暫停供方管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司對供方的管理，規(guī)范供方暫停相關(guān)事宜，確保公司供應(yīng)鏈的穩(wěn)定與高效，保障產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有與供方相關(guān)的采購、外包等業(yè)務(wù)活動中涉及供方暫停的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準，確保供方暫停管理活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供方一視同仁，依據(jù)客觀事實和既定標(biāo)準進行暫停處理。3.風(fēng)險可控原則：在暫停供方過程中，充分評估對公司業(yè)務(wù)的影響，采取有效措施降低風(fēng)險，保障公司正常運營。二、供方暫停的定義與情形（一）定義供方暫停是指公司因某些特定原因，暫時停止與某一供方的業(yè)務(wù)合作關(guān)系，包括但不限于采購訂單的暫停執(zhí)行、服務(wù)提供的中斷等。（二）暫停情形1.質(zhì)量問題供方提供的產(chǎn)品或服務(wù)連續(xù)出現(xiàn)嚴重質(zhì)量缺陷，經(jīng)公司多次警告仍未有效整改。產(chǎn)品質(zhì)量不符合國家相關(guān)標(biāo)準或行業(yè)公認標(biāo)準，對公司產(chǎn)品質(zhì)量和聲譽造成重大影響。2.交貨問題多次未能按時交貨，導(dǎo)致公司生產(chǎn)計劃受阻，影響客戶訂單交付。交貨數(shù)量嚴重短缺，影響公司正常生產(chǎn)運營。3.價格問題供方單方面大幅提高價格，且未提前與公司協(xié)商達成一致，嚴重影響公司成本控制和利潤空間。4.服務(wù)問題服務(wù)水平嚴重下降，如售后服務(wù)響應(yīng)遲緩、維修不及時等，引起公司客戶投訴。未能按照合同約定提供約定的服務(wù)內(nèi)容，導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)流程無法正常進行。5.違規(guī)違紀問題供方違反國家法律法規(guī)或公司與供方簽訂的合同條款，如存在商業(yè)賄賂、不正當(dāng)競爭等行為。供方在合作過程中嚴重違反公司的規(guī)章制度和管理要求，經(jīng)溝通仍拒不改正。6.經(jīng)營狀況問題供方出現(xiàn)嚴重財務(wù)危機，可能無法持續(xù)履行合同義務(wù)。供方經(jīng)營管理不善，面臨破產(chǎn)、倒閉等重大風(fēng)險，影響其對公司的服務(wù)或產(chǎn)品供應(yīng)能力。三、暫停供方的流程（一）信息收集與評估1.公司內(nèi)部各相關(guān)部門（如采購部門、質(zhì)量部門、生產(chǎn)部門、客戶服務(wù)部門等）負責(zé)收集供方出現(xiàn)問題的相關(guān)信息，并及時反饋至供方管理部門。2.供方管理部門對收集到的信息進行匯總、分析和評估，判斷是否符合供方暫停的情形。評估過程中應(yīng)充分考慮問題的嚴重程度、影響范圍以及對公司業(yè)務(wù)的潛在風(fēng)險。（二）初步溝通與警示1.若評估結(jié)果顯示可能需要暫停供方，供方管理部門應(yīng)及時與供方進行初步溝通，向其通報所發(fā)現(xiàn)的問題，并要求供方在規(guī)定時間內(nèi)作出書面解釋和整改計劃。2.同時，向供方發(fā)出警示通知，明確告知其若在規(guī)定期限內(nèi)未能有效解決問題，將面臨暫停合作的后果。（三）暫停決策與審批1.供方管理部門根據(jù)供方的反饋和整改情況，再次進行評估。若認為供方問題嚴重且無法在短期內(nèi)有效解決，應(yīng)提出暫停供方的建議，并提交詳細的評估報告和相關(guān)證據(jù)材料。2.暫停供方的建議需經(jīng)過公司內(nèi)部嚴格的審批流程。審批層級應(yīng)根據(jù)公司組織架構(gòu)和管理權(quán)限確定，一般需經(jīng)過采購部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、質(zhì)量部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等審核，最終由公司總經(jīng)理批準。（四）通知與執(zhí)行1.經(jīng)總經(jīng)理批準后，供方管理部門應(yīng)及時向供方發(fā)出正式的暫停合作通知，明確暫停的起始日期、暫停事項以及后續(xù)需配合的相關(guān)事宜。2.通知應(yīng)同時抄送公司內(nèi)部各相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的業(yè)務(wù)調(diào)整和銜接工作。3.采購部門負責(zé)停止向暫停供方下達新的采購訂單，財務(wù)部門負責(zé)凍結(jié)與該供方相關(guān)的款項支付，質(zhì)量部門加強對已采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量監(jiān)控，其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)做好相應(yīng)的應(yīng)對措施。（五）供方申訴1.供方若對暫停決定有異議，可在收到暫停通知后的規(guī)定時間內(nèi)，向公司提出書面申訴。申訴應(yīng)詳細說明其認為不應(yīng)被暫停的理由和證據(jù)。2.公司設(shè)立專門的申訴處理小組，由供方管理部門牽頭，采購、質(zhì)量、法務(wù)等相關(guān)部門人員組成。申訴處理小組負責(zé)對供方的申訴進行調(diào)查核實，并在規(guī)定時間內(nèi)給予供方書面答復(fù)。四、暫停期間的管理措施（一）庫存管理1.采購部門會同倉庫管理部門對公司庫存中涉及暫停供方的產(chǎn)品進行清查盤點，評估庫存數(shù)量、質(zhì)量以及對后續(xù)生產(chǎn)和銷售的影響。2.根據(jù)清查結(jié)果，制定合理的庫存處理方案。對于質(zhì)量合格且仍有使用價值的庫存產(chǎn)品，可考慮在公司內(nèi)部進行調(diào)配使用或?qū)ふ姨娲┓竭M行消化；對于質(zhì)量不合格或已無使用價值的庫存產(chǎn)品，按照公司相關(guān)規(guī)定進行報廢處理。（二）應(yīng)急采購1.為確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動不受太大影響，采購部門應(yīng)立即啟動應(yīng)急采購程序，尋找替代供方。2.在選擇替代供方時，應(yīng)綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)水平等因素，確保新供方能夠滿足公司的業(yè)務(wù)需求。同時，要對替代供方進行嚴格的資質(zhì)審核和評估，簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）質(zhì)量監(jiān)控1.質(zhì)量部門加強對替代供方提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量檢驗和監(jiān)控力度，增加檢驗頻次和檢驗項目，確保產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平符合公司要求。2.建立質(zhì)量反饋機制，及時將質(zhì)量檢驗結(jié)果反饋給采購部門和替代供方，對于出現(xiàn)的質(zhì)量問題，要求替代供方立即采取整改措施，直至問題得到徹底解決。（四）風(fēng)險管理1.公司風(fēng)險管理部門對供方暫?？赡芤l(fā)的各類風(fēng)險進行全面評估，包括但不限于供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險、客戶投訴風(fēng)險、成本增加風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如建立應(yīng)急庫存、優(yōu)化供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)、加強客戶溝通等，以降低風(fēng)險對公司業(yè)務(wù)的影響程度。五、恢復(fù)合作的條件與流程（一）恢復(fù)條件1.供方針對暫停原因進行了全面有效的整改，經(jīng)公司相關(guān)部門驗收合格。2.提供了詳細的整改報告和預(yù)防措施計劃，確保類似問題不再發(fā)生。3.提交了財務(wù)狀況說明，證明其具備持續(xù)履行合同義務(wù)的能力。4.與公司重新簽訂相關(guān)協(xié)議或補充協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，對合作條款進行必要的調(diào)整和完善。（二）恢復(fù)申請1.供方認為已滿足恢復(fù)合作條件，可向公司提交書面恢復(fù)合作申請。申請應(yīng)包括整改情況匯報、預(yù)防措施計劃、財務(wù)狀況說明等相關(guān)材料。2.恢復(fù)申請需經(jīng)供方管理部門初步審核，確保申請材料齊全、內(nèi)容真實有效。（三）審核與評估1.供方管理部門組織采購、質(zhì)量、財務(wù)等相關(guān)部門對供方的恢復(fù)申請進行聯(lián)合審核與評估。2.審核評估內(nèi)容包括供方整改措施的有效性、預(yù)防措施的可行性、財務(wù)狀況的穩(wěn)定性以及對公司業(yè)務(wù)的潛在影響等。必要時，可對供方進行實地考察或要求供方提供進一步的證明材料。（四）審批與通知1.經(jīng)聯(lián)合審核評估通過后，恢復(fù)合作申請需提交公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)審核評估結(jié)果作出最終的審批決定。2.若審批通過，供方管理部門應(yīng)及時向供方發(fā)出恢復(fù)合作通知，明確恢復(fù)合作的起始日期和相關(guān)要求。同時，將恢復(fù)合作信息通知公司內(nèi)部各相關(guān)部門，以便各部門做好業(yè)務(wù)銜接和配合工作。六、供方暫停的記錄與檔案管理（一）記錄要求1.公司各相關(guān)部門應(yīng)在供方暫停管理過程中做好各項記錄工作，確保記錄真實、準確、完整。2.記錄內(nèi)容應(yīng)包括供方基本信息、暫停原因、暫停時間、暫停期間采取的管理措施、供方申訴及處理情況、恢復(fù)合作條件及審批過程等。（二）檔案建立1.供方管理部門負責(zé)建立供方暫停管理檔案，將各部門提交的相關(guān)記錄進行整理、歸檔。2.檔案應(yīng)按照時間順序和供方名稱進行分類存放，便于查詢和追溯。同時，應(yīng)建立電子檔案備份，確保檔案信息的安全性和可查閱性。（三）檔案保管期限供方暫停管理檔案的保管