成交報(bào)告管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司成交報(bào)告的管理，規(guī)范成交報(bào)告的編制、審核、存檔等流程，確保成交報(bào)告真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司業(yè)務(wù)成交情況，為公司決策提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有業(yè)務(wù)成交項(xiàng)目的報(bào)告管理，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、項(xiàng)目合作等各類涉及交易達(dá)成的活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：成交報(bào)告應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)成交的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、事實(shí)清晰。2.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)成交的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)和要素，不得遺漏重要信息。3.及時(shí)性原則：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成報(bào)告編制與提交，確保信息的時(shí)效性。4.保密性原則：對(duì)成交報(bào)告中涉及的商業(yè)機(jī)密、客戶信息等嚴(yán)格保密。二、成交報(bào)告的內(nèi)容與格式（一）業(yè)務(wù)概述1.項(xiàng)目名稱：準(zhǔn)確填寫業(yè)務(wù)成交項(xiàng)目的具體名稱。2.業(yè)務(wù)類型：明確是銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、項(xiàng)目合作等。3.項(xiàng)目背景：簡要介紹項(xiàng)目發(fā)起的原因、市場(chǎng)需求等相關(guān)背景信息。（二）成交情況1.成交時(shí)間：記錄業(yè)務(wù)正式達(dá)成交易的日期。2.成交金額：詳細(xì)列出成交的具體金額，包括總價(jià)、分項(xiàng)價(jià)格等。3.交易方式：說明是一次性付款、分期付款、賒銷等具體交易方式。（三）雙方信息1.我方信息：包括公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。2.對(duì)方信息：對(duì)方公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。（四）業(yè)務(wù)流程1.前期溝通：描述與對(duì)方進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通的過程，包括溝通時(shí)間、溝通方式、溝通內(nèi)容要點(diǎn)等。2.商務(wù)談判：記錄商務(wù)談判的主要階段、談判焦點(diǎn)、達(dá)成的共識(shí)等。3.合同簽訂：說明合同簽訂的時(shí)間、合同主要條款等關(guān)鍵信息。（五）項(xiàng)目執(zhí)行情況1.交付內(nèi)容：詳細(xì)說明已完成的交付產(chǎn)品或服務(wù)的具體內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量等。2.交付時(shí)間：明確實(shí)際交付的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。3.客戶反饋：記錄客戶對(duì)交付內(nèi)容的反饋意見，包括滿意度評(píng)價(jià)、存在的問題等。（六）經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)總結(jié)1.成功經(jīng)驗(yàn)：總結(jié)本次業(yè)務(wù)成交過程中的成功做法和有效策略，以便在后續(xù)業(yè)務(wù)中推廣。2.不足之處：分析業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中存在的問題和不足之處，提出改進(jìn)措施和建議。（七）格式要求1.字體與字號(hào)：標(biāo)題一般采用[具體字號(hào)]黑體，正文采用[具體字號(hào)]宋體。2.排版規(guī)范：段落間距、頁邊距等應(yīng)符合公司公文排版要求，保持頁面整潔、美觀。3.圖表使用：如有需要，可插入相關(guān)圖表，但應(yīng)確保圖表清晰、準(zhǔn)確，并有明確的標(biāo)題和編號(hào)。三、成交報(bào)告的編制與審核（一）編制責(zé)任1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)成交報(bào)告的編制工作，確保報(bào)告內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人具體負(fù)責(zé)報(bào)告的撰寫，明確各部分內(nèi)容的撰寫要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.撰寫人員：按照本辦法規(guī)定的內(nèi)容與格式要求，認(rèn)真撰寫成交報(bào)告，對(duì)報(bào)告內(nèi)容的準(zhǔn)確性和質(zhì)量負(fù)責(zé)。撰寫人員應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)完成初稿的編制。（二）審核流程1.部門初審：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門對(duì)成交報(bào)告初稿進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核報(bào)告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、邏輯是否清晰等。初審?fù)ㄟ^后，部門負(fù)責(zé)人在報(bào)告上簽署意見并提交至審核部門。2.審核部門審核：審核部門（一般為公司的質(zhì)量控制部門或相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門）對(duì)成交報(bào)告進(jìn)行全面審核，提出審核意見和修改建議。審核部門應(yīng)在收到報(bào)告后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)完成審核工作。3.終審：對(duì)于重大業(yè)務(wù)成交項(xiàng)目或涉及重要決策的報(bào)告，需提交公司管理層進(jìn)行終審。公司管理層根據(jù)審核意見和報(bào)告內(nèi)容，做出最終審批決定。（三）審核要點(diǎn)1.內(nèi)容準(zhǔn)確性：審核成交報(bào)告中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、事實(shí)是否與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符，有無虛假或夸大之處。2.流程合規(guī)性：檢查業(yè)務(wù)流程是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，合同簽訂、交付等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。3.分析合理性：對(duì)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)總結(jié)部分進(jìn)行審核，確保提出的成功經(jīng)驗(yàn)具有推廣價(jià)值，不足之處分析準(zhǔn)確，改進(jìn)措施切實(shí)可行。四、成交報(bào)告的存檔與查閱（一）存檔管理1.存檔部門：成交報(bào)告編制完成并經(jīng)終審?fù)ㄟ^后，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一存檔。2.存檔期限：根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，成交報(bào)告的存檔期限為[具體年限]，以便后續(xù)查閱和參考。3.存檔方式：采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行存檔。電子文檔應(yīng)按照公司檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，紙質(zhì)文檔應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并在封面注明報(bào)告名稱、項(xiàng)目名稱、存檔日期等信息。（二）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱成交報(bào)告的，應(yīng)填寫《成交報(bào)告查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案室。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個(gè)人提供成交報(bào)告查閱的，必須經(jīng)過公司管理層批準(zhǔn)，并與查閱方簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍、保密責(zé)任等事項(xiàng)。檔案管理部門應(yīng)在確保公司商業(yè)機(jī)密安全的前提下，按照規(guī)定提供查閱服務(wù)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查：公司定期對(duì)成交報(bào)告的管理情況進(jìn)行檢查，包括報(bào)告的編制質(zhì)量、審核流程執(zhí)行情況、存檔管理等方面。檢查結(jié)果將作為公司內(nèi)部管理考核的重要依據(jù)。2.投訴處理：設(shè)立專門的投訴渠道，接受公司內(nèi)部員工和外部相關(guān)方對(duì)成交報(bào)告管理中存在問題的投訴。對(duì)于投訴事項(xiàng)，公司將進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并及時(shí)做出處理決定。（二）考核辦法1.考核對(duì)象：涉及成交報(bào)告編制、審核、存檔等工作的相關(guān)部門和人員。2.考核指標(biāo)：包括報(bào)告按時(shí)提交率、報(bào)告質(zhì)量合格率、審核意見采納率、檔案管理規(guī)范率等。3.考核周期：每[考核周期時(shí)長]進(jìn)行一次考核。4.考核結(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤。對(duì)于在成交報(bào)告管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于存在問題較多、影響工作質(zhì)