檔案保存管理辦法一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的科學管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織的工作效率和管理水平，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動和歷史面貌，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，進行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育。定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全與完整。2.各部門負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門移交。明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。在工作中積極利用檔案資源，為公司/組織的決策和業(yè)務工作提供支持。二、檔案的收集（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要、合同協(xié)議等。2.科技檔案：涵蓋科研項目、工程建設、設備儀器等方面的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)、報告等。3.人事檔案：員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓、工資待遇等材料。4.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預決算等資料。5.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務特點，收集與業(yè)務活動相關的合同、訂單、客戶資料、業(yè)務報表等檔案。6.其他檔案：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實物檔案（證書、獎杯、紀念品等）以及電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案收集齊全。2.檔案收集應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對于重要文件和資料，應實行雙套制或多套制保存，確保檔案的安全性。4.收集的檔案應進行初步整理，分類清晰，便于后續(xù)的移交和管理。（三）收集程序1.各部門檔案收集責任人定期對本部門的文件資料進行清理和核對，將應歸檔的檔案進行分類整理。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。3.在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的檔案連同移交清單一并移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。三、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的工作效率。（二）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照順序排列，裝訂成冊。2.科技檔案根據(jù)項目、專業(yè)等進行分類，如科研項目檔案可按項目階段進行分類。編制檔案目錄，包括項目名稱、文件編號、日期、責任者等信息。對圖紙等特殊載體的檔案進行折疊、裱糊等處理，確保整齊美觀。3.人事檔案按照檔案內(nèi)容的類別進行分類，如履歷類、考核類、培訓類等。對每份材料進行編號、編目，填寫檔案目錄。建立人事檔案電子信息庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.財務檔案按照會計年度進行分類，如憑證類、賬簿類、報表類等。編制檔案目錄，注明檔案的名稱、年度、保管期限等。對會計憑證進行裝訂，加封皮并注明相關信息。5.業(yè)務檔案根據(jù)業(yè)務類型和流程進行分類，如銷售業(yè)務檔案可按客戶、訂單等進行分類。建立業(yè)務檔案索引，方便查詢和利用。對業(yè)務檔案中的合同等重要文件進行單獨編號和管理。（三）整理要求1.整理工作應在檔案收集后及時進行，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.整理過程中應嚴格按照分類標準進行，不得隨意打亂檔案的內(nèi)在聯(lián)系。3.編目信息應準確、完整，便于檔案的檢索和利用。4.整理后的檔案應整齊規(guī)范，便于保管和查閱。四、檔案的鑒定（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，科學合理地確定檔案的保管期限。2.堅持全面審查、綜合分析的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家以及檔案管理人員組成。負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否重要，是否反映公司/組織的主要工作活動和歷史面貌。2.分析檔案的現(xiàn)實利用價值，判斷其對當前工作的參考作用。3.根據(jù)檔案的形成時間、保存狀況等因素，確定其保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司/組織、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：主要是指反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：對于在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，保管期限為[X]年。（五）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對清單中的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.填寫檔案鑒定表，注明檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定意見等信息。4.根據(jù)鑒定結(jié)果，對確定銷毀的檔案編制銷毀清單，報公司/組織領導審批。五、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍]，相對濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.檔案庫房應與辦公區(qū)域、生活區(qū)適當分開，確保檔案的安全。（二）保管設備1.配備檔案密集架、檔案柜等存儲設備，對檔案進行分類存放。2.安裝溫濕度監(jiān)測設備、消防設備、防盜報警設備等，確保庫房環(huán)境安全。3.配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機等，用于檔案的管理和利用。（三）檔案上架1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊上架存放。2.在檔案架上標明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找。3.對特殊載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，應采取相應的保管措施，確保其安全和完整。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的可讀性。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失或損壞。4.定期對檔案庫房進行清潔和消毒，保持庫房環(huán)境整潔。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，如整理的檔案數(shù)量、分類情況等。3.檔案的利用情況統(tǒng)計，如借閱次數(shù)、查閱人數(shù)、利用效果等。4.檔案保管狀況統(tǒng)計，如庫房溫濕度記錄、設備運行情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案信息進行自動化統(tǒng)計分析。3.定期撰寫檔案統(tǒng)計報告，向上級領導和相關部門匯報檔案管理工作情況。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，如實反映檔案管理工作的實際情況。2.統(tǒng)計工作應規(guī)范化、制度化，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的連續(xù)性和可比性。3.對統(tǒng)計結(jié)果進行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則，嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.服務公司/組織發(fā)展原則，積極為公司/組織的各項工作提供檔案信息支持。3.確保檔案安全原則，在利用檔案過程中，不得損壞、丟失或泄露檔案信息。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯(lián)系、合作等需要查閱檔案，須經(jīng)公司/組織相關領導批準。3.司法機關、行政機關等因辦案需要查閱檔案，應按照法定程序辦理相關手續(xù)。（三）利用程序1.內(nèi)部查閱查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請，提供相應的檔案供查閱人使用，并做好查閱登記。2.外部查閱外單位查閱檔案，須提前向公司/組織提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等。經(jīng)公司/組織相關領導批準后，檔案管理部門與外單位查閱人員簽訂檔案查閱保密協(xié)議。查閱人員在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自摘抄、復制、拍照等，確需復制的，須經(jīng)檔案管理部門同意。3.司法機關查閱司法機關查閱檔案，應出具相關法律文書和工作證件。檔案管理部門按照法律程序，提供所需檔案，并做好登記。（四）利用反饋1.查閱人利用檔案后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并反饋利用效果。2.檔案管理部門對利用反饋信息進行整理和分析，不斷改進檔案管理工作，提高服務質(zhì)量。八、檔案的銷毀（一）銷毀原則1.嚴格按照檔案鑒定結(jié)果進行銷毀，確保銷毀檔案的準確性。2.銷毀過程應符合國家有關法律法規(guī)和環(huán)保要求，防止檔案信息泄露和環(huán)境污染。（二）銷毀程序1.對經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、形成時間