樣品接樣管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品接樣管理工作，規(guī)范接樣流程，確保樣品接收、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司涉及的各類樣品接樣管理工作，包括但不限于客戶送樣、內(nèi)部送檢、外部委托送樣等。（三）職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶溝通樣品接樣相關(guān)事宜，包括送樣要求、檢測項(xiàng)目、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等；及時(shí)將客戶送樣信息傳遞給接樣部門，并跟進(jìn)樣品檢測進(jìn)度和結(jié)果反饋。2.接樣部門負(fù)責(zé)樣品的接收、登記、編號(hào)、標(biāo)識(shí)等工作；按照規(guī)定流程對(duì)樣品進(jìn)行流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)和保管，確保樣品質(zhì)量不受影響；定期對(duì)樣品接樣情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。3.檢測部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門的要求和接樣部門提供的樣品信息，按時(shí)、準(zhǔn)確地完成樣品檢測工作；對(duì)檢測過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況及時(shí)反饋給接樣部門和業(yè)務(wù)部門。4.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)對(duì)樣品接樣管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保接樣流程符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定；對(duì)樣品檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性進(jìn)行評(píng)估。二、接樣流程（一）接樣前準(zhǔn)備1.接樣人員培訓(xùn)接樣人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉樣品接樣流程、檢測項(xiàng)目要求、樣品特性及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括接樣操作規(guī)范、樣品識(shí)別與標(biāo)識(shí)、安全防護(hù)知識(shí)等，培訓(xùn)后應(yīng)進(jìn)行考核，合格后方可上崗。2.接樣環(huán)境與設(shè)施準(zhǔn)備確保接樣場所清潔、通風(fēng)良好，具備必要的防護(hù)設(shè)施和設(shè)備，如防護(hù)手套、口罩、護(hù)目鏡、溫濕度控制設(shè)備等。接樣設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行校準(zhǔn)和維護(hù)，確保其準(zhǔn)確性和可靠性。3.接樣文件準(zhǔn)備準(zhǔn)備好各類接樣記錄表格、樣品標(biāo)簽、檢測委托書等文件。接樣記錄表格應(yīng)包含樣品基本信息、送樣人信息、接樣時(shí)間、檢測項(xiàng)目等內(nèi)容；樣品標(biāo)簽應(yīng)注明樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格、來源、接樣日期等信息。（二）接樣受理1.送樣預(yù)約業(yè)務(wù)部門在接到客戶送樣需求后，應(yīng)提前與客戶溝通送樣時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并將送樣預(yù)約情況及時(shí)通知接樣部門。接樣部門根據(jù)送樣預(yù)約情況，合理安排接樣人員和接樣時(shí)間。2.樣品接收接樣人員在約定時(shí)間到達(dá)接樣地點(diǎn)，與送樣人進(jìn)行交接。首先核對(duì)送樣人身份信息，確認(rèn)無誤后，按照送樣清單逐一核對(duì)樣品數(shù)量、規(guī)格、外觀等信息，并檢查樣品包裝是否完好。對(duì)于不符合要求的樣品，應(yīng)及時(shí)與送樣人溝通，要求其補(bǔ)充或更換樣品。3.樣品登記接樣人員對(duì)接收的樣品進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫接樣記錄表格。登記內(nèi)容應(yīng)包括樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、送樣人信息、接樣時(shí)間、檢測項(xiàng)目等。同時(shí)，在樣品標(biāo)簽上注明樣品編號(hào)，并將樣品標(biāo)簽粘貼在樣品包裝上。4.樣品編號(hào)樣品編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于樣品的識(shí)別、管理和追溯。編號(hào)規(guī)則應(yīng)提前制定并向相關(guān)人員公布，編號(hào)應(yīng)包含年份、部門代碼、順序號(hào)等信息。例如，2023JY001，表示2023年接樣部門接收的第1個(gè)樣品。5.樣品標(biāo)識(shí)除了在樣品包裝上粘貼樣品標(biāo)簽外，還應(yīng)對(duì)樣品存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確保樣品存放位置清晰可辨。標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格、存儲(chǔ)條件等信息。對(duì)于有特殊要求的樣品，如易燃易爆、有毒有害等，應(yīng)在樣品標(biāo)識(shí)上注明相應(yīng)的警示標(biāo)識(shí)。（三）樣品流轉(zhuǎn)1.流轉(zhuǎn)交接接樣人員接收樣品后，應(yīng)及時(shí)將樣品及相關(guān)信息傳遞給檢測部門。交接時(shí)，雙方應(yīng)填寫樣品流轉(zhuǎn)交接記錄，明確交接時(shí)間、交接人、樣品數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息，并簽字確認(rèn)。2.流轉(zhuǎn)過程監(jiān)控在樣品流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)確保樣品的安全和完整性，避免樣品受到損壞、污染或丟失。對(duì)于需要特殊運(yùn)輸條件的樣品，如低溫、避光、防震等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，并確保運(yùn)輸過程符合要求。同時(shí)，應(yīng)建立樣品流轉(zhuǎn)跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握樣品在各個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（四）樣品存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)環(huán)境要求根據(jù)樣品特性和檢測要求，設(shè)置合適的樣品存儲(chǔ)環(huán)境。存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)滿足溫濕度、光照、通風(fēng)等條件要求，確保樣品質(zhì)量不受影響。對(duì)于易揮發(fā)、易氧化、易變質(zhì)的樣品，應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)措施，如密封保存、低溫冷藏、避光存儲(chǔ)等。2.存儲(chǔ)區(qū)域劃分樣品存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)進(jìn)行合理劃分，分為常溫區(qū)、低溫區(qū)、特殊樣品區(qū)等。不同區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于樣品的分類存放和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行清潔和消毒，防止樣品受到污染。3.庫存管理建立樣品庫存管理制度，定期對(duì)樣品進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保賬物相符。對(duì)于超過保存期限或已無檢測價(jià)值的樣品，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理，如報(bào)廢、銷毀等，并做好記錄。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新樣品庫存信息，為樣品管理和檢測工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。（五）樣品處置1.檢測后樣品處置檢測部門完成樣品檢測后，應(yīng)根據(jù)檢測結(jié)果對(duì)樣品進(jìn)行處置。對(duì)于檢測合格的樣品，按照客戶要求或公司規(guī)定進(jìn)行返還或留存；對(duì)于檢測不合格的樣品，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門和客戶，并按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行處理，如封存、銷毀等。2.特殊情況樣品處置對(duì)于在接樣、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)或檢測過程中出現(xiàn)異常情況的樣品，如樣品損壞、污染、丟失等，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。同時(shí)，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)異常情況進(jìn)行調(diào)查和分析，采取糾正措施，防止類似情況再次發(fā)生。三、質(zhì)量控制（一）接樣過程質(zhì)量控制1.接樣人員操作規(guī)范接樣人員應(yīng)嚴(yán)格按照接樣操作規(guī)范進(jìn)行操作，確保接樣過程的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。在接樣過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)樣品信息，避免出現(xiàn)信息錯(cuò)誤或遺漏；對(duì)于樣品的包裝、外觀等進(jìn)行仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.接樣記錄審核接樣記錄填寫完成后，應(yīng)由接樣部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)通知接樣人員進(jìn)行修改和完善，確保接樣記錄真實(shí)可靠。（二）樣品流轉(zhuǎn)質(zhì)量控制1.流轉(zhuǎn)交接記錄審核樣品流轉(zhuǎn)交接記錄填寫完成后，應(yīng)由交接雙方的部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括交接記錄的完整性、準(zhǔn)確性、簽字確認(rèn)情況等方面。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)通知交接雙方進(jìn)行整改，確保樣品流轉(zhuǎn)交接記錄真實(shí)有效。2.流轉(zhuǎn)過程監(jiān)控質(zhì)量管理部門應(yīng)定期對(duì)樣品流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行監(jiān)控，檢查樣品流轉(zhuǎn)是否符合規(guī)定流程，流轉(zhuǎn)過程中的防護(hù)措施是否到位，樣品是否存在損壞、污染等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保樣品流轉(zhuǎn)質(zhì)量。（三）樣品存儲(chǔ)質(zhì)量控制1.存儲(chǔ)環(huán)境監(jiān)測定期對(duì)樣品存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測，包括溫濕度、光照、通風(fēng)等指標(biāo)的監(jiān)測。監(jiān)測結(jié)果應(yīng)記錄在案，對(duì)于不符合存儲(chǔ)環(huán)境要求的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整，確保樣品存儲(chǔ)質(zhì)量。2.庫存盤點(diǎn)與清查按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)樣品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保賬物相符。對(duì)于盤點(diǎn)和清查中發(fā)現(xiàn)的問題，如樣品丟失、損壞、賬物不符等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并采取相應(yīng)的糾正措施，防止類似問題再次發(fā)生。（四）檢測結(jié)果質(zhì)量控制1.檢測報(bào)告審核檢測部門出具的檢測報(bào)告應(yīng)由質(zhì)量管理部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檢測方法的合理性、檢測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、報(bào)告格式的規(guī)范性等方面。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)通知檢測部門進(jìn)行修改和完善，確保檢測報(bào)告真實(shí)可靠。2.能力驗(yàn)證與內(nèi)部質(zhì)量控制定期參加外部能力驗(yàn)證活動(dòng)，驗(yàn)證公司檢測能力的準(zhǔn)確性和可靠性。同時(shí)，開展內(nèi)部質(zhì)量控制工作，如采用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控、參加實(shí)驗(yàn)室間比對(duì)等，確保檢測結(jié)果的質(zhì)量。四、安全管理（一）接樣人員安全防護(hù)接樣人員在接樣過程中應(yīng)佩戴必要的安全防護(hù)用品，如防護(hù)手套、口罩、護(hù)目鏡等。對(duì)于接觸易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)樣品的接樣人員，應(yīng)根據(jù)樣品特性配備相應(yīng)的特殊防護(hù)裝備，并嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。（二）樣品存儲(chǔ)安全管理1.存儲(chǔ)區(qū)域安全設(shè)施樣品存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、通風(fēng)設(shè)備、防盜設(shè)施等。安全設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.危險(xiǎn)樣品存儲(chǔ)管理對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)樣品，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存儲(chǔ)，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)識(shí)。存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)具備防火、防爆、防毒、防泄漏等安全防護(hù)措施，確保危險(xiǎn)樣品的存儲(chǔ)安全。（三）樣品流轉(zhuǎn)安全管理1.運(yùn)輸安全要求在樣品流轉(zhuǎn)過程中，對(duì)于需要運(yùn)輸?shù)臉悠?，?yīng)根據(jù)樣品特性選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸工具，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。運(yùn)輸過程中應(yīng)確保樣品的安全和完整，避免樣品受到損壞、污染或丟失。2.運(yùn)輸文件與標(biāo)識(shí)樣品運(yùn)輸過程中應(yīng)隨附必要的運(yùn)輸文件，如檢測委托書、樣品清單等。同時(shí)，在樣品包裝上應(yīng)注明樣品編號(hào)、名稱、規(guī)格、運(yùn)輸要求等信息，便于運(yùn)輸過程中的識(shí)別和管理。（四）應(yīng)急處理措施1.應(yīng)急預(yù)案制定制定樣品接樣管理應(yīng)急預(yù)案，明確在接樣、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)等過程中可能出現(xiàn)的安全事故類型及相應(yīng)的應(yīng)急處理措施。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急救援措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急演練與培訓(xùn)定期組織應(yīng)急演練，對(duì)