檢查材料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檢查材料的管理，規(guī)范檢查材料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保檢查工作的順利開展，提高檢查工作質(zhì)量和效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類檢查活動所涉及材料的管理，包括但不限于質(zhì)量檢查、安全檢查、合規(guī)檢查等。（三）基本原則1.真實性原則：檢查材料應(yīng)如實反映檢查過程和結(jié)果，確保材料的真實性和可靠性。2.完整性原則：檢查材料應(yīng)涵蓋檢查工作的各個環(huán)節(jié)，包括檢查計劃、檢查表、檢查記錄、問題清單、整改報告等，確保材料的完整性。3.規(guī)范性原則：檢查材料應(yīng)按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和要求進行編制和管理，確保材料的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對于涉及公司機密或敏感信息的檢查材料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理，確保信息安全。二、檢查材料的分類與編號（一）分類1.檢查計劃類：包括年度檢查計劃、季度檢查計劃、專項檢查計劃等。2.檢查表類：根據(jù)不同的檢查項目和標(biāo)準(zhǔn)制定的檢查表。3.檢查記錄類：檢查過程中形成的各種記錄，如現(xiàn)場檢查記錄、訪談記錄、文件資料審查記錄等。4.問題清單類：檢查中發(fā)現(xiàn)的問題匯總清單。5.整改報告類：針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題制定的整改措施和報告。6.其他類：與檢查工作相關(guān)的其他材料，如檢查總結(jié)報告、數(shù)據(jù)分析報告等。（二）編號1.檢查材料編號采用“年份+檢查類別+順序號”的格式。例如，2023年質(zhì)量檢查的第5份檢查表編號為“2023ZLJC05”。2.年份采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示；檢查類別用兩個大寫字母表示，如“ZL”代表質(zhì)量檢查，“AQ”代表安全檢查，“HG”代表合規(guī)檢查等；順序號為三位數(shù)字，從001開始依次編號。三、檢查材料的收集與整理（一）收集要求1.檢查人員應(yīng)在檢查工作開始前，根據(jù)檢查任務(wù)和要求，準(zhǔn)備好相應(yīng)的檢查表和記錄表格。2.在檢查過程中，檢查人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地記錄檢查情況，確保檢查記錄的真實性和完整性。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)詳細記錄問題的描述、發(fā)現(xiàn)位置、涉及人員或部門等信息，并填寫問題清單。4.檢查結(jié)束后，檢查人員應(yīng)及時將檢查過程中形成的各類材料進行整理，包括檢查表、檢查記錄、問題清單等，并提交給檢查負責(zé)人。（二）整理要求1.檢查負責(zé)人應(yīng)組織對收集到的檢查材料進行審核，確保材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對審核通過的檢查材料，按照分類和編號要求進行整理，將同一類別的材料放在一起，并按照編號順序排列。3.對于檢查記錄，應(yīng)進行分類整理，如按照檢查項目、檢查時間、檢查人員等進行分類，以便于查閱和分析。4.對于問題清單，應(yīng)按照問題的性質(zhì)、嚴(yán)重程度等進行分類整理，并建立問題臺賬，記錄問題的整改情況。四、檢查材料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檢查材料整理完成后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔材料應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，確保兩者內(nèi)容一致。2.紙質(zhì)版檢查材料應(yīng)按照檔案管理的要求進行裝訂、編目和裝盒，并存放在專門的檔案柜中。3.電子版檢查材料應(yīng)按照分類和編號要求進行存儲，建立電子檔案目錄，便于檢索和查詢。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檢查材料進行檢查和清點，確保材料的完整性和安全性。2.對于紙質(zhì)版檢查材料，應(yīng)注意防潮、防蟲、防火等，避免材料損壞或丟失。3.對于電子版檢查材料，應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。4.嚴(yán)格限制檢查材料的查閱和使用權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制或銷毀檢查材料。五、檢查材料的使用與借閱（一）使用要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檢查材料的，應(yīng)填寫《檢查材料查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檢查材料，不得將材料帶出檔案管理室。如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.檢查材料僅供內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得向外部單位或個人提供。（二）借閱要求1.因工作需要借閱檢查材料的，應(yīng)填寫《檢查材料借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檢查材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失材料。如發(fā)生材料丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檢查材料時，檔案管理人員應(yīng)進行認真核對，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)材料有損壞或缺失，應(yīng)及時要求借閱人員進行補充或賠償。六、檢查材料的銷毀（一）銷毀條件1.檢查材料已超過保管期限，且確無保存價值的。2.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致檢查材料不再需要的。3.檢查材料涉及的檢查項目已結(jié)束，且已完成整改和驗收，相關(guān)材料已無繼續(xù)保存必要的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對檢查材料進行清理，確定需要銷毀的材料清單，并填寫《檢查材料銷毀申請表》。2.《檢查材料銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)銷毀檢查材料。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀材料清單等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.檢查材料的銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保材料無法恢復(fù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檢查材料的管理情況進行監(jiān)督檢查，確保材料的收集、整理、歸檔、保管和使用等環(huán)節(jié)符合本辦法的規(guī)定。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將檢查材料管理工作納入公司績效考核體系，對在檢查材料管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反