檔案合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案合同管理，確保檔案合同的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護公司/組織合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案合同的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案合同管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案合同的統(tǒng)一管理，確保管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：檔案合同應(yīng)如實反映業(yè)務(wù)活動的真實情況，確保內(nèi)容完整，不得擅自篡改、偽造或銷毀。3.安全保密原則：加強檔案合同的安全防護措施，確保檔案合同信息不泄露，維護公司/組織的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案合同的作用，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持，提高檔案合同的利用效率。二、檔案合同管理機構(gòu)及職責(zé)（一）管理機構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案合同管理部門（以下簡稱“檔案部門”），負(fù)責(zé)檔案合同的集中管理。檔案部門應(yīng)配備專業(yè)的管理人員，負(fù)責(zé)檔案合同的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）職責(zé)分工1.檔案部門職責(zé)制定和完善檔案合同管理制度和流程，并組織實施。負(fù)責(zé)檔案合同的接收、登記、分類、編號、裝訂等整理工作。建立檔案合同保管庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案合同的安全保管。定期對檔案合同進行鑒定，確定檔案合同的保管期限，對已到保管期限的檔案合同提出處置意見。負(fù)責(zé)檔案合同的統(tǒng)計工作，及時掌握檔案合同的數(shù)量、種類、保管期限等情況。為公司/組織各部門提供檔案合同查閱、借閱等利用服務(wù)，并做好記錄。對檔案合同管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成的檔案合同的收集、整理，并定期移交檔案部門。協(xié)助檔案部門做好檔案合同的鑒定、統(tǒng)計等工作。在業(yè)務(wù)活動中需要查閱、借閱檔案合同時，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.其他部門職責(zé)配合檔案部門做好檔案合同管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。在工作中發(fā)現(xiàn)涉及檔案合同的問題，及時向檔案部門報告。三、檔案合同的收集與整理（一）收集范圍1.各類業(yè)務(wù)合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。2.與合同相關(guān)的協(xié)議、補充合同、變更記錄、往來信函、會議紀(jì)要等文件資料。3.合同履行過程中產(chǎn)生的各類憑證，如發(fā)票、送貨單、驗收報告、付款憑證等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂生效后[X]個工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案合同應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽章齊全，確保真實有效。3.對于電子合同，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和備份，確保電子數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型等進行分類，如采購合同類、銷售合同類等。2.編號：為每份檔案合同編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.裝訂：將合同原件及相關(guān)資料按照一定順序進行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案合同目錄，注明合同編號、名稱、簽訂日期、當(dāng)事人、金額等信息，便于快速檢索。四、檔案合同的保管（一）保管期限檔案合同的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況確定，一般分為短期（[X]年以下）、中期（[X]年至[X]年）和長期（[X]年以上）。具體保管期限如下：1.涉及重要資產(chǎn)、重大權(quán)益的合同，保管期限為[X]年。2.一般業(yè)務(wù)合同，保管期限為[X]年。3.臨時性、一次性業(yè)務(wù)合同，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案合同應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案合同應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于重要的檔案合同，可采取異地備份等措施，防止因自然災(zāi)害等原因造成數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案合同進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案合同應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案合同的完整性。3.嚴(yán)格控制檔案合同的查閱、借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案合同帶出庫房。五、檔案合同的鑒定與處置（一）鑒定1.檔案部門應(yīng)定期對檔案合同進行鑒定，確定檔案合同的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案部門牽頭，組織業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同進行。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報告，注明檔案合同的編號、名稱、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。（二）處置1.對于已到保管期限且無保存價值的檔案合同，經(jīng)批準(zhǔn)后可進行銷毀。2.銷毀檔案合同應(yīng)填寫銷毀清單，注明檔案合同的編號、名稱、數(shù)量等信息，由檔案部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案合同應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，并做好記錄。4.對于仍有保存價值但保管期限已滿的檔案合同，可進行延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保存等處置。六、檔案合同的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案合同，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、合同編號、名稱等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案部門應(yīng)對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。3.查閱檔案合同應(yīng)在檔案部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案合同帶出查閱場所，不得在檔案合同上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案合同歸還檔案部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案合同，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、合同編號、名稱、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案合同，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案合同內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案合同歸還檔案部門，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案合同有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案合同的信息化管理（一）建立檔案合同管理系統(tǒng)公司/組織應(yīng)建立檔案合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案合同的電子化管理。檔案合同管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案合同的錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計、借閱管理等功能，提高檔案合同管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案合同管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案合同管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和一致性。3.加強對檔案合同管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）電子檔案管理1.按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定，對電子檔案合同進行分類、編號、存儲等管理。2.定期對電子檔案合同進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。3.確保電子檔案合同的可讀性和可利用性，定期對電子檔案合同的格式進行轉(zhuǎn)換和更新。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制公司/組織應(yīng)建立檔案合同管理監(jiān)督機制，定期對檔案合同管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案合同管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案合同的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作的開展情況。3.檔案合同查閱、借閱等