徐州檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)徐州地區(qū)檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合徐州實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于徐州市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：各單位應(yīng)明確檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)對檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)。2.分級管理原則：根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和重要程度，實行分級分類管理，確保檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。3.完整準(zhǔn)確原則：各單位應(yīng)保證檔案的形成過程完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，如實反映各項工作的歷史面貌。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，嚴(yán)格保密制度，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.檔案行政管理部門職責(zé)徐州市檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。組織開展檔案宣傳、教育、培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和社會檔案意識。監(jiān)督、指導(dǎo)各單位的檔案工作，依法查處檔案違法行為。組織檔案業(yè)務(wù)交流與合作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。2.單位檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和本辦法，建立健全本單位檔案管理制度。負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位的各類檔案，確保檔案的完整和安全。開展檔案的開發(fā)利用工作，為單位各項工作提供檔案信息支持。組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案各單位應(yīng)收集反映本單位職能活動和歷史面貌的各類文件材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、請示報告、批復(fù)等。2.科技檔案對從事科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動的單位，應(yīng)收集科研項目文件、產(chǎn)品設(shè)計文件、工程建設(shè)文件等科技檔案。具體包括項目立項文件、研究實驗記錄、技術(shù)鑒定文件、產(chǎn)品圖紙、工藝流程文件、工程規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。3.人事檔案單位應(yīng)按照國家有關(guān)人事檔案管理規(guī)定，收集員工的履歷材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、獎懲材料、工資待遇材料、任免材料等人事檔案。4.會計檔案各單位應(yīng)收集本單位的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計檔案，按照財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》進(jìn)行整理和保管。5.業(yè)務(wù)檔案各行業(yè)主管部門應(yīng)根據(jù)本行業(yè)特點(diǎn)，制定本行業(yè)業(yè)務(wù)檔案的收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)。如醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)收集病歷檔案、醫(yī)療統(tǒng)計檔案等；學(xué)校應(yīng)收集教學(xué)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案等。（二）收集要求1.及時收集：各單位應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任部門和責(zé)任人，建立檔案收集工作機(jī)制，確保檔案材料形成后及時收集歸檔。2.全面收集：檔案收集應(yīng)涵蓋本單位各項工作活動中形成的各類文件材料，不得遺漏重要檔案信息。3.規(guī)范收集：檔案收集過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理要求，對收集到的檔案材料進(jìn)行初步分類和整理，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)文書檔案：按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類。年度分類以文件形成年度為依據(jù)；機(jī)構(gòu)（問題）分類根據(jù)單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或職能分工進(jìn)行；保管期限分為永久、定期（30年、10年）?？萍紮n案：按照項目、專業(yè)、時間順序進(jìn)行分類。如科研項目檔案可按項目名稱、研究階段、文件類型進(jìn)行分類；工程建設(shè)檔案可按工程項目、單項工程、單位工程、分部工程、分項工程等層次進(jìn)行分類。人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定的十大類進(jìn)行分類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、任免材料等。會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行分類，并根據(jù)保管期限進(jìn)一步細(xì)分。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同行業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)。如醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷檔案可按科室、病種、患者姓名等進(jìn)行分類；學(xué)校教學(xué)檔案可按學(xué)科、課程、年級等進(jìn)行分類。2.整理步驟裝訂：對紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊牢固。編頁號：對已裝訂的檔案材料逐頁編寫頁號，頁號編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。編目：按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案材料進(jìn)行編號、著錄，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，形成完整的檔案目錄體系。裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止卷號等。三、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)各單位應(yīng)根據(jù)檔案管理的需要，建設(shè)符合安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房面積應(yīng)根據(jù)單位檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定，一般應(yīng)滿足檔案存放5年以上的空間要求。2.庫房設(shè)施配備檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等。檔案密集架應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的承重能力和穩(wěn)定性；溫濕度調(diào)控設(shè)備應(yīng)能將庫房溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%；消防設(shè)備應(yīng)定期檢查維護(hù)，確保性能良好；防蟲防鼠設(shè)備應(yīng)能有效防止害蟲和老鼠對檔案的侵害。（二）保管期限1.永久保管對反映本單位主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，如本單位制定的重要規(guī)章制度、重大決策文件、重要會議記錄、重要人事任免文件、財務(wù)決算報告等，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他檔案根據(jù)其重要程度和利用價值，確定保管期限為30年或10年。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保護(hù)措施1.日常檢查檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、溫濕度情況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，并做好檢查記錄。2.定期維護(hù)對檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備等設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。對檔案材料應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)核對，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時查找原因并采取補(bǔ)救措施。3.數(shù)字化保護(hù)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。通過數(shù)字化手段，實現(xiàn)檔案的異地備份存儲，提高檔案的安全性和利用效率。同時，加強(qiáng)對電子檔案的管理，建立健全電子檔案管理制度，確保電子檔案的真實性、完整性和可用性。四、檔案的利用與公布（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.服務(wù)為本原則：檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)樹立服務(wù)意識，積極主動地為單位各項工作和社會公眾提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的社會效益。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（二）利用方式1.查閱單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案庫房查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱檔案的人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.出具證明單位或個人需要檔案管理機(jī)構(gòu)出具檔案證明的，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案記載，如實出具證明材料，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。（三）公布程序1.審批檔案管理機(jī)構(gòu)擬公布檔案信息的，應(yīng)填寫檔案信息公布申請表，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息，未經(jīng)保密審查和相關(guān)部門批準(zhǔn)，不得公布。2.發(fā)布經(jīng)審批同意公布的檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定的方式和渠道進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布的檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得斷章取義、歪曲篡改檔案內(nèi)容。發(fā)布檔案信息時，應(yīng)注明檔案的來源和發(fā)布單位。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案工作人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對本單位保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，結(jié)合本單位檔案管理實際，制定科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容價值、歷史意義、利用需求等因素，對檔案的保存價值進(jìn)行全面評估。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案鑒定工作小組對保管期滿且無繼續(xù)保存價值的檔案進(jìn)行鑒定后，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的題名、年度、保管期限、卷號、文號、責(zé)任者、密級等信息。2.審批檔案銷毀清冊編制完成后，應(yīng)報單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意銷毀的檔案，方可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀實施檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理機(jī)構(gòu)會同相關(guān)部門共同實施。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀完畢后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀時間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率，提升檔案利用服務(wù)水平，為單位各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.硬件設(shè)施配備必要的計算機(jī)設(shè)備、服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。硬件設(shè)施應(yīng)具備良好的性能和穩(wěn)定性，能夠支持檔案數(shù)字化處理、電子檔案存儲和利用等業(yè)務(wù)工作。2.軟件系統(tǒng)選用符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和本單位實際需求的檔案管理軟件系統(tǒng)。檔案管理軟件應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的信息化。同時，檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（三）數(shù)字化工作1.掃描錄入對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的圖像文件進(jìn)行處理，轉(zhuǎn)換為可識別的電子文本。掃描錄入工作應(yīng)確保圖像清晰、文字準(zhǔn)確，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)與檔案管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)掛接應(yīng)確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，實現(xiàn)電子檔案的在線檢索和利用。（四）安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.數(shù)據(jù)安全建立健全電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。加強(qiáng)對數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的管理，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。同時，對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體徐州市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序開展。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度建設(shè)：檢查各單位檔案管理制度是否健全，是否符合國家有關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定。2.檔案收集整理：檢查各單位檔案收集是否齊全完整，整理是否規(guī)范有序，分類是否準(zhǔn)確合理。3.檔案保管保護(hù)：檢查各單位檔案保管場所是否符合安全標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)施設(shè)備是否配備齊全并正常運(yùn)行，檔案保護(hù)措施是否落實到位。4.檔案利用公布：檢查各單位檔案利用制度是否完善，利用服務(wù)是否規(guī)范，檔案信息公布是否符合程序。5.檔案鑒定銷毀：檢查各單位檔案鑒定工作是否規(guī)范，銷毀程序是否嚴(yán)格，銷毀清冊是否完整。6.檔案信息化建設(shè)：檢查各單位檔案信息化建設(shè)規(guī)劃是否合理，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是否到位，數(shù)字化工作是否規(guī)范，安全管理是否有效。（三）檢查方式1.定期檢查：徐州市檔案行政管理部門定期組織對各單位檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查周期一般為每