案件證據管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司案件證據管理，規(guī)范證據的收集、固定、保管、使用等流程，確保公司在各類案件中能夠有效運用證據維護自身合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在處理各類民事、刑事、行政案件過程中涉及的證據管理工作。（三）基本原則1.合法性原則證據的收集、固定、保管、使用等活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保證據來源合法、形式合法、取得方式合法。2.真實性原則證據應真實、客觀地反映案件事實，不得偽造、篡改證據。3.關聯性原則所收集的證據應與案件事實具有直接或間接的關聯性，能夠證明案件的關鍵事實和爭議焦點。4.完整性原則證據的收集應全面、完整，涵蓋案件相關的各個方面，避免遺漏重要證據。二、證據管理職責分工（一）案件承辦部門1.負責案件證據的具體收集、整理、初步審查等工作。2.按照本辦法的要求，及時將收集到的證據移交證據管理部門。3.在案件處理過程中，配合證據管理部門做好證據的補充、完善等工作。（二）證據管理部門1.制定和完善證據管理制度、流程和標準。2.負責接收、保管案件承辦部門移交的證據，建立證據檔案。3.對接收的證據進行形式審查和分類登記，確保證據的完整性和準確性。4.協助案件承辦部門對證據進行分析、評估，提供專業(yè)的證據管理建議。5.根據案件需要，按照規(guī)定程序提供和使用證據。（三）法務部門1.從法律專業(yè)角度對證據的合法性、關聯性等進行審查，為證據管理工作提供法律指導。2.參與重大、復雜案件證據的收集、分析和論證工作，協助制定證據策略。3.在訴訟等法律程序中，負責證據的提交、質證等工作。（四）其他相關部門根據案件需要，配合案件承辦部門提供相關證據或信息，協助做好證據管理工作。三、證據的收集（一）收集主體案件承辦部門負責組織實施證據收集工作，必要時可會同法務部門、證據管理部門及其他相關部門共同進行。（二）收集范圍1.與案件事實相關的書證，如合同、協議、文件、票據、信函等。2.物證，如產品、設備、工具、痕跡等。3.視聽資料，如錄音、錄像、照片、電子數據等。4.證人證言，包括當事人陳述、證人的書面證言或口頭證言。5.鑒定意見，如法醫(yī)鑒定、物證鑒定、審計鑒定等。6.勘驗筆錄、現場筆錄等。（三）收集方法1.查閱、復制相關文件、資料。2.詢問當事人、證人，并制作詢問筆錄。3.現場勘查、檢驗，制作勘查筆錄、檢驗報告。4.委托專業(yè)機構進行鑒定、審計等。5.通過合法途徑收集視聽資料、電子數據等。（四）收集要求1.收集證據時，應制作詳細的證據收集清單，注明證據名稱、來源、收集時間、收集人等信息。2.對收集到的證據應及時進行固定，確保證據的真實性和完整性。對于書證，可采取復印、拍照、掃描等方式；對于物證，應妥善保管，并制作物證清單；對于視聽資料和電子數據，應進行備份，并注明制作方法、制作時間、制作人等信息。3.收集證據過程中，應注意保護他人的商業(yè)秘密、個人隱私等合法權益。4.對于可能滅失或以后難以取得的證據，案件承辦部門應及時向證據管理部門提出證據保全申請，由證據管理部門按照規(guī)定程序辦理證據保全手續(xù)。四、證據的固定（一）固定原則證據固定應遵循原始性、完整性、真實性的原則，確保固定后的證據能夠準確反映案件事實。（二）固定方式1.書證的固定對于書證，應盡可能收集原件。如無法取得原件，可收集與原件核對無誤的復印件，并由原件保存單位或個人在復印件上注明“與原件核對無誤”字樣，加蓋公章或簽名。2.物證的固定對于物證，應拍照、錄像或制作詳細的物證清單，記錄物證的名稱、規(guī)格、型號、數量、特征、存放地點等信息。對于易腐爛、變質或不宜長期保存的物證，可在拍照、錄像后進行封存，并注明封存時間、封存人等信息。3.視聽資料的固定對于視聽資料，應確保其原始性和完整性?？刹扇椭?、刻錄等方式進行固定，并注明錄制時間、錄制地點、錄制人等信息。對于視聽資料中的聲音，應同時附上文字記錄。4.電子數據的固定對于電子數據，應采取備份、打印等方式進行固定，并注明電子數據的來源、存儲介質、提取時間、提取人等信息。同時，應對電子數據的完整性和真實性進行校驗，可采用哈希值校驗等方法。5.證人證言的固定對于證人證言，應及時制作詢問筆錄，并由證人簽字確認。詢問筆錄應詳細記錄證人的基本情況、與案件的關系、證人知曉的案件事實等內容。對于證人的書面證言，應要求證人在證言上簽字，并注明出具時間。（三）固定程序1.證據收集人員在收集證據后，應及時按照上述固定方式對證據進行固定。2.證據固定后，證據收集人員應將固定后的證據及證據收集清單一并移交證據管理部門。3.證據管理部門在接收證據時，應對證據的固定情況進行審查，如發(fā)現證據固定不符合要求，應及時通知案件承辦部門進行補充或重新固定。五、證據的保管（一）保管主體證據管理部門負責案件證據的保管工作。（二）保管方式1.建立專門的證據檔案室或證據保管區(qū)域，配備必要的保管設備，如文件柜、保險柜、防潮柜、存儲服務器等，確保證據的安全存放。2.對證據進行分類存放，按照案件類別、證據種類等進行編號和標識，便于查找和管理。3.對于電子證據，應進行備份存儲，并定期進行數據校驗，確保數據的完整性和可用性。同時，應采取必要的安全防護措施，防止電子證據被篡改或丟失。（三）保管要求1.證據管理部門應指定專人負責證據的保管工作，保管人員應具備一定的法律知識和責任心，嚴格遵守證據保管制度。2.建立證據出入庫登記制度，詳細記錄證據的出入庫時間、證據名稱、數量、交接人等信息。證據的借閱、使用應履行相應的審批手續(xù)，確保證據的安全。3.定期對證據進行清查、核對，確保證據的數量、種類、狀態(tài)等與證據檔案記錄一致。如發(fā)現證據有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。4.加強證據保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保證據保管場所的安全。5.證據保管期限應按照法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。對于已過保管期限的證據，應按照規(guī)定程序進行銷毀或存檔。六、證據的使用（一）使用原則證據的使用應遵循合法、必要、謹慎的原則，確保證據在案件處理過程中能夠發(fā)揮應有的作用。（二）使用審批1.案件承辦部門因案件處理需要使用證據時，應填寫證據使用申請表，注明使用證據的案件名稱、證據名稱、使用目的、使用時間等信息，并經部門負責人簽字同意后，提交證據管理部門。2.證據管理部門對證據使用申請表進行審核，審核通過后報法務部門備案。對于涉及重大、復雜案件或重要證據的使用，應報公司分管領導審批。3.經審批同意后，證據管理部門按照規(guī)定程序提供證據，并做好證據使用記錄。（三）使用方式1.在訴訟等法律程序中，按照法定程序提交證據，參與證據質證、辯論等活動。2.在非訴訟糾紛解決過程中，根據需要提供證據，支持公司的主張和訴求。3.對于內部管理、風險評估等工作中需要使用證據的，應按照公司內部規(guī)定的程序和要求提供證據。（四）使用要求1.使用證據時，應確保證據的真實性、合法性和關聯性，不得篡改、偽造證據。2.嚴格按照審批的使用目的和范圍使用證據，不得擅自擴大證據使用范圍或用于其他無關事項。3.使用證據過程中，應注意保護證據的保密性，不得泄露證據內容和案件信息。4.使用完畢后，應及時將證據歸還證據管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、證據的補充與完善（一）補充完善情形在案件處理過程中，如發(fā)現證據存在以下情形之一的，案件承辦部門應及時進行證據的補充與完善：1.證據不完整，無法充分證明案件事實。2.證據存在瑕疵，影響證據的證明力。3.出現新的證據線索，可能對案件處理產生重大影響。（二）補充完善程序1.案件承辦部門根據需要補充完善證據的情況，制定證據補充完善計劃，并報證據管理部門備案。2.按照本辦法規(guī)定的證據收集、固定程序，組織實施證據的補充與完善工作。3.補充完善后的證據應及時移交證據管理部門，證據管理部門按照證據保管要求進行保管。八、證據的銷毀（一）銷毀條件1.證據已過保管期限，且無繼續(xù)保存價值。2.證據因客觀原因無法保存，如損壞、滅失等。3.經公司批準，同意銷毀的證據。（二）銷毀程序1.證據管理部門提出證據銷毀申請，填寫證據銷毀申請表，注明證據名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息，并附上證據清單。2.經法務部門審核同意后，報公司分管領導審批。3.審批通過后，證據管理部門會同相關部門按照規(guī)定的方式對證據進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式、參與人員等信息。4.銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司內部審計部門負責對案件證據管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.證據管理制度的執(zhí)行情況，包括證據的收集、固定、保管、使用、補充完善、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.證據管理部門的工作情況，如證據檔案的建立、保管是否規(guī)范，證據的出入庫登記是否準確等。3.案件承辦部門在證據管理方面的工作情況，如證據收集是否全面、及時，證據固定是否符合要求等。（三）檢查方式1.定期檢查每年定期對案件證據管理工作進行全面檢查，檢查時間、范圍和內容由內部審計部門確定。2.不定期抽查根據工作需要，對部分案件的證據管理情況進行不定期抽查，重點檢查證據管理中的關鍵環(huán)節(jié)和存