標(biāo)準(zhǔn)擋案管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織的工作效率和管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及所屬單位在各項工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的歷史過程和實際情況。3.完整性原則。全面收集、整理和保存公司/組織在不同階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全配套。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（四）管理職責(zé)1.公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門配備專業(yè)檔案管理人員，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理的相關(guān)工作。3.公司/組織負(fù)責(zé)人對檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費、設(shè)施設(shè)備等得到保障。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司/組織各部門及所屬單位在開展各項工作過程中，應(yīng)明確檔案形成的責(zé)任，將檔案工作納入工作計劃和工作流程，確保檔案的及時形成。2.檔案形成應(yīng)遵循真實、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的要求，使用統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案內(nèi)容清晰、字跡工整、圖像清晰、載體可靠。（二）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；各類會議文件、紀(jì)要；工作計劃、總結(jié)、報告；規(guī)章制度、辦法、細(xì)則；人事檔案、勞動合同；印章管理文件；行政事務(wù)處理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、項目管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、記錄等。3.財務(wù)會計類檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.基本建設(shè)類檔案：涉及公司/組織新建、改建、擴(kuò)建項目的項目建議書、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收文件等。5.設(shè)備儀器類檔案：包括設(shè)備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、運行記錄、報廢文件等。6.聲像電子類檔案：照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等存儲的與公司/組織工作相關(guān)的影像資料、電子文件等。（三）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，定期對本部門形成的檔案進(jìn)行整理和收集，確保檔案的齊全完整。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)及時收集，并指定專人負(fù)責(zé)跟蹤管理。3.對歸檔的電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。4.檔案收集過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的內(nèi)容和數(shù)量，對不符合要求的檔案及時進(jìn)行補充或修正。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，結(jié)合公司/組織實際情況，采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法。2.年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行分類。3.機構(gòu)（問題）：根據(jù)公司/組織內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，將檔案分為不同的類別。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案劃分為永久、定期（[X]年、[X]年等）保管。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊牢固。2.分類：按照分類方法，將文件材料歸入相應(yīng)的類別和年度。3.排列：在每一類別內(nèi)，按照文件的時間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.編號：為每份文件編制唯一的檔號，檔號應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類、年度、保管期限等信息。5.編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號、年度、保管期限等信息。（四）電子文件整理1.電子文件應(yīng)按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類整理，建立清晰的邏輯結(jié)構(gòu)。2.對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范填寫，確保元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和背景信息。3.按照電子文件的存儲格式和存儲位置，建立相應(yīng)的存儲目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序上架存放，便于查找和管理。2.檔案盒應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，不得隨意堆放或倒置。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為[X]年、[X]年等。2.確定檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況，綜合考慮檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用需求等因素。（四）檔案鑒定與銷毀1.公司/組織應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容和利用價值等，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。（五）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.嚴(yán)格按照檔案利用規(guī)定和審批程序，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部合法需求者提供檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。3.出具證明：根據(jù)公司/組織或外部單位的需求，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途和有效期限。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用者姓名、所在部門、利用目的、檔案名稱及數(shù)量、歸還時間等信息。（四）數(shù)字化利用1.公司/組織應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和遠(yuǎn)程利用。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。檔案管理部門應(yīng)制定數(shù)字化檔案的使用規(guī)定，規(guī)范利用流程，保障數(shù)字化檔案的安全。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等全過程的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的自動化、規(guī)范化和智能化。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，提升檔案信息服務(wù)水平，為公司/組織的決策和發(fā)展提供有力支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、掃描上傳和分類存儲，支持多種格式的電子文件存儲。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔號、題名、文號、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，快速定位所需檔案信息。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱情況，設(shè)置借閱期限提醒，實現(xiàn)對檔案借閱的全程跟蹤。4.權(quán)限管理：根據(jù)用戶角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計分析：對檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器和存儲設(shè)備，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，定期進(jìn)行安全檢