機(jī)關(guān)存貨管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)存貨管理，規(guī)范存貨采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等行為，保障機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高存貨使用效益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的存貨管理。存貨是指機(jī)關(guān)在日常工作中為耗用或出售而儲(chǔ)存的各種資產(chǎn)，包括辦公用品、材料物資、低值易耗品、固定資產(chǎn)等。（三）基本原則1.合法性原則：存貨管理應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.效益性原則：優(yōu)化存貨配置，提高存貨使用效益，降低存貨成本。3.歸口管理原則：按照職能分工，明確各部門在存貨管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理。4.內(nèi)部控制原則：建立健全存貨管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范存貨管理風(fēng)險(xiǎn)。（四）職責(zé)分工1.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)關(guān)存貨管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)辦公用品、材料物資等存貨的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放等工作。定期組織存貨盤點(diǎn)，編制盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析和處理。協(xié)調(diào)各部門之間的存貨管理工作，監(jiān)督檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)制定存貨財(cái)務(wù)管理制度，監(jiān)督存貨采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)核算。審核存貨采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，控制存貨采購(gòu)成本。參與存貨盤點(diǎn)工作，對(duì)存貨盤盈、盤虧情況進(jìn)行賬務(wù)處理。3.使用部門負(fù)責(zé)編制本部門存貨需求計(jì)劃，經(jīng)審批后提交給機(jī)關(guān)辦公室。按照規(guī)定辦理存貨領(lǐng)用手續(xù)，合理使用存貨，節(jié)約使用資源。配合機(jī)關(guān)辦公室做好存貨盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)資料和信息。二、存貨采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前編制存貨需求計(jì)劃，詳細(xì)注明存貨的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等，并提交給機(jī)關(guān)辦公室。2.機(jī)關(guān)辦公室對(duì)各部門提交的存貨需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合存貨庫(kù)存情況，編制年度存貨采購(gòu)計(jì)劃。年度存貨采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性的存貨采購(gòu)需求，使用部門應(yīng)填寫《臨時(shí)存貨采購(gòu)申請(qǐng)表》，說明采購(gòu)原因、采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給機(jī)關(guān)辦公室。機(jī)關(guān)辦公室審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如遇特殊情況，可先電話請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后采購(gòu)，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（二）采購(gòu)實(shí)施1.機(jī)關(guān)辦公室根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃和臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表，按照政府采購(gòu)相關(guān)規(guī)定和程序，組織實(shí)施存貨采購(gòu)。采購(gòu)方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)、詢價(jià)等，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求選擇合適的采購(gòu)方式。2.在采購(gòu)過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和采購(gòu)程序，確保采購(gòu)活動(dòng)的公開、公平、公正。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。3.采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。對(duì)于重要存貨或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和驗(yàn)收，確保采購(gòu)商品符合要求。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.存貨到貨后，機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)存貨的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。對(duì)于技術(shù)含量較高的存貨，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的存貨，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《存貨驗(yàn)收單》，簽字確認(rèn)后交機(jī)關(guān)辦公室。機(jī)關(guān)辦公室將驗(yàn)收單與采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)憑證進(jìn)行核對(duì)，無誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。3.驗(yàn)收不合格的存貨，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。三、存貨保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)設(shè)置1.機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)置專門的存貨倉(cāng)庫(kù)，用于存放各類存貨。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保存貨的安全存放。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放辦公用品、材料物資、低值易耗品、固定資產(chǎn)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于存貨的分類管理和查找。（二）入庫(kù)管理1.存貨入庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)《存貨驗(yàn)收單》，對(duì)存貨的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行再次核對(duì)，無誤后辦理入庫(kù)手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照存貨的類別、品種、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，并建立存貨臺(tái)賬，詳細(xì)記錄存貨的入庫(kù)日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.對(duì)于貴重物品、易燃易爆物品等特殊存貨，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放和管理，并采取相應(yīng)的安全防范措施。（三）保管措施1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)存貨進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保存貨的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等信息準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)存貨有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告機(jī)關(guān)辦公室，并查明原因，進(jìn)行相應(yīng)的處理。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥整潔，溫度、濕度應(yīng)符合存貨保管要求。對(duì)于易受潮、易生銹的存貨，應(yīng)采取防潮、防銹措施。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)管理制度，不得擅自離崗、串崗，確保倉(cāng)庫(kù)安全。（四）庫(kù)存盤點(diǎn)1.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)定期組織存貨盤點(diǎn)工作，原則上每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)工作應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)方法、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員等內(nèi)容。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)存貨進(jìn)行逐一清點(diǎn)，并填寫《存貨盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄存貨的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、存放位置等信息。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)將《存貨盤點(diǎn)表》與存貨臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，編制《存貨盤點(diǎn)報(bào)告》，說明盤點(diǎn)情況、盤盈盤虧原因及處理建議等。如盤盈盤虧金額較大，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.對(duì)于盤盈的存貨，應(yīng)按照規(guī)定辦理入賬手續(xù)；對(duì)于盤虧的存貨，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后核銷；屬于責(zé)任人原因造成的，應(yīng)責(zé)令責(zé)任人賠償；屬于自然災(zāi)害等不可抗力因素造成的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、存貨領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門需要領(lǐng)用存貨時(shí)，應(yīng)填寫《存貨領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用存貨的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給機(jī)關(guān)辦公室。2.機(jī)關(guān)辦公室根據(jù)存貨庫(kù)存情況和審批后的《存貨領(lǐng)用申請(qǐng)表》，辦理存貨領(lǐng)用手續(xù)。對(duì)于限量領(lǐng)用的存貨，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《存貨領(lǐng)用申請(qǐng)表》，發(fā)放存貨，并在存貨臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用數(shù)量等信息。4.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取存貨時(shí)，應(yīng)核對(duì)存貨的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，確認(rèn)無誤后簽字領(lǐng)取。（二）領(lǐng)用審批1.對(duì)于一般性存貨的領(lǐng)用，由機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于貴重物品、大批量存貨或金額較大的存貨領(lǐng)用，應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）退庫(kù)管理1.使用部門領(lǐng)用的存貨如有剩余，應(yīng)及時(shí)辦理退庫(kù)手續(xù)。退庫(kù)時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《存貨退庫(kù)申請(qǐng)表》，注明退庫(kù)原因、退庫(kù)存貨的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交給機(jī)關(guān)辦公室。2.機(jī)關(guān)辦公室審核后，通知倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理退庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照退庫(kù)申請(qǐng)，對(duì)退庫(kù)存貨進(jìn)行驗(yàn)收，無誤后辦理入庫(kù)手續(xù)，并在存貨臺(tái)賬上記錄退庫(kù)日期、退庫(kù)部門、退庫(kù)人員、退庫(kù)數(shù)量等信息。五、存貨核算管理（一）財(cái)務(wù)核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照國(guó)家財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定，對(duì)存貨采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。2.存貨采購(gòu)成本包括購(gòu)買價(jià)款、相關(guān)稅費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以及其他可歸屬于存貨采購(gòu)成本的費(fèi)用。財(cái)務(wù)部門應(yīng)準(zhǔn)確核算存貨采購(gòu)成本，并按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。3.存貨發(fā)出時(shí)，應(yīng)按照先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法等方法確定發(fā)出存貨的實(shí)際成本，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（二）定期核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與機(jī)關(guān)辦公室核對(duì)存貨賬目，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)存貨臺(tái)賬和會(huì)計(jì)憑證，編制存貨明細(xì)表，與機(jī)關(guān)辦公室的存貨臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)。2.每年年末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)參與存貨盤點(diǎn)工作，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行審核，并根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行相應(yīng)的處理。六、監(jiān)督檢查與獎(jiǎng)懲（一）監(jiān)督檢查1.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)定期對(duì)各部門的存貨管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查存貨采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、存貨驗(yàn)收制度的落實(shí)情況、存貨保管措施的執(zhí)行情況、存貨領(lǐng)用手續(xù)的辦理情況等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)存貨財(cái)務(wù)核算的監(jiān)督檢查，確保財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二