檔案涉密管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案涉密管理，確保公司機(jī)密信息的安全與保密，防止機(jī)密信息泄露，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及機(jī)密檔案管理的所有部門、崗位及人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)涉密檔案采取最嚴(yán)格的保密措施，確保信息不被泄露。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的涉密程度，實(shí)行分級(jí)分類管理。3.全程管控原則：對(duì)涉密檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、使用、傳遞、銷毀等全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格管控。（四）定義1.涉密檔案：指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、人事秘密等重要信息的檔案。2.商業(yè)秘密：不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。3.技術(shù)秘密：公司擁有的未公開的技術(shù)訣竅、技術(shù)方案、工藝流程等。4.財(cái)務(wù)秘密：涉及公司財(cái)務(wù)狀況、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、資金運(yùn)作等方面的機(jī)密信息。5.人事秘密：關(guān)于員工個(gè)人信息、薪酬待遇、績(jī)效考核、崗位調(diào)整等方面的機(jī)密信息。二、涉密檔案的范圍與分級(jí)（一）涉密檔案的范圍1.商業(yè)秘密類公司的市場(chǎng)戰(zhàn)略、營(yíng)銷策略、客戶名單、銷售渠道等。產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。商務(wù)談判資料、合作協(xié)議、招投標(biāo)文件等。2.技術(shù)秘密類未公開的技術(shù)成果、專利技術(shù)、專有技術(shù)等。技術(shù)研發(fā)過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。技術(shù)設(shè)備的設(shè)計(jì)圖紙、操作規(guī)程、維護(hù)手冊(cè)等。3.財(cái)務(wù)秘密類財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、成本核算資料等。資金賬戶信息、銀行對(duì)賬單、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。稅務(wù)籌劃方案、稅收申報(bào)資料等。4.人事秘密類員工個(gè)人檔案、薪酬福利方案、績(jī)效考核結(jié)果等。人事任免文件、崗位調(diào)動(dòng)記錄、內(nèi)部培訓(xùn)資料等。員工離職信息、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等。（二）涉密檔案的分級(jí)根據(jù)涉密檔案的重要性和敏感程度，將其分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別。1.絕密級(jí)：涉及公司核心利益，一旦泄露將給公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的檔案。如公司的核心技術(shù)秘密、重大商業(yè)決策等。2.機(jī)密級(jí)：涉及公司重要利益，泄露后會(huì)對(duì)公司造成較大損失的檔案。如重要的產(chǎn)品研發(fā)資料、關(guān)鍵客戶信息等。3.秘密級(jí)：涉及公司一般利益，泄露后可能對(duì)公司造成一定影響的檔案。如一般性的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、普通人事信息等。三、涉密檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案涉密管理制度。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的涉密檔案管理工作。3.集中管理公司的涉密檔案，建立涉密檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.對(duì)涉密檔案的借閱、使用、歸還等進(jìn)行登記和管理。5.定期對(duì)涉密檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)和鑒定，確保檔案的安全與完整。（二）產(chǎn)生部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉密檔案的形成、收集、整理和初步分類。2.對(duì)本部門的涉密檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)和密級(jí)確定。3.按照規(guī)定的程序和要求，及時(shí)將涉密檔案移交檔案管理部門。4.嚴(yán)格控制本部門涉密檔案的使用范圍，確保檔案不被泄露。（三）使用部門職責(zé)1.按照規(guī)定的程序和審批權(quán)限，申請(qǐng)借閱涉密檔案。2.在使用過(guò)程中，妥善保管涉密檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露。3.使用完畢后，及時(shí)歸還涉密檔案，并辦理歸還手續(xù)。（四）保密工作部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查公司的保密工作，包括涉密檔案管理。2.對(duì)違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行調(diào)查和處理。3.組織開展保密宣傳教育活動(dòng)，提高員工的保密意識(shí)。（五）各級(jí)管理人員職責(zé)1.公司高層管理人員負(fù)責(zé)審批涉及絕密級(jí)檔案的相關(guān)事項(xiàng)。2.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門涉及機(jī)密級(jí)檔案的借閱、使用等事項(xiàng)。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批項(xiàng)目相關(guān)的涉密檔案的使用和管理。四、涉密檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門在工作過(guò)程中形成的文件、資料等，凡涉及公司機(jī)密信息的，必須按照保密要求進(jìn)行起草和記錄。2.起草涉密文件時(shí)，應(yīng)使用專用的紙張和設(shè)備，注明密級(jí)和保密期限。3.嚴(yán)禁在普通紙張、未加密的電子設(shè)備上記錄或存儲(chǔ)涉密信息。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的涉密檔案，確保檔案的完整性。2.對(duì)收集到的涉密檔案進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)的文件和資料。3.將整理好的涉密檔案按照密級(jí)和類別進(jìn)行分類，填寫檔案移交清單，及時(shí)移交檔案管理部門。五、涉密檔案的整理與存儲(chǔ)（一）整理要求1.檔案管理部門對(duì)接收的涉密檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，確保檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)涉密檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理。3.對(duì)涉密檔案的電子文檔進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄。（二）存儲(chǔ)要求1.涉密檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的保密檔案室或保密柜中，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.保密檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能，安裝必要的監(jiān)控設(shè)備和報(bào)警裝置。3.對(duì)存儲(chǔ)的涉密檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量不受影響。4.電子涉密檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。六、涉密檔案的使用與借閱（一）使用要求1.因工作需要使用涉密檔案的人員，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。2.使用涉密檔案時(shí)，應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出辦公區(qū)域。3.嚴(yán)禁在使用涉密檔案過(guò)程中進(jìn)行拍照、復(fù)印、掃描等操作，如需復(fù)制，必須經(jīng)過(guò)審批并采取相應(yīng)的保密措施。4.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將涉密檔案歸還檔案管理部門，并清理使用現(xiàn)場(chǎng)。（二）借閱要求1.借閱涉密檔案必須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，涉及絕密級(jí)檔案的，還需公司高層管理人員審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理借閱手續(xù)，發(fā)放涉密檔案，并對(duì)借閱情況進(jìn)行登記。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還涉密檔案，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管涉密檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他目的。七、涉密檔案的傳遞與交換（一）傳遞要求1.涉密檔案的傳遞應(yīng)通過(guò)專人或機(jī)要通信渠道進(jìn)行，確保檔案的安全。2.傳遞涉密檔案時(shí)，應(yīng)使用專用的文件袋或信封，并在封口處加蓋密封章。3.傳遞過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格登記傳遞時(shí)間、地點(diǎn)、人員等信息，確保檔案的流向可追溯。（二）交換要求1.與外部單位進(jìn)行涉密檔案交換時(shí)，必須簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.交換的涉密檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，并在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行交接。3.交接過(guò)程中，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。八、涉密檔案的保密措施（一）人員管理1.對(duì)涉及涉密檔案管理的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密承諾書。2.定期對(duì)涉密人員進(jìn)行保密教育和考核，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。3.對(duì)離職的涉密人員，及時(shí)收回其持有的涉密檔案，并進(jìn)行離職審計(jì)和保密提醒。（二）物理防護(hù)1.加強(qiáng)對(duì)保密檔案室、保密柜等存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)，設(shè)置門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備。2.對(duì)辦公區(qū)域內(nèi)涉及涉密檔案的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備進(jìn)行加密管理，安裝殺毒軟件和防火墻。3.嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上處理和存儲(chǔ)涉密檔案。（三）技術(shù)防范1.采用先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)涉密檔案進(jìn)行加密處理，確保檔案在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。2.建立涉密檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)涉密檔案的信息化管理和監(jiān)控。3.定期對(duì)涉密檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞修復(fù)，防止信息泄露。九、涉密檔案的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司保密工作部門定期對(duì)各部門的涉密檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)涉密檔案的日常管理進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)現(xiàn)的保密違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）檢查內(nèi)容1.涉密檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.涉密檔案的存儲(chǔ)、使用、傳遞等環(huán)節(jié)的保密措施落實(shí)情況。3.涉密人員的保密意識(shí)和操作規(guī)范。4.保密設(shè)備和設(shè)施的運(yùn)行情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理，并依法追究相關(guān)責(zé)任。3.對(duì)因保密工作不力導(dǎo)致公司機(jī)密信息泄露的，要及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。十、涉密檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.檔案管理部門定期對(duì)涉密檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級(jí)。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門和保密工作部門共同進(jìn)行。3.根據(jù)檔案的價(jià)值和保密要求，對(duì)超過(guò)保管期限或已失去保密價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）銷毀要求1.對(duì)鑒定后需要銷毀的涉密檔案，應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)