成品釆購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司成品采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購的成品符合公司質量、生產及銷售要求，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有成品采購活動，包括但不限于各類成品的直接采購、通過代理商或經銷商的采購等。（三）采購原則1.質量優(yōu)先原則：所采購的成品必須符合國家相關質量標準以及公司規(guī)定的質量要求，確保產品質量穩(wěn)定可靠，滿足客戶需求。2.成本效益原則：在保證成品質量的前提下，充分進行市場調研和供應商評估，優(yōu)化采購成本，提高采購資金使用效益。3.誠信合作原則：與供應商建立長期穩(wěn)定、誠信合作的關系，共同應對市場變化和挑戰(zhàn)，實現互利共贏。4.合規(guī)合法原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。二、采購計劃與預算（一）采購需求預測1.銷售部門應定期（每月/每季度）向采購部門提供銷售預測數據，包括產品種類、數量、預計銷售時間等，以便采購部門提前做好采購準備。2.生產部門根據生產計劃安排，結合庫存情況，向采購部門提供成品需求預測，明確所需成品的規(guī)格、數量、交貨時間等信息。（二）采購計劃制定1.采購部門根據銷售部門和生產部門提供的需求預測，綜合考慮市場供應情況、庫存水平等因素，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購成品的名稱、規(guī)格、數量、交貨時間、采購批次等內容。2.采購計劃應按照年度、季度和月度進行滾動編制，確保采購活動的連續(xù)性和穩(wěn)定性。同時，根據實際情況及時對采購計劃進行調整和優(yōu)化。（三）采購預算編制1.采購部門依據采購計劃，結合市場價格走勢和歷史采購數據，編制采購預算。采購預算應涵蓋采購成品的貨款、運輸費用、保險費用、稅費等各項支出。2.采購預算經財務部門審核后，報公司管理層審批。審批通過后的采購預算作為采購活動的資金控制依據，嚴格執(zhí)行。三、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商篩選標準，包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，并對潛在供應商進行初步評估。2.對符合基本條件的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產設備等情況。考察結束后，填寫供應商考察報告，作為是否選擇該供應商的重要依據。3.采購部門根據考察結果和評估標準，選擇合格的供應商，并與其簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利義務、產品規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。（二）供應商評估與考核1.建立供應商評估體系，定期（每季度/每年）對供應商的表現進行評估。評估內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。采購部門應收集相關數據，如檢驗報告、交貨記錄、客戶反饋等，作為評估依據。2.根據評估結果，對供應商進行分類管理。對于表現優(yōu)秀的供應商，給予適當的獎勵和更多的合作機會；對于表現不佳的供應商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期改進。如整改后仍不符合要求，應考慮終止合作關系。3.建立供應商考核檔案，記錄供應商的評估結果和考核情況?？己藱n案作為供應商后續(xù)合作的重要參考依據。（三）供應商關系維護1.采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時了解供應商的生產經營情況和市場動態(tài)，協(xié)調解決合作過程中出現的問題。2.對于供應商提出的合理訴求，采購部門應積極響應，共同尋求解決方案。同時，采購部門應向供應商提供公司的需求信息和發(fā)展戰(zhàn)略，促進雙方的合作與發(fā)展。3.建立供應商激勵機制，對在產品質量、交貨期、價格等方面表現突出的供應商給予一定的物質獎勵或精神鼓勵，增強供應商的合作積極性和忠誠度。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據實際需求，填寫采購申請表。采購申請表應明確采購成品的名稱、規(guī)格、數量、用途、預計交貨時間等信息，并經部門負責人簽字審批。2.采購申請表提交至采購部門后，采購人員對其進行審核。審核內容包括采購需求的合理性、是否在采購計劃范圍內等。如審核通過，采購人員將采購申請表錄入采購管理系統(tǒng)，啟動采購流程。（二）采購詢價與報價1.采購人員根據采購申請表的要求，向多家供應商發(fā)送詢價單。詢價單應明確采購成品的詳細規(guī)格、數量、交貨時間、質量標準等要求，要求供應商在規(guī)定時間內報價。2.供應商收到詢價單后，應按照要求進行報價。采購人員對供應商的報價進行整理和比較，分析價格差異和合理性。同時，結合供應商的產品質量、信譽等因素，選擇合適的供應商進行進一步洽談。（三）采購合同簽訂1.采購人員與選定的供應商就采購價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款進行談判。談判達成一致后，起草采購合同。2.采購合同經法務部門審核后，報公司管理層審批。審批通過后，采購人員與供應商簽訂正式采購合同。采購合同應一式多份，分別由采購部門、財務部門、供應商等留存。（四）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購人員根據合同內容，在采購管理系統(tǒng)中下達采購訂單。采購訂單應明確采購成品的名稱、規(guī)格、數量、交貨時間、交貨地點、質量標準等詳細信息。2.采購訂單下達后，采購人員應及時將采購訂單發(fā)送給供應商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。如發(fā)現訂單執(zhí)行過程中出現問題，應及時與供應商溝通協(xié)調，確保訂單按時、按質、按量完成。（五）到貨驗收1.采購成品到貨前，采購部門應通知質量檢驗部門、倉庫管理部門等相關人員做好驗收準備工作。2.采購成品到貨時，倉庫管理部門負責核對到貨數量、規(guī)格、型號等信息，并填寫到貨驗收單。質量檢驗部門按照相關質量標準對采購成品進行檢驗，出具檢驗報告。3.如到貨驗收合格，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，并承擔相應的損失。（六）付款結算1.采購成品驗收合格且發(fā)票收到后，采購人員填寫付款申請單，附上采購合同、到貨驗收單、發(fā)票等相關憑證，提交至財務部門審核。2.財務部門按照公司財務制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核通過后，辦理付款手續(xù)。付款方式應根據合同約定和公司資金狀況合理選擇，確保資金安全和支付效率。五、采購風險管理（一）市場風險1.密切關注市場動態(tài)，及時了解成品價格波動、供應短缺等市場信息。采購部門應定期收集市場情報，分析市場趨勢，為采購決策提供參考依據。2.根據市場變化情況，合理調整采購計劃和庫存水平。在價格上漲前，適當增加采購量；在供應短缺時，積極尋找替代供應商或調整采購策略。（二）質量風險1.加強對采購成品的質量檢驗，嚴格按照質量標準進行驗收。質量檢驗部門應制定詳細的檢驗流程和標準，確保采購成品質量符合要求。2.與供應商簽訂質量保證協(xié)議，明確質量責任和違約責任。要求供應商提供質量合格證明文件，并對產品質量負責。如發(fā)現質量問題，應及時要求供應商采取措施解決，并承擔相應的損失。（三）供應商風險1.對供應商進行全面評估和動態(tài)管理，降低供應商違約風險。定期對供應商的經營狀況、財務狀況等進行調查，及時發(fā)現潛在風險。2.建立供應商備份機制，避免因單一供應商出現問題而影響公司正常生產經營。對于關鍵零部件或重要成品的供應商，應選擇多家合格供應商，確保供應的穩(wěn)定性。（四）合同風險1.加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法有效。法務部門應參與采購合同的起草、審核等工作，防范合同風險。2.跟蹤合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題。如發(fā)現供應商違約，應按照合同約定追究其違約責任，維護公司合法權益。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.建立采購檔案管理制度，對采購活動過程中產生的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。采購檔案包括采購申請表、詢價單、報價單、采購合同、采購訂單、到貨驗收單、發(fā)票等。2.采購檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。采購檔案作為采購活動的重要記錄，為后續(xù)的查詢、審計、追溯等提供依據。（二）采購數據分析1.采購部門應定期對采購數據進行統(tǒng)計分析，如采購金額、采購數量、采購成本、供應商分布等。通過數據分析，總結采購活動的規(guī)律和趨勢，發(fā)現存在的問題和不足。2.根據采購數據分析結果，提出改進措施和建議，優(yōu)化采購流程，提高采購管理水平。采購數據分析報告應定期提交給公司管理層，為決策提供支持。七、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.內部審計部門應出具審計報告，對發(fā)現的問題提出整改意見和建議。采購部門應根據審計報告要求，及時進行整改，并將整改情況反饋給內部審計部門。