樣品領用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣品的領用管理，規(guī)范樣品領用流程，確保樣品的合理使用與妥善保管，保障公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、研發(fā)、銷售、質(zhì)量檢驗等工作需要領用樣品的相關活動。（三）基本原則1.按需領用原則：各部門應根據(jù)實際工作需求，合理申請領用樣品，避免浪費。2.審批規(guī)范原則：嚴格執(zhí)行樣品領用審批流程，確保領用行為符合公司規(guī)定。3.責任明晰原則：明確樣品領用、保管、歸還等環(huán)節(jié)的責任主體，確保樣品管理責任到人。4.賬目清晰原則：建立健全樣品領用臺賬，準確記錄樣品的出入庫情況，做到賬目清晰、賬物相符。二、樣品的分類與標識（一）樣品分類1.按用途分類生產(chǎn)樣品：用于生產(chǎn)過程中的工藝驗證、設備調(diào)試、產(chǎn)品試生產(chǎn)等。研發(fā)樣品：供研發(fā)部門進行新產(chǎn)品研發(fā)、技術改進、性能測試等使用。銷售樣品：作為展示公司產(chǎn)品形象、性能特點，促進銷售的實物樣本。質(zhì)量檢驗樣品：為保證產(chǎn)品質(zhì)量，從生產(chǎn)批次中抽取用于質(zhì)量檢測的樣品。2.按重要性分類關鍵樣品：對公司生產(chǎn)、研發(fā)、銷售等業(yè)務具有重大影響的樣品，如核心技術產(chǎn)品的樣品、重要客戶定制產(chǎn)品的樣品等。一般樣品：重要性相對較低的常規(guī)樣品，如普通產(chǎn)品的標準樣品、一般性測試用樣品等。（二）樣品標識1.在樣品上應粘貼明顯的標識牌，標識牌內(nèi)容包括樣品名稱、規(guī)格型號、樣品編號、所屬部門、領用日期、用途等信息。2.對于一些特殊的樣品，如易燃易爆、有毒有害等樣品，應在標識牌上標注相應的警示標識，以確保使用安全。3.樣品標識應保持清晰、完整，如有損壞或模糊不清，應及時更換或補充標識。三、樣品領用流程（一）申請1.各部門如需領用樣品，應由申請人填寫《樣品領用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預計歸還日期等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字，確認申請的必要性和合理性。對于關鍵樣品的領用申請，部門負責人應進行重點審核，并說明申請理由和使用計劃。（二）審批1.將填寫完整并經(jīng)部門負責人審核簽字的申請表提交至樣品管理部門。2.樣品管理部門收到申請表后，應根據(jù)樣品庫存情況、領用用途等進行審批。對于符合領用條件的申請，樣品管理部門負責人應簽字批準；對于不符合領用條件的申請，應注明原因并退回申請人。3.對于涉及貴重、稀缺樣品或領用數(shù)量較大的申請，需經(jīng)公司主管領導審批。主管領導應綜合考慮公司整體利益、樣品資源狀況等因素，做出審批決定。（三）領用1.申請人憑經(jīng)審批通過的申請表到樣品倉庫領取樣品。樣品倉庫管理人員應根據(jù)申請表上的信息，認真核對樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等，確保發(fā)放的樣品準確無誤。2.樣品發(fā)放后，倉庫管理人員應在申請表上簽字確認，并在樣品管理臺賬上記錄樣品的領用日期、領用部門、領用人、樣品編號等信息。同時，更新樣品庫存記錄，確保賬物相符。3.申請人領取樣品時，應仔細檢查樣品的外觀、數(shù)量、標識等是否完好。如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或與申請表不符的情況，應及時與樣品倉庫管理人員溝通，辦理退換手續(xù)。（四）歸還1.樣品使用完畢后，領用人應及時將樣品歸還至樣品倉庫。歸還時，領用人應確保樣品的完好無損，如有損壞或丟失，應按照本辦法相關規(guī)定進行賠償。2.樣品倉庫管理人員在接收歸還樣品時，應認真核對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、標識等信息，與樣品管理臺賬記錄進行比對。如發(fā)現(xiàn)歸還樣品與臺賬記錄不符或存在質(zhì)量問題，應及時與領用人核實情況，并做好記錄。3.樣品歸還后，倉庫管理人員應在申請表上簽字確認歸還日期，并在樣品管理臺賬上更新樣品的庫存狀態(tài)。同時，對歸還的樣品進行妥善保管，以便后續(xù)查詢和使用。四、樣品的保管與維護（一）保管責任1.樣品倉庫管理人員負責樣品的日常保管工作，確保樣品存儲環(huán)境安全、適宜，防止樣品受到損壞、變質(zhì)、丟失等情況。2.各部門領用人對領用的樣品負有直接保管責任，應妥善使用和保管樣品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用、丟棄樣品。（二）保管環(huán)境1.根據(jù)樣品的特性，設置專門的樣品倉庫或存儲區(qū)域，并配備相應的存儲設備和防護設施，如貨架、保險柜、溫濕度控制設備、消防器材等，確保樣品存儲環(huán)境符合要求。2.對于一些對環(huán)境條件要求較高的樣品，如易受潮、易氧化、易揮發(fā)的樣品，應采取特殊的保管措施，如密封包裝、冷藏保存、干燥處理等，以保證樣品的質(zhì)量穩(wěn)定。（三）定期盤點1.樣品管理部門應定期對樣品進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.在盤點過程中，應認真核對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、標識等信息，檢查樣品的存儲狀態(tài)和質(zhì)量狀況。如發(fā)現(xiàn)賬物不符或樣品存在問題，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。3.盤點結束后，應編制《樣品盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括盤點日期、盤點范圍、賬物差異情況、差異原因分析及處理建議等。盤點報告經(jīng)樣品管理部門負責人審核簽字后，報送公司財務部門和相關領導。（四）維護與保養(yǎng)1.對于需要定期維護與保養(yǎng)的樣品，樣品管理部門應制定相應的維護保養(yǎng)計劃，并組織實施。維護保養(yǎng)計劃應明確維護保養(yǎng)的內(nèi)容、周期、責任人等信息。2.維護保養(yǎng)工作應按照相關標準和操作規(guī)程進行，確保樣品的性能和質(zhì)量不受影響。在維護保養(yǎng)過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或損壞情況，應及時進行維修、更換或報廢處理，并做好記錄。五、樣品的報廢與處理（一）報廢條件1.樣品因使用期限到期、質(zhì)量問題無法修復、技術更新?lián)Q代等原因，已失去使用價值或繼續(xù)保存會造成資源浪費的，可申請報廢。2.對于一些涉及知識產(chǎn)權、商業(yè)秘密等敏感信息的樣品，在報廢前應進行妥善處理，確保相關信息不被泄露。（二）報廢申請1.如需報廢樣品，由樣品使用部門或保管部門填寫《樣品報廢申請表》，詳細說明樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因、報廢日期等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至樣品管理部門。樣品管理部門應會同技術部門、質(zhì)量部門等相關人員對報廢申請進行審核，確認樣品是否符合報廢條件。（三）報廢審批1.經(jīng)審核通過的報廢申請，需報公司主管領導審批。主管領導應根據(jù)公司的相關規(guī)定和實際情況，做出最終的審批決定。2.對于價值較高或涉及重要技術信息的樣品報廢申請，公司可組織相關專家進行論證，確保報廢決策的科學性和合理性。（四）報廢處理1.獲得批準的報廢樣品，由樣品管理部門負責組織實施報廢處理。報廢處理方式可根據(jù)樣品的性質(zhì)和特點選擇，如銷毀、出售、捐贈等。2.對于需要銷毀的樣品，應采用安全、環(huán)保的方式進行處理，確保樣品及其所包含的信息徹底消除。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀人員等信息。3.對于可出售或捐贈的報廢樣品，應按照公司相關規(guī)定辦理相應的手續(xù)，并做好記錄。出售或捐贈所得款項應及時上繳公司財務部門。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對樣品領用管理情況進行審計，檢查樣品領用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、樣品保管是否妥善、賬目記錄是否準確等。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反本辦法規(guī)定的行為，應按照公司相關制度進行嚴肅處理。（二）日常檢查1.樣品管理部門應加強對樣品領用、保管、歸還等環(huán)節(jié)的日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。檢查內(nèi)容包括樣品標識是否清晰、庫存數(shù)量是否準確、存儲環(huán)境是否符合要求等。2.各部門應積極配合樣品管理部門的日常檢查工作，如實提供相關資料和信息。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，確保樣品管理工作規(guī)范有序。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定領用、保管、歸還樣品的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、責令賠償損失、解除勞動合同等。2.對于因樣品管理不