檔案存儲(chǔ)管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織的工作效率和管理水平，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，并協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展相關(guān)工作。（三）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本公司/組織的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查核對(duì)。4.編制檔案檢索工具和參考資料，積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供服務(wù)。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。6.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開(kāi)展檔案工作評(píng)比表彰活動(dòng)。（四）部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理、分類、裝訂，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查詢、借閱等服務(wù)工作。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的材料，包括但不限于以下幾類：行政管理類：公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)技術(shù)文件等。基本建設(shè)類：工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。設(shè)備儀器類：設(shè)備的購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢鑒定等。會(huì)計(jì)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動(dòng)和工作場(chǎng)景的資料。2.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。對(duì)于重要的文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（二）收集要求1.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類方案進(jìn)行，一般可分為一級(jí)類目、二級(jí)類目、三級(jí)類目等，具體分類可根據(jù)公司/組織實(shí)際情況確定。3.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。對(duì)于幅面過(guò)大或過(guò)小的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其符合檔案裝訂要求。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰、完整。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類原則檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性的原則，根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素進(jìn)行分類，便于檔案的管理和查找。（二）分類方法1.行政管理類檔案可分為綜合管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理等類別。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案可分為市場(chǎng)營(yíng)銷、合同管理、項(xiàng)目管理、客戶服務(wù)等類別。3.基本建設(shè)類檔案可分為項(xiàng)目前期、工程設(shè)計(jì)、工程施工、竣工驗(yàn)收等類別。4.設(shè)備儀器類檔案可分為設(shè)備購(gòu)置、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、設(shè)備報(bào)廢等類別。5.會(huì)計(jì)檔案類可按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定進(jìn)行分類。6.聲像檔案類可按照照片、錄音、錄像等不同載體進(jìn)行分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。2.檔案編號(hào)一般由全宗號(hào)、年度號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)等組成。全宗號(hào)為公司/組織檔案管理部門的編號(hào)；年度號(hào)為檔案形成的年度；類別號(hào)為檔案的一級(jí)類目編號(hào)；案卷號(hào)為每一卷檔案的順序號(hào)。3.具體編號(hào)規(guī)則可根據(jù)公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行制定和調(diào)整，但應(yīng)保持編號(hào)的一致性和連貫性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，具有良好的耐久性和防火性能。2.檔案柜、檔案架應(yīng)牢固、平整，便于檔案的存放和查找。密集架應(yīng)操作靈活，運(yùn)行平穩(wěn)，具有良好的密封性能。3.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案裝具的正常使用。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保存期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保存期限為5年以下的檔案。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行確定，對(duì)于重要的檔案應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的賬實(shí)相符。清查工作每年至少進(jìn)行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，不斷完善檔案管理工作。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及編號(hào)、利用方式、歸還日期等。（四）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的利用范圍和審批程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在符合保密規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱和利用。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)利用人員違反保密規(guī)定，應(yīng)及時(shí)制止，并采取相應(yīng)的措施。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全、完整，有無(wú)缺頁(yè)、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：審查檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，有無(wú)錯(cuò)誤、虛假信息。3.檔案的時(shí)效性：判斷檔案是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，是否已過(guò)保管期限。4.檔案的密級(jí)：審查檔案的密級(jí)是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，是否需要調(diào)整密級(jí)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)檔案鑒定小組審核。2.檔案鑒定小組審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期、銷毀人等內(nèi)容。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。（五）銷毀監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案銷毀工作的監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的程序進(jìn)行。銷毀過(guò)程中，應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。八、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的電子文件收集齊全，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理。2.電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件的收集同步進(jìn)行，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（二）電子檔案整理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）電子檔案存儲(chǔ)1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.存儲(chǔ)電子檔案的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。（四）電子檔案利用1.電子檔案的利用應(yīng)通過(guò)公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，利用人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。2.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)