房產(chǎn)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司房產(chǎn)檔案的科學管理，有效保護和利用房產(chǎn)檔案，特制定本辦法。房產(chǎn)檔案作為公司重要的資產(chǎn)信息記錄，對于公司的資產(chǎn)管理、決策支持、產(chǎn)權維護等方面具有不可替代的作用。通過規(guī)范檔案管理流程，確保房產(chǎn)檔案的完整性、準確性和安全性，為公司各項工作提供有力的依據(jù)和保障。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有房產(chǎn)檔案的管理，包括但不限于公司自有房產(chǎn)、租賃房產(chǎn)以及相關的房產(chǎn)交易、產(chǎn)權變更等檔案資料。涵蓋公司總部及各分支機構的各類房產(chǎn)項目。（三）基本原則1.真實性原則房產(chǎn)檔案應如實反映房產(chǎn)的實際情況，包括房屋的地理位置、面積、結(jié)構、用途、產(chǎn)權歸屬等信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則全面收集與房產(chǎn)相關的各類資料，包括房產(chǎn)建設文件、產(chǎn)權證書、租賃合同、維修記錄、評估報告等，保證檔案資料的齊全完整。3.準確性原則對檔案信息進行準確記錄和整理，避免出現(xiàn)錯誤、遺漏或歧義，確保檔案信息能夠準確反映房產(chǎn)的真實狀況和歷史變遷。4.安全性原則采取有效的安全防護措施，確保房產(chǎn)檔案的實體安全和信息安全。防止檔案丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生，保障檔案的保密性和完整性。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關人員查詢和利用房產(chǎn)檔案，充分發(fā)揮檔案的價值。二、房產(chǎn)檔案的分類與編號（一）分類1.產(chǎn)權檔案包括房產(chǎn)產(chǎn)權證書、購房合同、產(chǎn)權變更記錄等，記錄房產(chǎn)的產(chǎn)權歸屬及變更情況。2.建設檔案涵蓋房產(chǎn)建設項目的立項文件、規(guī)劃許可證、施工圖紙、竣工驗收報告等，反映房產(chǎn)建設的全過程。3.租賃檔案包含租賃合同、租賃申請、租金支付記錄等，用于管理公司的租賃房產(chǎn)業(yè)務。4.維修檔案記錄房產(chǎn)的維修計劃、維修記錄、維修費用等信息，跟蹤房產(chǎn)的維護情況。5.其他檔案如房產(chǎn)評估報告、抵押登記文件、拆遷相關資料等，作為房產(chǎn)檔案的補充信息。（二）編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份房產(chǎn)檔案進行唯一編號。編號采用以下規(guī)則：1.編號結(jié)構編號由字母和數(shù)字組成，共[X]位。其中，前[X]位表示檔案類別代碼，根據(jù)上述分類進行設定；接下來[X]位表示年份代碼，取檔案形成年份的后兩位；再接下來[X]位為順序號，按照檔案形成的先后順序依次編排。2.示例如“CQ0122001”，其中“CQ”表示產(chǎn)權檔案類別代碼，“01”表示年份代碼“2001”年，“22001”為該年份產(chǎn)權檔案的順序號。三、房產(chǎn)檔案的收集與整理（一）收集1.來源渠道房產(chǎn)購置過程中，由相關業(yè)務部門負責收集購房合同、產(chǎn)權證書等資料，并及時移交檔案管理部門。房產(chǎn)建設項目啟動后，項目管理部門應按照工程進度，定期收集項目建設過程中的各類文件資料，包括立項批復、規(guī)劃設計文件、施工圖紙、監(jiān)理報告、竣工驗收資料等，并在項目竣工后及時整理歸檔。對于租賃房產(chǎn)業(yè)務，業(yè)務部門在簽訂租賃合同、辦理租賃手續(xù)過程中，應將相關文件資料提交檔案管理部門存檔。房產(chǎn)維修工作結(jié)束后，維修部門應將維修記錄、維修費用清單等資料整理后移交檔案管理部門。其他涉及房產(chǎn)的業(yè)務活動，相關部門應在業(yè)務完成后，及時將產(chǎn)生的檔案資料移交檔案管理部門。2.收集要求各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。收集的檔案資料應真實、準確、清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的規(guī)范要求。對于電子文檔，應確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。電子文檔應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應安全可靠，便于長期保存和查閱。（二）整理1.分類整理檔案管理部門收到收集的房產(chǎn)檔案資料后，按照本辦法規(guī)定的分類標準進行分類整理。將同一類別的檔案資料集中存放，并按照檔案形成的時間順序進行排列。2.編目裝訂對每份檔案資料進行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限、密級等信息。編目完成后，對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固。對于電子文檔，應按照檔案編號進行命名，并建立相應的電子索引，便于查詢和管理。3.裝盒上架將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案編號、類別、起止日期等信息。然后按照檔案類別和編號順序，將檔案盒上架存放，便于查找和利用。四、房產(chǎn)檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房要求公司應設立專門的房產(chǎn)檔案庫房，庫房應具備良好的通風、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。庫房內(nèi)溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應控制在[X]%[X]%范圍內(nèi)。2.安全設施配備庫房應配備防火、防盜、防蟲、防潮等安全設施，如滅火器、防火門、防盜報警裝置、防蟲藥品、除濕設備等。同時，應安裝監(jiān)控系統(tǒng)，對庫房進行實時監(jiān)控，確保檔案安全。（二）保管期限1.確定原則根據(jù)房產(chǎn)檔案的重要性和使用價值，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括房產(chǎn)產(chǎn)權證書、重要的房產(chǎn)建設項目文件、涉及公司重大利益的房產(chǎn)交易文件等。長期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般的房產(chǎn)建設項目文件、租賃合同、維修記錄等。短期保管的檔案保管期限為[X]年，如一般性的房產(chǎn)資料、臨時性的房產(chǎn)相關文件等。2.期限調(diào)整檔案保管期限應根據(jù)實際情況進行定期評估和調(diào)整。對于已超過保管期限但仍有參考價值的檔案，應延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。對于確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（三）檔案保管制度1.專人負責指定專人負責房產(chǎn)檔案的保管工作，保管人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理流程和相關規(guī)定。2.定期檢查定期對房產(chǎn)檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實體狀況、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，確保檔案的安全和完整。3.借閱登記建立檔案借閱登記制度，嚴格記錄檔案的借閱情況，包括借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。借閱人應按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應辦理相關手續(xù)。4.保密制度保管人員應嚴格遵守保密制度，對房產(chǎn)檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關人員。未經(jīng)授權，不得擅自查閱、復制、傳播檔案信息。五、房產(chǎn)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部利用公司各部門因工作需要，可以查閱房產(chǎn)檔案。如資產(chǎn)管理部門查詢房產(chǎn)產(chǎn)權信息進行資產(chǎn)清查；財務部門查閱房產(chǎn)購置合同及相關費用憑證進行財務核算；工程管理部門查閱房產(chǎn)建設檔案指導后續(xù)工程維修等。2.外部利用根據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定，在辦理房產(chǎn)相關業(yè)務時，如房產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、租賃備案等，經(jīng)公司授權，可以向相關部門或單位提供房產(chǎn)檔案資料的復印件或相關證明。（二）利用流程1.內(nèi)部利用流程申請人填寫《房產(chǎn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，確定是否符合查閱條件。審核通過后，檔案管理部門安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案資料。查閱完畢后，查閱人員應在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.外部利用流程外部單位因工作需要查閱房產(chǎn)檔案，應向公司提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、所需檔案內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章。公司相關業(yè)務部門對外部查閱申請進行審核，審核通過后，報公司領導審批。經(jīng)領導審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序為外部單位提供檔案資料的復印件或相關證明，并在復印件上加蓋“與原件核對無誤”章及檔案管理部門公章。同時，做好相關登記記錄。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的房產(chǎn)檔案，未經(jīng)公司批準，不得對外提供查閱或披露。2.房產(chǎn)檔案的利用應嚴格按照規(guī)定的用途進行，不得用于其他非相關工作目的。3.查閱房產(chǎn)檔案時，應遵守檔案管理部門的相關規(guī)定，愛護檔案資料，不得損壞、丟失檔案。六、房產(chǎn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.鑒定組織成立房產(chǎn)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表、檔案專家等組成。鑒定小組負責對到期的房產(chǎn)檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價值等因素，按照以下標準進行鑒定：對于保管期滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。對于保管期滿但仍具有一定參考價值的檔案，可延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。對于涉及公司重大利益、法律糾紛等重要檔案，應永久保管。（二）銷毀1.銷毀程序鑒定小組對擬銷毀的房產(chǎn)檔案進行逐一審核，形成鑒定報告，明確銷毀檔案的清單。將鑒定報告和銷毀清單報公司領導審批。