檔案應急管理辦法一、總則（一）目的為有效應對各類突發(fā)事件，確保公司/組織檔案的安全與完整，保障檔案在應急狀態(tài)下能夠及時、準確地提供利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內各類檔案的應急管理工作，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案等。（三）工作原則1.預防為主：強化檔案安全意識，建立健全檔案應急預防機制，提高應對突發(fā)事件的能力。2.快速反應：在突發(fā)事件發(fā)生時，能夠迅速啟動應急預案，采取有效措施，最大限度減少檔案損失。3.科學處置：依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，運用科學的方法和技術手段，妥善處理檔案應急事件。4.確保安全：始終將保障檔案實體安全和信息安全放在首位，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、應急管理組織與職責（一）應急管理領導小組成立以公司/組織主要領導為組長，各相關部門負責人為成員的檔案應急管理領導小組。負責全面領導和指揮檔案應急管理工作，制定應急管理工作方針和策略，協(xié)調解決應急管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案應急預案，組織開展應急培訓和演練。2.負責檔案應急處置工作的具體實施，包括檔案的搶救、轉移、保護等。3.負責與其他部門的溝通協(xié)調，及時收集、匯總和報告檔案應急事件相關信息。4.負責對檔案應急處置情況進行總結評估，提出改進措施和建議。（三）其他部門職責1.負責本部門檔案的日常管理和安全防范工作，配合檔案管理部門做好應急處置工作。2.在突發(fā)事件發(fā)生時，按照檔案應急管理領導小組的要求，及時提供相關支持和協(xié)助。三、應急預防（一）風險評估定期對公司/組織面臨的各類突發(fā)事件進行風險評估，分析可能對檔案造成的影響，確定檔案應急管理的重點領域和關鍵環(huán)節(jié)。（二）制度建設建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和安全要求，加強對檔案人員的管理和監(jiān)督。（三）設施設備維護加強檔案庫房、辦公場所等設施設備的建設和維護，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，并確保其正常運行。（四）人員培訓定期組織檔案人員參加應急管理培訓，提高其應急意識和處置能力。培訓內容包括應急預案、應急處置技能、安全保密知識等。（五）數(shù)據(jù)備份建立完善的檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對重要檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的地點。備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和恢復測試，確保其可用性。四、應急響應（一）事件報告1.突發(fā)事件發(fā)生后，現(xiàn)場人員應立即向本部門負責人報告，部門負責人應在第一時間向檔案管理部門和應急管理領導小組報告。2.報告內容應包括事件發(fā)生的時間、地點、原因、影響范圍、已采取的措施等。（二）應急啟動應急管理領導小組接到報告后，應立即啟動檔案應急預案，組織相關人員開展應急處置工作。（三）現(xiàn)場處置1.檔案管理部門應迅速組織人員趕赴現(xiàn)場，對檔案進行搶救和保護。對于受損檔案，應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。2.對于可能涉及檔案泄密的事件，應立即采取保密措施，封鎖現(xiàn)場，防止信息擴散。同時，配合相關部門進行調查處理。3.在確保檔案安全的前提下，根據(jù)應急處置需要，可將部分檔案轉移至臨時存放地點。轉移過程中，應做好檔案的登記、清點和交接工作，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。（四）信息溝通與協(xié)調1.檔案管理部門應及時與其他部門溝通協(xié)調，了解事件進展情況，收集相關信息，為應急處置工作提供支持。2.加強與上級主管部門、政府相關部門以及檔案行業(yè)協(xié)會等的溝通聯(lián)系，及時匯報檔案應急事件情況，爭取指導和支持。（五）應急處置記錄在應急處置過程中，應做好詳細的記錄，包括事件發(fā)生的經(jīng)過、采取的措施、處置結果等。記錄應妥善保存，作為后續(xù)總結評估和檔案管理工作的重要依據(jù)。五、應急處置措施（一）火災事故處置1.立即啟動火災應急預案，組織人員疏散，確保人員安全。2.使用滅火器、消火栓等消防器材進行滅火，控制火勢蔓延。3.對于重要檔案，應優(yōu)先搶救轉移，可采用濕毛巾覆蓋、密封包裝等方式進行保護。4.火災撲滅后，對受損檔案進行清理和評估，及時進行修復或復制。（二）水災事故處置1.迅速切斷電源，防止觸電事故發(fā)生。2.組織人員對檔案進行搶救，將檔案轉移至高處或干燥地點。3.對被水浸泡的檔案，應及時進行清理、晾干，并采用冷凍干燥、真空干燥等技術進行處理，盡量減少檔案損失。4.對檔案庫房及周邊環(huán)境進行清理和消毒，防止滋生霉菌等有害物質。（三）盜竊事故處置1.發(fā)現(xiàn)盜竊事件后，立即報警，并保護好現(xiàn)場。2.對丟失的檔案進行詳細登記，包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.配合公安機關進行調查，提供相關線索和證據(jù)，協(xié)助追回被盜檔案。4.對可能存在的檔案泄密風險進行評估，采取相應的保密措施。（四）信息系統(tǒng)故障處置1.當檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，應立即啟動信息系統(tǒng)應急預案，組織技術人員進行搶修。2.及時切換至備用系統(tǒng)或采取手工操作等方式，確保檔案業(yè)務工作的正常開展。3.對故障原因進行調查分析，盡快恢復信息系統(tǒng)的正常運行。同時，對故障期間的檔案操作記錄進行檢查，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（五）其他突發(fā)事件處置針對其他可能影響檔案安全的突發(fā)事件，如地震、雷擊、臺風等，應根據(jù)實際情況，采取相應的應急處置措施，確保檔案安全。六、后期處置（一）損失評估應急處置工作結束后，檔案管理部門應及時組織對檔案損失情況進行評估，確定受損檔案的數(shù)量、種類、價值等。評估結果應報應急管理領導小組審核。（二）恢復重建根據(jù)損失評估結果，制定檔案恢復重建計劃，組織人員對受損檔案進行修復、復制或重新整理?；謴椭亟üぷ鲬_保檔案的質量和完整性，符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。（三）調查總結1.對檔案應急事件進行調查，分析事件發(fā)生的原因、過程和結果，總結經(jīng)驗教訓。2.針對調查總結中發(fā)現(xiàn)的問題，對應急預案進行修訂完善