擇優(yōu)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購(gòu)行為，確保采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬子公司的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.擇優(yōu)原則：在滿足需求的前提下，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.公開、公平、公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與的機(jī)會(huì)。4.效益原則：追求采購(gòu)效益最大化，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)成本與質(zhì)量、服務(wù)的最佳平衡。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目，制定采購(gòu)戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門采購(gòu)部門是公司采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.尋找、篩選和評(píng)估供應(yīng)商。3.組織采購(gòu)談判和合同簽訂。4.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。（三）需求部門需求部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。（四）其他部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算和付款申請(qǐng)；法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查采購(gòu)合同的合法性；審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行審核，確保需求合理、必要，并簽字確認(rèn)后提交采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，結(jié)合公司庫(kù)存情況、采購(gòu)預(yù)算等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.向符合初步篩選條件的供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商調(diào)查問卷》，要求其填寫公司基本信息、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品或服務(wù)介紹、價(jià)格政策、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。4.采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員配備等情況。5.根據(jù)供應(yīng)商的調(diào)查問卷回復(fù)、實(shí)地考察情況以及其他相關(guān)信息，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，建立供應(yīng)商評(píng)估檔案。評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。6.優(yōu)先選擇優(yōu)秀等級(jí)的供應(yīng)商進(jìn)行合作；對(duì)于良好等級(jí)的供應(yīng)商，可根據(jù)具體情況進(jìn)行適當(dāng)考慮；合格等級(jí)的供應(yīng)商需進(jìn)一步觀察和改進(jìn)；不合格等級(jí)的供應(yīng)商不得進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判前應(yīng)制定談判方案，明確談判目標(biāo)、策略、底線等內(nèi)容。2.采購(gòu)談判應(yīng)至少包括采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。談判過程中應(yīng)充分溝通，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。3.談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門審查后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。4.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（六）采購(gòu)驗(yàn)收1.需求部門負(fù)責(zé)采購(gòu)物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保所采購(gòu)的物資或服務(wù)符合要求。2.驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)問題，需求部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決問題。如問題嚴(yán)重影響采購(gòu)物資或服務(wù)的使用，需求部門有權(quán)拒絕驗(yàn)收，并要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或重新提供貨物。3.采購(gòu)物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。《采購(gòu)驗(yàn)收單》作為采購(gòu)付款的重要依據(jù)之一。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和《采購(gòu)驗(yàn)收單》，填寫《付款申請(qǐng)單》，并附上相關(guān)發(fā)票、合同副本等資料，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)資料進(jìn)行審核，審核無誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間向供應(yīng)商支付貨款。四、采購(gòu)方式（一）招標(biāo)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)方式。2.招標(biāo)程序：采購(gòu)部門編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、交貨期、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。在公司內(nèi)部網(wǎng)站、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。對(duì)報(bào)名參加投標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定符合條件的投標(biāo)人名單。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。向中標(biāo)候選人發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)人簽訂采購(gòu)合同。（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)方式。2.談判程序：采購(gòu)部門成立談判小組，成員不少于三人，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。談判小組制定談判文件，明確談判項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格范圍、談判程序等內(nèi)容。從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其發(fā)出談判邀請(qǐng)書。組織談判會(huì)議，談判小組與各供應(yīng)商進(jìn)行談判，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件和技術(shù)方案。談判小組根據(jù)談判情況，要求供應(yīng)商進(jìn)行二次報(bào)價(jià)或最終報(bào)價(jià)。談判小組綜合考慮報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)等因素，確定成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出成交通知書。（三）詢價(jià)采購(gòu)1.適用范圍：對(duì)于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式。2.詢價(jià)程序：采購(gòu)部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合采購(gòu)要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，并與其簽訂采購(gòu)合同。（四）單一來源采購(gòu)1.適用范圍：符合下列情形之一的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用單一來源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.采購(gòu)程序：采購(gòu)部門填寫《單一來源采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采用單一來源采購(gòu)方式的理由、采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交采購(gòu)決策委員會(huì)審批。采購(gòu)決策委員會(huì)審批通過后，采購(gòu)部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格和其他采購(gòu)條款，并簽訂采購(gòu)合同。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律糾紛等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、制定應(yīng)急預(yù)案等措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)加強(qiáng)管理、定期評(píng)估；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)因素，可進(jìn)行適當(dāng)關(guān)注。2.建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、信用狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并采取措施加以防范。3.加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。4.建立采購(gòu)信息溝通機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格變化，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。5.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)和教育，提高其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，規(guī)范采購(gòu)行為，防范操作風(fēng)險(xiǎn)。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進(jìn)行評(píng)估和考核，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)檔案。2.對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫?；蚪K止與其合作。（三）考核指標(biāo)與獎(jiǎng)懲1.建立采購(gòu)工作考核指標(biāo)體系，對(duì)采購(gòu)部門和采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括采購(gòu)成本控制、采購(gòu)質(zhì)量保證、采購(gòu)效率提升、供應(yīng)商管理等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購(gòu)部門和采