文管中心管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)文管中心的管理，規(guī)范各類文件、資料的管理流程，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于文管中心對(duì)公司各類文件、資料的管理，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同文件、檔案資料等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件管理工作合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立統(tǒng)一規(guī)范的文件管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，保證文件管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的文件資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.高效性原則：優(yōu)化文件管理流程，提高文件處理效率，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞和使用。二、文件管理職責(zé)（一）文管中心職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文件管理相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類文件的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管和借閱等工作。3.負(fù)責(zé)電子文件的管理，包括文件的錄入、存儲(chǔ)、備份、檢索和維護(hù)等。4.定期對(duì)文件進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。5.負(fù)責(zé)文件的銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)^期、無用文件進(jìn)行銷毀處理。6.協(xié)助各部門做好文件管理工作，提供文件管理方面的培訓(xùn)和指導(dǎo)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞和歸檔等工作。2.按照文管中心的要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的文件資料移交文管中心統(tǒng)一管理。3.嚴(yán)格遵守文件管理制度，正確使用和保管文件，不得擅自復(fù)制、銷毀或轉(zhuǎn)借文件。4.配合文管中心做好文件的清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的協(xié)助。三、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類文件，如合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告、技術(shù)文件等。3.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等。4.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件資料。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由部門代碼、年份、序號(hào)組成。2.部門代碼：根據(jù)公司各部門的名稱縮寫確定，如行政部為XZ，財(cái)務(wù)部為CW等。3.年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年為23。4.序號(hào)：按照文件形成的先后順序依次編號(hào)，從001開始。5.示例：行政部2023年第10號(hào)文件編號(hào)為XZ23010。四、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草應(yīng)符合公司的政策、法規(guī)和業(yè)務(wù)要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.起草部門應(yīng)對(duì)文件的必要性、可行性進(jìn)行充分論證，確保文件具有實(shí)際指導(dǎo)意義。3.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，格式符合公司公文排版要求。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行全面審核，確保文件質(zhì)量。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策的文件，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。五、文件簽發(fā)與傳遞（一）文件簽發(fā)1.文件審核通過后，由起草部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)按照規(guī)定權(quán)限進(jìn)行簽發(fā)。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。（二）文件傳遞1.文件簽發(fā)后，由起草部門負(fù)責(zé)將文件傳遞給相關(guān)部門或人員。2.文件傳遞可采用紙質(zhì)文件傳遞、電子文件傳輸?shù)确绞?，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)。3.對(duì)于緊急文件，應(yīng)采用加急傳遞方式，確保文件能夠及時(shí)處理。六、文件存儲(chǔ)與保管（一）紙質(zhì)文件存儲(chǔ)1.文管中心應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如文件柜、貨架等。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。3.文件檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。（二）電子文件存儲(chǔ)1.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子文件應(yīng)按照分類、編號(hào)建立文件夾，進(jìn)行規(guī)范存儲(chǔ)。3.對(duì)電子文件的訪問應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，確保文件的安全性。（三）文件保管期限1.文件保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的文件包括公司重要的決議、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.長期保管的文件期限一般為10年以上，如業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等。4.短期保管的文件期限一般為110年，如一般性的行政文件、業(yè)務(wù)文件等。（四）文件清查與盤點(diǎn)1.文管中心應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保文件的數(shù)量、質(zhì)量和存儲(chǔ)情況與記錄一致。2.清查、盤點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次，并形成清查報(bào)告。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失文件、糾正錯(cuò)誤記錄等。七、文件借閱與使用（一）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交文管中心辦理借閱手續(xù)。3.文管中心對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，將文件借給借閱人，并做好借閱登記。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還文件，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）文件使用1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失文件。2.文件使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文管中心，不得在借閱期限屆滿后仍占用文件。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。八、文件保密管理（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，確保文件信息安全。（二）保密措施1.對(duì)紙質(zhì)機(jī)密文件應(yīng)存放在專用的保險(xiǎn)柜或保密文件柜中，并進(jìn)行加密存儲(chǔ)。2.對(duì)電子機(jī)密文件應(yīng)設(shè)置加密密碼，并采用安全的傳輸方式進(jìn)行傳遞。3.文管中心工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將機(jī)密文件帶出工作場所或泄露給無關(guān)人員。九、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)不再需要保存的文件。（二）銷毀程序1.文管中心定期對(duì)需銷毀的文件進(jìn)行清理、登記，填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》。2.《文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)