執(zhí)紀文書管理辦法一、總則（一）目的為加強公司執(zhí)紀文書管理，規(guī)范執(zhí)紀文書的制作、使用、歸檔等流程，確保執(zhí)紀工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高執(zhí)紀效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部執(zhí)紀工作中形成的各類文書，包括但不限于調(diào)查取證材料、談話筆錄、處分決定、整改通知等。（三）基本原則1.合法性原則：執(zhí)紀文書的制作和管理必須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.準確性原則：文書內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，表述清晰、邏輯嚴謹，避免模糊、歧義或錯誤信息。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、字體、排版等要求制作文書，確保文書的規(guī)范性和嚴肅性。4.保密性原則：對涉及公司機密、個人隱私等敏感信息的執(zhí)紀文書，要嚴格保密，防止信息泄露。二、執(zhí)紀文書的制作（一）制作主體執(zhí)紀文書由公司紀檢監(jiān)察部門及相關(guān)授權(quán)人員負責(zé)制作。（二）制作要求1.內(nèi)容要求事實清楚：詳細、準確地記錄執(zhí)紀過程中發(fā)現(xiàn)的問題及相關(guān)事實，包括時間、地點、人物、事件經(jīng)過等要素。證據(jù)確鑿：所依據(jù)的證據(jù)應(yīng)真實、可靠，來源合法，能夠充分證明所認定的事實。定性準確：根據(jù)事實和相關(guān)規(guī)定，對問題的性質(zhì)進行準確判斷和定性。處理恰當：提出的處理意見和建議應(yīng)符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，具有合理性和可操作性。2.格式要求文書編號：按照統(tǒng)一的編號規(guī)則為每份執(zhí)紀文書編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。標題：準確概括文書的主要內(nèi)容，簡潔明了。正文：字體、字號、行距等應(yīng)符合規(guī)范要求，段落排版整齊，層次分明。落款：注明制作文書的部門名稱、日期，并加蓋公章或相關(guān)專用章。3.語言要求表述規(guī)范：使用規(guī)范的漢字、標點符號和專業(yè)術(shù)語，避免使用生僻字、錯別字和不規(guī)范的簡化字。語言簡潔：文字表達簡潔明了，避免冗長、繁瑣的敘述，突出重點內(nèi)容。語氣嚴肅：體現(xiàn)執(zhí)紀工作的嚴肅性和權(quán)威性，避免使用模糊、曖昧或調(diào)侃性的語言。（三）制作流程1.立項：根據(jù)執(zhí)紀工作安排，確定需要制作執(zhí)紀文書的事項，并填寫《執(zhí)紀文書制作立項表》，明確文書的名稱、制作目的、涉及的問題及相關(guān)要求等。2.調(diào)查取證：按照規(guī)定的程序和方法進行調(diào)查取證，收集相關(guān)證據(jù)材料，并對證據(jù)進行整理、分析和審核。3.撰寫初稿：根據(jù)調(diào)查取證結(jié)果，由承辦人員撰寫執(zhí)紀文書初稿，內(nèi)容應(yīng)符合上述制作要求。4.審核修改：初稿完成后，提交部門負責(zé)人進行審核，審核人員應(yīng)認真審查文書內(nèi)容的準確性、規(guī)范性和完整性，提出修改意見，承辦人員根據(jù)審核意見進行修改完善。5.審批簽發(fā)：經(jīng)審核修改后的執(zhí)紀文書，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。審批通過后，方可正式印發(fā)。三、執(zhí)紀文書的使用（一）使用范圍執(zhí)紀文書主要用于公司內(nèi)部的執(zhí)紀監(jiān)督、案件查處、責(zé)任追究、整改落實等工作，以及向上級主管部門、監(jiān)管機構(gòu)等報送相關(guān)材料。（二）使用要求1.嚴格按照規(guī)定用途使用：不得擅自擴大執(zhí)紀文書的使用范圍，不得將執(zhí)紀文書用于非執(zhí)紀工作目的。2.履行審批手續(xù)：因工作需要使用執(zhí)紀文書的，應(yīng)填寫《執(zhí)紀文書使用申請表》，注明使用目的、文書名稱、份數(shù)等，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到文書管理部門領(lǐng)取。3.妥善保管：使用人員應(yīng)妥善保管所領(lǐng)取的執(zhí)紀文書，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改或丟失。使用完畢后，應(yīng)及時歸還文書管理部門。4.規(guī)范傳遞：執(zhí)紀文書在公司內(nèi)部傳遞時，應(yīng)通過專門的文件傳遞渠道進行，確保文書傳遞的安全、及時和準確。（三）文書送達1.直接送達：能夠直接送達受送達人的，應(yīng)當直接送達。直接送達時，由受送達人在送達回證上注明收到日期，并簽名或者蓋章。2.留置送達：受送達人拒絕接收執(zhí)紀文書的，送達人可以邀請有關(guān)基層組織或者所在單位的代表到場，說明情況，在送達回證上記明拒收事由和日期，由送達人、見證人簽名或者蓋章，把執(zhí)紀文書留在受送達人的住所；也可以把執(zhí)紀文書留在受送達人的住所，并采用拍照、錄像等方式記錄送達過程，即視為送達。3.郵寄送達：直接送達有困難的，可以通過郵政特快專遞等方式郵寄送達，并以回執(zhí)上注明的收件日期為送達日期。4.公告送達：受送達人下落不明，或者用其他方式無法送達的，可以公告送達。自發(fā)出公告之日起，經(jīng)過六十日，即視為送達。公告送達，應(yīng)當在案卷中記明原因和經(jīng)過。四、執(zhí)紀文書的歸檔（一）歸檔范圍凡公司在執(zhí)紀工作中形成的具有保存價值的各類文書，均應(yīng)按照本辦法的規(guī)定進行歸檔。（二）歸檔要求1.整理規(guī)范：歸檔的執(zhí)紀文書應(yīng)按照類別、時間順序等進行分類整理，確保文書排列有序，便于查找和利用。2.材料齊全：歸檔的文書應(yīng)完整無缺，包括正文、附件、底稿、送達回證等相關(guān)材料。3.編目準確：編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)等項目，確保目錄信息準確無誤。4.裝訂整齊：對歸檔的文書進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字，便于長期保存。（三）歸檔流程1.收集：執(zhí)紀工作結(jié)束后，承辦人員應(yīng)及時將形成的執(zhí)紀文書收集齊全，并進行初步整理。2.移交：承辦人員將整理好的執(zhí)紀文書移交至文書管理部門，填寫《執(zhí)紀文書歸檔移交表》，雙方簽字確認。3.審核：文書管理部門對移交的執(zhí)紀文書進行審核，檢查文書的完整性、規(guī)范性和準確性，對不符合要求的文書，退回承辦人員進行補充或修正。4.歸檔：經(jīng)審核合格的執(zhí)紀文書，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行分類、編號、裝訂，存入專門的檔案柜或檔案庫，并建立電子檔案，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理。五、執(zhí)紀文書的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部紀檢監(jiān)察人員、相關(guān)部門工作人員因工作需要，可以查閱執(zhí)紀文書檔案。（二）查閱要求1.填寫申請表：查閱人應(yīng)填寫《執(zhí)紀文書查閱申請表》，注明查閱目的、文書名稱、查閱范圍等，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，到文書管理部門查閱。2.現(xiàn)場查閱：查閱人應(yīng)在文書管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將執(zhí)紀文書帶出查閱場所。查閱時，應(yīng)愛護文書檔案，不得在文書上涂改、標記、污損或抽取、撤換頁張。3.登記備案：文書管理部門應(yīng)對查閱情況進行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，以備查詢。（三）借閱范圍因特殊原因需要借閱執(zhí)紀文書檔案的，僅限于公司內(nèi)部紀檢監(jiān)察人員及經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準的相關(guān)人員。（四）借閱要求1.填寫申請表：借閱人應(yīng)填寫《執(zhí)紀文書借閱申請表》，注明借閱目的、文書名稱、借閱期限等，經(jīng)部門負責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到文書管理部門辦理借閱手續(xù)。2.簽訂借閱協(xié)議：借閱人應(yīng)與文書管理部門簽訂《執(zhí)紀文書借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保借閱期間文書的安全和完整。3.按時歸還：借閱人應(yīng)按照約定的期限歸還借閱的執(zhí)紀文書，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，文書管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。4.嚴禁轉(zhuǎn)借：借閱人不得將所借閱的執(zhí)紀文書轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露文書內(nèi)容。六、執(zhí)紀文書的保密與銷毀（一）保密措施1.專人負責(zé)：指定專人負責(zé)執(zhí)紀文書的保密管理工作，明確其職責(zé)和權(quán)限。2.場所安全：存放執(zhí)紀文書的場所應(yīng)具備必要的安全防范設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等，確保文書的安全保存。3.信息加密：對涉及公司機密、個人隱私等敏感信息的電子執(zhí)紀文書，應(yīng)進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。4.人員教育：加強對接觸執(zhí)紀文書人員的保密教育，提高其保密意識，使其嚴格遵守保密規(guī)定。（二）銷毀程序1.鑒定：對已超過保管期限或已失去保存價值的執(zhí)紀文書，由文書管理部門會同紀檢監(jiān)察部門進行鑒定，提出銷毀意見。2.審批：銷毀意見經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.銷毀方式：執(zhí)紀文書的銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文書信息無法恢復(fù)。4.記錄備案：對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、文書名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認，存檔備案。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體公司紀檢監(jiān)察部門負責(zé)對執(zhí)紀文書的管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門及相關(guān)人員是否嚴格執(zhí)行本辦法的各項規(guī)定，有無違規(guī)制作、使用、歸檔、查閱、借閱或銷毀執(zhí)紀文書的情況。2.文書質(zhì)量：抽查執(zhí)紀文書的制作質(zhì)量，檢查文書內(nèi)容是否符合要求，格式是否規(guī)范，語言是否嚴謹?shù)取?.檔案管理：檢查執(zhí)紀文書檔案的整理、歸檔、保管等情況，確保檔案的完整、安全和可利用。（三）結(jié)果處理1.對違反規(guī)定的行為，責(zé)令限期改