樣板保存管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣板的保存管理，確保樣板的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范樣板保存工作流程，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類產(chǎn)品樣板、工藝樣板、設(shè)計樣板等的保存管理工作。（三）基本原則1.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范樣板保存的各項操作流程。2.完整性原則：確保樣板的內(nèi)容完整，包括產(chǎn)品的各項技術(shù)參數(shù)、工藝要求、設(shè)計圖紙等相關(guān)資料。3.準(zhǔn)確性原則：樣板應(yīng)準(zhǔn)確反映產(chǎn)品的實際情況，避免出現(xiàn)錯誤或偏差。4.可追溯性原則：建立完善的樣板標(biāo)識和記錄體系，便于快速準(zhǔn)確地追溯樣板的來源、使用情況等信息。二、樣板的分類與標(biāo)識（一）樣板分類1.產(chǎn)品樣板：包括成品樣板、半成品樣板等，用于展示產(chǎn)品的外觀、尺寸、性能等特征。2.工藝樣板：體現(xiàn)產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的工藝方法、工藝流程、工藝參數(shù)等，用于指導(dǎo)生產(chǎn)操作。3.設(shè)計樣板：如設(shè)計草圖、效果圖、設(shè)計方案等，為產(chǎn)品設(shè)計提供參考和依據(jù)。（二）樣板標(biāo)識1.每塊樣板應(yīng)粘貼唯一的標(biāo)識標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容應(yīng)包括樣板編號、名稱、規(guī)格型號、所屬項目、版本號、生產(chǎn)日期、保存期限等信息。2.對于重要的樣板，可采用多種標(biāo)識方式，如在樣板上直接標(biāo)注關(guān)鍵信息、使用特殊顏色或標(biāo)記等，以便于識別和區(qū)分。3.樣板標(biāo)識應(yīng)清晰、牢固，不易磨損或褪色，確保在保存期限內(nèi)能夠準(zhǔn)確識別樣板的各項信息。三、樣板的保存環(huán)境與條件（一）保存場所1.應(yīng)設(shè)立專門的樣板保存?zhèn)}庫或區(qū)域，倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.樣板保存?zhèn)}庫應(yīng)保持清潔、干燥，避免陽光直射和潮濕環(huán)境對樣板造成損壞。3.根據(jù)樣板的特性和要求，可對倉庫進(jìn)行分區(qū)管理，如按照樣板類別、項目、保存期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（二）溫濕度控制1.對于不同類型的樣板，應(yīng)根據(jù)其對溫濕度的敏感程度，設(shè)置相應(yīng)的溫濕度控制范圍。一般情況下，溫度應(yīng)控制在[X]℃至[X]℃之間，相對濕度應(yīng)控制在[X]%至[X]%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期對倉庫內(nèi)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄。當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)及時采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，如開啟空調(diào)、除濕機等設(shè)備，確保樣板保存環(huán)境符合要求。（三）防護(hù)措施1.樣板應(yīng)存放在專用的貨架、柜子或箱子內(nèi)，避免樣板直接接觸地面、墻壁等，防止受到污染和損壞。2.對于易受潮、易腐蝕、易變形的樣板，應(yīng)采取特殊的防護(hù)措施，如密封包裝、防潮劑處理、使用防護(hù)墊等。3.在樣板保存區(qū)域內(nèi)，應(yīng)設(shè)置必要的消防器材和安全警示標(biāo)識，確保樣板保存環(huán)境的安全。四、樣板的入庫管理（一）樣板提交1.各部門在完成樣板制作后，應(yīng)及時將樣板提交至樣板保存管理部門。提交時，應(yīng)填寫樣板入庫申請表，詳細(xì)說明樣板的名稱、規(guī)格型號、所屬項目、數(shù)量、制作日期、保存期限等信息。2.樣板提交部門應(yīng)確保樣板的質(zhì)量符合要求，并提供相關(guān)的技術(shù)資料和檢驗報告，以便樣板保存管理部門進(jìn)行審核和驗收。（二）入庫審核1.樣板保存管理部門收到樣板入庫申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員對樣板進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括樣板的完整性、準(zhǔn)確性、標(biāo)識的正確性等。2.對于審核合格的樣板，樣板保存管理部門應(yīng)在樣板入庫申請表上簽字確認(rèn)，并安排專人進(jìn)行入庫登記。對于審核不合格的樣板，應(yīng)及時通知樣板提交部門進(jìn)行整改，直至符合要求后再辦理入庫手續(xù)。（三）入庫登記1.樣板入庫時，應(yīng)按照樣板的類別、項目、編號等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，建立樣板入庫臺賬。臺賬內(nèi)容應(yīng)包括樣板編號、名稱、規(guī)格型號、所屬項目、版本號、生產(chǎn)日期、保存期限、入庫日期、入庫人員等信息。2.樣板入庫后，應(yīng)在樣板上粘貼標(biāo)識標(biāo)簽，并在臺賬中記錄標(biāo)識標(biāo)簽的編號。同時，應(yīng)將樣板存放在指定的位置，并做好相應(yīng)的標(biāo)識和防護(hù)措施。五、樣板的存儲管理（一）日常巡查1.樣板保存管理部門應(yīng)定期對樣板保存?zhèn)}庫進(jìn)行巡查，檢查樣板的存儲環(huán)境、標(biāo)識情況、防護(hù)措施等是否符合要求。2.巡查人員應(yīng)填寫樣板巡查記錄表，記錄巡查時間、巡查人員、巡查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改，確保樣板的安全保存。（二）盤點清查1.定期對樣板進(jìn)行盤點清查，確保樣板的數(shù)量、質(zhì)量、標(biāo)識等與臺賬記錄一致。盤點清查周期一般為[X]個月或[X]年。2.盤點清查工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，采用實地盤點的方式進(jìn)行。盤點結(jié)束后，應(yīng)填寫樣板盤點清查表，對盤點結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄。對于盤盈、盤虧的樣板，應(yīng)查明原因，并及時進(jìn)行處理。（三）樣板轉(zhuǎn)移1.因工作需要，樣板需在不同部門或項目之間轉(zhuǎn)移時，應(yīng)填寫樣板轉(zhuǎn)移申請表，詳細(xì)說明樣板轉(zhuǎn)移的原因、轉(zhuǎn)移時間、接收部門、接收人員等信息。2.樣板轉(zhuǎn)移申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，樣板保存管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)樣板的轉(zhuǎn)移工作。轉(zhuǎn)移過程中，應(yīng)確保樣板的安全和完整，避免樣板受到損壞或丟失。3.樣板轉(zhuǎn)移至接收部門后，接收部門應(yīng)及時進(jìn)行驗收，并在樣板轉(zhuǎn)移申請表上簽字確認(rèn)。同時，接收部門應(yīng)按照本辦法的要求，對樣板進(jìn)行妥善保存和管理。六、樣板的出庫管理（一）出庫申請1.各部門因工作需要使用樣板時，應(yīng)填寫樣板出庫申請表，詳細(xì)說明樣板的名稱、規(guī)格型號、所屬項目、數(shù)量、使用目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.樣板出庫申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至樣板保存管理部門。樣板保存管理部門應(yīng)根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核，對于庫存充足的樣板，應(yīng)及時辦理出庫手續(xù)。（二）出庫審核1.樣板保存管理部門收到樣板出庫申請后，應(yīng)核實樣板的庫存情況，并檢查樣板的標(biāo)識、質(zhì)量等是否符合要求。2.對于審核通過的樣板出庫申請，樣板保存管理部門應(yīng)在樣板出庫申請表上簽字確認(rèn)，并安排專人進(jìn)行樣板出庫操作。對于審核不通過的樣板出庫申請，應(yīng)及時通知申請部門說明原因。（三）出庫登記1.樣板出庫時，應(yīng)按照樣板出庫申請表的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，更新樣板入庫臺賬。臺賬內(nèi)容應(yīng)包括樣板編號、名稱、規(guī)格型號、所屬項目、版本號、生產(chǎn)日期、保存期限、出庫日期、出庫人員、使用部門、預(yù)計歸還日期等信息。2.樣板出庫后，應(yīng)在樣板上做好相應(yīng)的標(biāo)記，并告知使用部門樣板的使用注意事項。同時，應(yīng)將樣板出庫情況及時通知樣板提交部門。（四）樣板歸還1.使用部門應(yīng)在樣板預(yù)計歸還日期前，將樣板歸還至樣板保存管理部門。歸還時，應(yīng)填寫樣板歸還申請表，詳細(xì)說明樣板的名稱、規(guī)格型號、所屬項目、數(shù)量、歸還日期等信息。2.樣板保存管理部門收到樣板歸還申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員對樣板進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括樣板的完整性、準(zhǔn)確性、標(biāo)識的正確性、是否有損壞等。3.對于驗收合格的樣板，樣板保存管理部門應(yīng)在樣板歸還申請表上簽字確認(rèn)，并將樣板重新存放在指定的位置。對于驗收不合格的樣板，應(yīng)及時通知使用部門進(jìn)行處理，直至符合要求后再辦理歸還手續(xù)。七、樣板的銷毀管理（一）銷毀申請1.當(dāng)樣板不再需要保存或已超過保存期限時，相關(guān)部門應(yīng)填寫樣板銷毀申請表，詳細(xì)說明樣板的名稱、規(guī)格型號、所屬項目、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期等信息。2.樣板銷毀申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至樣板保存管理部門。樣板保存管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合銷毀條件的樣板，應(yīng)安排專人進(jìn)行銷毀操作。（二）銷毀審核1.樣板保存管理部門收到樣板銷毀申請后，應(yīng)核實樣板的庫存情況，并檢查樣板的標(biāo)識、質(zhì)量等是否符合要求。2.對于審核通過的樣板銷毀申請，樣板保存管理部門應(yīng)在樣板銷毀申請表上簽字確認(rèn)，并制定詳細(xì)的銷毀計劃。銷毀計劃應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、參與人員等信息。（三）銷毀實施1.根據(jù)銷毀計劃，組織相關(guān)人員在指定的時間和地點對樣板進(jìn)行銷毀。銷毀方式可根據(jù)樣板的特性和要求選擇合適的方法，如粉碎、焚燒、溶解等，確保樣板無法恢復(fù)原狀。2.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督和記錄，填寫樣板銷毀記錄表，記錄銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、參與人員、樣板編號、名稱、規(guī)格型號、所屬項目、數(shù)量等信息。（四）銷毀記錄存檔樣板銷毀工作完成后，應(yīng)將樣板銷毀申請表、銷毀計劃、銷毀記錄表等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限為[X]年。歸檔資料應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查詢和審計。八、樣板的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等的樣板及其相關(guān)資料，均屬于保密范圍。2.樣板的保密內(nèi)容包括但不限于樣板的設(shè)計圖紙、技術(shù)參數(shù)、工藝方法、生產(chǎn)流程、客戶名單、產(chǎn)品報價等信息。（二）保密措施1.樣板保存管理部門應(yīng)與接觸樣板的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對樣板保存?zhèn)}庫進(jìn)行嚴(yán)格的安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。倉庫應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保樣板保存環(huán)境的安全。3.對于涉及保密的樣板及其相關(guān)資料，應(yīng)采用加密存儲、專人保管等方式進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.在樣板的使用、傳遞、銷毀等過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保樣板信息不被泄露給無關(guān)人員