執(zhí)行情況記錄，包括執(zhí)行時間、執(zhí)行方式、執(zhí)行結(jié)果等。（五）其他相關(guān)資料1.案件處理過程中涉及的費(fèi)用支出明細(xì)，如律師費(fèi)、訴訟費(fèi)、鑒定費(fèi)等。2.與案件相關(guān)的培訓(xùn)資料、案例分析等，用于內(nèi)部學(xué)習(xí)和經(jīng)驗總結(jié)。三、案件資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.案件承辦部門：負(fù)責(zé)案件資料的初始收集工作，指定專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)案件進(jìn)展，及時收集與案件相關(guān)的各類資料，并確保資料的真實性和完整性。2.其他相關(guān)部門：根據(jù)案件處理需要，配合案件承辦部門提供相關(guān)資料，如涉及財務(wù)數(shù)據(jù)的由財務(wù)部門提供，涉及技術(shù)問題的由技術(shù)部門提供等。（二）收集要求1.案件承辦人員應(yīng)在案件發(fā)生或知曉后及時啟動資料收集工作，確保資料的及時性。2.收集的資料應(yīng)來源可靠、內(nèi)容清晰，能夠準(zhǔn)確反映案件事實。對于復(fù)印件等非原始資料，應(yīng)注明出處，并確保與原件一致。3.資料收集過程中，應(yīng)注意對資料的分類標(biāo)識，便于后續(xù)整理和查找。（三）整理流程1.初步篩選：案件承辦人員對收集到的資料進(jìn)行初步篩選，剔除無關(guān)或重復(fù)的資料，保留與案件核心事實相關(guān)的關(guān)鍵資料。2.分類排序：按照本辦法規(guī)定的案件資料分類，對篩選后的資料進(jìn)行分類整理，并按照時間順序或邏輯順序進(jìn)行排序，確保資料的系統(tǒng)性和條理性。3.編號標(biāo)注：為每份資料賦予唯一的編號，并在資料上進(jìn)行標(biāo)注，同時建立資料編號與案件信息的對應(yīng)關(guān)系，便于查詢和管理。4.編制目錄：根據(jù)資料分類和編號，編制案件資料目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出每份資料的名稱、編號、日期、來源等信息，方便快速檢索。四、案件資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：建立專門的案件資料電子數(shù)據(jù)庫，對案件資料進(jìn)行數(shù)字化存儲。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的資料。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的原始紙質(zhì)資料，如合同原件、重要文件等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照案件類別和時間順序進(jìn)行排列。（二）存儲環(huán)境要求1.電子存儲環(huán)境：確保電子存儲設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性，配備必要的備份設(shè)備，定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)被非法入侵或篡改。2.紙質(zhì)存儲環(huán)境：檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的房間內(nèi)，避免資料受潮、發(fā)霉或損壞。（三）保管期限1.一般案件資料的保管期限為自案件結(jié)案之日起[X]年。2.涉及重大法律糾紛、違規(guī)違紀(jì)行為或可能對公司產(chǎn)生長期影響的案件資料，保管期限為自案件結(jié)案之日起[X]年。3.法律法規(guī)或監(jiān)管部門對某些案件資料保管期限有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。（四）保管責(zé)任1.檔案管理人員：負(fù)責(zé)案件資料的日常保管工作，定期對存儲的資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保資料的安全和完整。2.案件承辦部門：在案件處理期間，對本部門收集和整理的資料負(fù)有保管責(zé)任；案件結(jié)案后，應(yīng)及時將資料移交檔案管理部門。五、案件資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱案件資料的，應(yīng)填寫《案件資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因司法機(jī)關(guān)、監(jiān)管部門等外部機(jī)構(gòu)依法需要查閱案件資料的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照公司對外提供資料的審批流程進(jìn)行審批。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向外部機(jī)構(gòu)提供案件資料。（二）查閱流程1.申請：查閱人員填寫《案件資料查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱目的和必要性進(jìn)行審批，對于涉及敏感信息或重要案件的查閱申請，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：審批通過后，查閱人員憑有效證件到檔案管理部門查閱資料。檔案管理人員應(yīng)按照審批內(nèi)容提供相應(yīng)資料，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行核對，確保資料完整無缺。（三）使用限制1.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出或復(fù)制。如需復(fù)制資料，應(yīng)另行按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露案件資料中的敏感信息和公司商業(yè)秘密。如因查閱人員原因?qū)е沦Y料泄露，將依法追究其責(zé)任。六、案件資料的銷毀（一）銷毀條件1.案件資料保管期限屆滿，且不再有查閱、使用等價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)合并等原因，導(dǎo)致某些案件資料不再具有保存意義的，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可以銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請：案件承辦部門或檔案管理部門根據(jù)資料保管期限和實際情況，提出案件資料銷毀申請，填寫《案件資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審核審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要案件或敏感信息的資料銷毀申請，應(yīng)報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施：審批通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施資料銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保資料無法恢復(fù)。4.記錄備案：銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并形成銷毀記錄清單。銷毀記錄清單應(yīng)與《案件資料銷毀申請表》一并歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對案件資料管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計、法務(wù)、檔案管理等部門人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.案件資料的收集、整理、存儲、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.查閱與使用案件資料的審批流程是否規(guī)范，查閱人員是否遵守保密規(guī)定。3.案件資料銷毀工作是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，銷毀記錄是否完整。（三）問題整改1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.相關(guān)部門應(yīng)針對整改通知中提出的問題，制定具體的整改措施，并認(rèn)真組織實施。整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督