河南檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)河南檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展和歷史研究中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我省實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于河南省行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的原則。（四）定義本辦法所稱檔案，是指單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）檔案行政管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃并組織實(shí)施。2.監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案工作，依法查處檔案違法行為。3.組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，推進(jìn)檔案信息資源共享。5.組織開展檔案理論與技術(shù)研究，推廣應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理方法和技術(shù)。（二）單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位的檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對(duì)本單位形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，編制檔案檢索工具，方便檔案利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定向檔案行政管理部門移交到期檔案。5.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)。6.組織開展本單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。（三）檔案工作人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，遵守檔案工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)本崗位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在職能活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、內(nèi)部文件等。2.會(huì)議文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目文件等。5.財(cái)務(wù)文件、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.人事檔案材料，包括干部職工的履歷、考核、任免等。7.科研項(xiàng)目文件，包括立項(xiàng)申請(qǐng)、研究報(bào)告、成果鑒定等。8.基本建設(shè)項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)文件、施工文件等。9.設(shè)備儀器文件，包括設(shè)備購置合同、說明書、操作規(guī)程等。10.聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。11.電子檔案，包括電子文件、數(shù)據(jù)庫等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集到檔案管理機(jī)構(gòu)。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行同步收集。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息資源共享。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，可采用年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。2.編號(hào)：對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理，具有唯一性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，便于檢索利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原貌，避免損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場所1.單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合安全、防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等要求。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、除濕機(jī)等。（二）保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。（三）檔案數(shù)字化1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理的效率和水平。2.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.配備必要的數(shù)字化設(shè)備和軟件，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。4.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地保存。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用檔案，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性。2.方便利用，提高服務(wù)質(zhì)量。3.確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。（二）利用方式1.查閱：單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)遵守查閱制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。2.借閱：外單位人員因特殊需要借閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.出具證明：檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)利用者的需要，出具檔案證明。出具證明應(yīng)依據(jù)檔案原件，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、查閱內(nèi)容等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案工作人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面分析，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。3.對(duì)保管期限已滿但仍有查考利用價(jià)值的檔案，可延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方法，如焚燒、粉碎等。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。七、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，由檔案行政管理部門或所在單位給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)稱號(hào)、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。（二）處罰1.對(duì)違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的單位或個(gè)人，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分：未按規(guī)定建立檔案管理制度的；未按規(guī)定收集、整理、保管檔案的；