檔案管理辦法天津天津[公司/組織名稱]檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織管理水平，保障公司/組織合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在天津地區(qū)范圍內形成的各類檔案的管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則：檔案管理工作應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法進行檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.方便利用原則：檔案管理應充分考慮利用需求，提供便捷、高效的檔案利用服務，確保檔案能夠及時、準確地為公司/組織各項工作提供支持。（四）管理職責1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理辦法和規(guī)章制度。負責公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。組織開展檔案業(yè)務培訓和指導工作，提高公司/組織檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。負責檔案的統(tǒng)計和分析工作，及時掌握檔案管理工作情況，為公司/組織決策提供依據(jù)。參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準確。2.各部門職責負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供有關檔案利用的信息和資料。負責本部門檔案的安全保管和保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。按照檔案管理部門的要求，及時提供檔案利用服務，確保檔案能夠滿足公司/組織各項工作的需要。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要、合同協(xié)議、工作計劃、總結等。2.科技檔案：包括公司/組織的科研項目、技術改造、工程建設、設備儀器等方面的文件材料，如項目立項報告、可行性研究報告、設計圖紙、技術方案、實驗數(shù)據(jù)、驗收報告等。3.人事檔案：包括員工的個人簡歷、學歷學位證書、職稱證書、勞動合同、工資福利、考核獎懲、培訓記錄等。4.財務檔案：包括公司/組織的會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預決算等。5.業(yè)務檔案：包括公司/組織在生產經(jīng)營、市場營銷、客戶服務等方面形成的文件材料，如銷售合同、訂單、客戶資料、市場調研報告、售后服務記錄等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案收集應遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏重要文件材料。3.對于電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)和相關背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各部門應定期將收集的檔案整理后移交檔案管理部門，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點：按照文件材料的形成時間、來源、內容等進行分類整理，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用：整理后的檔案應便于查找、借閱和利用，提高檔案管理工作效率。3.分類科學、編號規(guī)范：根據(jù)檔案的性質和特點，采用科學合理的分類方法進行分類，并對每一類檔案進行編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）的分類方法進行整理，即先將檔案按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，最后按機構（問題）進行排列。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段的分類方法進行整理，即先將檔案按項目分開，再按專業(yè)分為科研、設計、施工、設備等，最后按階段進行排列。3.人事檔案：按照干部檔案管理的有關規(guī)定進行整理，建立個人檔案目錄，將檔案材料分類裝訂成冊。4.財務檔案：按照會計檔案管理的有關規(guī)定進行整理，將會計憑證、賬簿、報表等分別裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。5.業(yè)務檔案：根據(jù)業(yè)務特點和管理需要，采用適當?shù)姆诸惙椒ㄟM行整理，如按客戶、項目、業(yè)務類型等進行分類，并建立相應的檔案目錄。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲設備進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫濕度應符合國家有關標準要求，一般溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）檔案的數(shù)字化管理1.為提高檔案管理效率和服務水平，公司/組織應逐步推進檔案的數(shù)字化管理工作。2.檔案數(shù)字化應遵循國家有關標準和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質量和安全。3.檔案數(shù)字化工作應包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲、檢索等環(huán)節(jié)，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.檔案管理人員應定期對數(shù)字化檔案進行檢查和維護，確保數(shù)字化檔案的完整性和準確性。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定，確保檔案的價值和保管期限的準確性。2.價值鑒定原則：根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值，確定檔案的保管期限。3.慎重銷毀原則：對于失去保存價值的檔案，應嚴格按照規(guī)定的程序進行銷毀，確保檔案銷毀的安全和保密。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負責對檔案進行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員應逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值，確定檔案的保管期限。2.分析比較法：通過對同類檔案的分析比較，了解檔案的形成規(guī)律和利用情況，確定檔案的價值和保管期限。3.效益評估法：從檔案對公司/組織的經(jīng)濟效益、社會效益等方面進行評估，確定檔案的價值和保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單應經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字，并報公司/組織主管領導批準。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認。5.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清單歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)章制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.方便快捷原則：檔案管理部門應提供便捷、高效的檔案利用服務，滿足公司/組織各項工作的需要。3.保密原則：檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內部人員因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關部門的檔案。2.公司/組織外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織主管領導批準，可以查閱、借閱與本單位業(yè)務相關的檔案。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內部人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案查閱、借閱申請表的內容，對查閱、借閱人員的身份和權限進行核實，符合條件的予以批準，并提供相應的檔案查閱、借閱服務。3.公司/組織外部單位查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，報檔案管理部門審批。4.檔案管理部門應與查閱、借閱單位簽訂檔案查閱、借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保檔案信息的安全。5.查閱、借閱人員應按照檔案管理部門的規(guī)定，在指定的地點查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。6.查閱、借閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等，如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復制。7.查閱、借閱人員查閱、借閱檔案完畢后，應及時歸還檔案，并在檔案查閱、借閱登記表上簽字確認。（四）利用服務1.檔案管理部門應建立檔案查閱、借閱登記制度，對檔案查閱、借閱的時間、人員、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息進行詳細記錄。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案查閱、借閱的需求，及時提供檔案查閱、借閱服務，確保檔案能夠及時、準確地為利用人員提供支持。3.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解檔案利用的需求和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、全面，統(tǒng)計報表應按時報送公司/組織主管領導和上級檔案管理部門。3.檔案管理部門應根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理工作水平。（二）移交工作1.公司/組織因機構調整、重組、合并等原