泰達(dá)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)泰達(dá)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于泰達(dá)公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等。（三）檔案定義本辦法所稱檔案，是指泰達(dá)公司在各項經(jīng)營管理活動中直接形成的，對公司具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全。4.時效性原則：及時收集、整理、歸檔檔案，確保檔案信息的時效性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。3.對檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。5.對各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。3.配合檔案管理部門做好檔案的開發(fā)利用工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)等。2.經(jīng)營管理類：市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、財務(wù)報表、審計報告等。3.人力資源類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動合同等。4.項目管理類：項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目驗收報告等。5.技術(shù)研發(fā)類：科研項目申報材料、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利證書等。6.其他類：公司榮譽證書、資質(zhì)證書、對外宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，確保檔案的原始性和真實性。3.對重要文件和資料，應(yīng)實行雙套制或多套制保存，同時進(jìn)行電子文檔的備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為一級類目、二級類目、三級類目等。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備1.配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜等保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.安裝溫濕度控制系統(tǒng)、消防報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)備，保障檔案庫房的環(huán)境安全。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司各項決策和業(yè)務(wù)活動提供支持。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見。2.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報上級主管部門備案。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同實施，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動化管理和信息化利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實現(xiàn)信息資源的共