檔案管理辦法范本一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的歷史面貌和實際情況。3.完整性原則。檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司/組織工作的各個方面。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理辦法并組織實施。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案。3.對檔案進行分類、編目、編號、裝訂等整理工作，建立健全檔案檢索工具。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.按照規(guī)定向國家綜合檔案館和有關(guān)部門移交檔案。6.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息服務(wù)。7.對公司/組織各部門及所屬單位的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）各部門檔案管理職責(zé)各部門應(yīng)明確一名負責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，不斷提高本部門檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議記錄、紀要，工作計劃、總結(jié)，人事任免、獎懲，公文處理，印章管理等方面的檔案。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團工作等方面的檔案。3.經(jīng)營管理類：包括市場調(diào)研、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、物資管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)管理、設(shè)備管理等方面的檔案。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計、生產(chǎn)流程、技術(shù)標(biāo)準、技術(shù)改造、設(shè)備維護等方面的檔案。5.基本建設(shè)類：包括工程項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的檔案。6.會計檔案類：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、審計報告等方面的檔案。7.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、事件等方面的檔案。8.電子檔案類：包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料等檔案。（二）檔案編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。編號方法如下：1.一級編號：采用大寫英文字母表示檔案類別，如“A”表示行政管理類，“B”表示黨群工作類等。2.二級編號：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示該類別下的具體檔案門類，如“A1”表示公司設(shè)立文件，“A2”表示公司章程等。3.三級編號：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示該門類下的具體檔案順序號，如“A1001”表示公司設(shè)立的第一份文件。4.電子檔案編號在紙質(zhì)檔案編號基礎(chǔ)上，添加“E”標(biāo)識，如“A1001E”表示該紙質(zhì)檔案對應(yīng)的電子檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保本部門工作中產(chǎn)生的各類文件材料及時、完整地收集起來。2.文件材料形成后，承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理好，移交本部門檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門移交的文件材料進行檢查，對不符合要求的，及時退回并要求補充完善。4.對于公司/組織重大活動、重要項目等形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，進行全程跟蹤收集。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類整理。2.整理檔案時，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂、編頁、編目、裝盒等工作；對電子檔案，應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接、分類存儲等工作。4.檔案整理過程中，應(yīng)編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照編號順序排列上架，存放整齊有序，便于查找。2.對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負責(zé)人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.需要復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司/組織各項工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供檔案資料。2.對于利用檔案形成的編研成果，如大事記、組織沿革、專題匯編等，應(yīng)及時整理歸檔，供公司/組織內(nèi)部共享。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和規(guī)律，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準1.根據(jù)檔案保管期限表，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐卷審查，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門負責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱利用、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門