捐款信息管理辦法總則目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織的捐款信息管理，確保捐款活動(dòng)的公開(kāi)、透明、有序進(jìn)行，保護(hù)捐贈(zèng)者的合法權(quán)益，提高捐款資金的使用效益，促進(jìn)公益事業(yè)的健康發(fā)展。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部涉及的所有捐款活動(dòng)及相關(guān)信息管理。包括但不限于向社會(huì)公益機(jī)構(gòu)、慈善組織、受災(zāi)地區(qū)、困難群體等進(jìn)行的捐款行為?；驹瓌t1.合法性原則：捐款活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保捐款行為的合法性和合規(guī)性。2.真實(shí)性原則：所涉及的捐款信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或篡改。3.公開(kāi)透明原則：及時(shí)、準(zhǔn)確地向捐贈(zèng)者及社會(huì)公眾公開(kāi)捐款信息，接受各方監(jiān)督。4.?？顚Ｓ迷瓌t：捐款資金應(yīng)嚴(yán)格按照捐贈(zèng)意愿和規(guī)定用途使用，不得挪作他用。捐款信息管理職責(zé)分工管理部門(mén)公司/組織設(shè)立專門(mén)的捐款信息管理部門(mén)（如行政部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)等，具體根據(jù)公司/組織架構(gòu)確定），負(fù)責(zé)捐款信息管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善捐款信息管理制度及流程。2.組織開(kāi)展捐款活動(dòng)的策劃與實(shí)施。3.匯總、審核和發(fā)布捐款信息。4.協(xié)調(diào)與捐贈(zèng)者、受捐方及相關(guān)部門(mén)的溝通與聯(lián)絡(luò)。5.對(duì)捐款資金的使用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)捐款資金的收支核算，確保資金安全。2.按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)捐款資金進(jìn)行賬務(wù)處理。3.定期編制捐款資金財(cái)務(wù)報(bào)表，向管理部門(mén)提供財(cái)務(wù)信息。業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)發(fā)起或參與的捐款活動(dòng)的具體組織和實(shí)施。2.收集和整理本部門(mén)捐款活動(dòng)相關(guān)信息，并及時(shí)報(bào)送管理部門(mén)。3.配合管理部門(mén)做好與捐贈(zèng)者的溝通解釋工作。審計(jì)部門(mén)1.對(duì)捐款活動(dòng)及捐款信息管理進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督，確保各項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行到位。2.對(duì)捐款資金的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查是否?？顚Ｓ?、合規(guī)合理。捐款活動(dòng)的發(fā)起與審批活動(dòng)發(fā)起1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)或員工個(gè)人如有發(fā)起捐款活動(dòng)的意向，應(yīng)提前向管理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明捐款活動(dòng)的背景、目的、受捐對(duì)象、預(yù)計(jì)捐款金額及用途等詳細(xì)信息。2.申請(qǐng)材料應(yīng)包括活動(dòng)方案、受捐方資質(zhì)證明、捐款預(yù)算等相關(guān)附件。審批流程1.管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、必要性及可行性等。2.對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，提交公司/組織管理層進(jìn)行審批。管理層根據(jù)公司/組織的整體戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)狀況及社會(huì)責(zé)任等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，做出審批決定。3.經(jīng)審批通過(guò)的捐款活動(dòng)，由管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施；未通過(guò)審批的，應(yīng)及時(shí)向申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人反饋原因。捐款信息的收集與記錄捐贈(zèng)者信息收集1.在捐款活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中，負(fù)責(zé)接收捐款的工作人員應(yīng)向捐贈(zèng)者詳細(xì)說(shuō)明捐款的相關(guān)事宜，包括捐款用途、管理方式、信息公開(kāi)渠道等，并確保捐贈(zèng)者充分了解其權(quán)利和義務(wù)。2.收集捐贈(zèng)者的基本信息，包括姓名、聯(lián)系方式、捐贈(zèng)金額、捐贈(zèng)方式（現(xiàn)金、支票、轉(zhuǎn)賬等）、捐贈(zèng)時(shí)間等。對(duì)于企業(yè)捐贈(zèng)，還應(yīng)收集企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等信息。3.對(duì)于匿名捐贈(zèng)，應(yīng)尊重捐贈(zèng)者意愿，做好相關(guān)記錄和標(biāo)識(shí)，確保捐款信息的保密性。捐款記錄1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)捐贈(zèng)者提供的信息，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄每一筆捐款收入，詳細(xì)注明捐款來(lái)源、金額、日期等信息。2.建立捐款臺(tái)賬，對(duì)捐款信息進(jìn)行分類匯總，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。捐款臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)據(jù)一致。3.對(duì)于實(shí)物捐贈(zèng)，應(yīng)詳細(xì)記錄捐贈(zèng)物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)值等信息，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。捐款信息的公開(kāi)與公示公開(kāi)內(nèi)容1.定期向公司/組織內(nèi)部公開(kāi)捐款活動(dòng)進(jìn)展情況，包括捐款金額、捐贈(zèng)者名單（根據(jù)捐贈(zèng)者意愿決定是否公開(kāi)）、資金使用計(jì)劃等信息，接受員工監(jiān)督。2.按照相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，及時(shí)向社會(huì)公眾公開(kāi)捐款信息。公開(kāi)內(nèi)容應(yīng)包括公司/組織名稱、捐款活動(dòng)名稱、受捐對(duì)象、捐款金額、資金使用情況等。3.對(duì)于重大捐款活動(dòng)或涉及公眾利益的捐款項(xiàng)目，應(yīng)在公司/組織官網(wǎng)、社交媒體平臺(tái)等顯著位置進(jìn)行公示，并設(shè)立專門(mén)的舉報(bào)渠道，接受社會(huì)監(jiān)督。公開(kāi)方式1.公司/組織內(nèi)部信息公開(kāi)可通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄、郵件等方式進(jìn)行發(fā)布。2.社會(huì)公眾信息公開(kāi)主要通過(guò)公司/組織官網(wǎng)、政府相關(guān)部門(mén)指定的信息公開(kāi)平臺(tái)、新聞媒體等渠道進(jìn)行發(fā)布。3.每次公開(kāi)信息的時(shí)間、渠道及內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢和追溯。捐款資金的管理與使用資金管理1.捐款資金應(yīng)設(shè)立專門(mén)賬戶進(jìn)行管理，確保資金安全。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)捐款資金進(jìn)行收支核算，嚴(yán)格執(zhí)行資金審批流程。2.定期對(duì)捐款資金賬戶進(jìn)行核對(duì)和清查，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。3.加強(qiáng)對(duì)捐款資金管理崗位人員的培訓(xùn)和監(jiān)督，防止出現(xiàn)貪污、挪用等違法違規(guī)行為。資金使用1.嚴(yán)格按照捐贈(zèng)者指定的用途使用捐款資金，不得擅自改變資金用途。如需變更資金用途，應(yīng)提前征得捐贈(zèng)者同意，并按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。2.建立捐款資金使用審批制度，明確審批流程和責(zé)任人員。使用部門(mén)應(yīng)根據(jù)資金使用計(jì)劃，填寫(xiě)資金使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明資金用途、金額、支付方式等信息，并附相關(guān)證明材料。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)資金使用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后按照規(guī)定辦理資金支付手續(xù)。資金支付應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等合規(guī)方式進(jìn)行，確保資金流向清晰、可追溯。4.加強(qiáng)對(duì)捐款資金使用情況的跟蹤和監(jiān)督，定期向捐贈(zèng)者及社會(huì)公眾反饋資金使用進(jìn)展情況。對(duì)于重大捐款項(xiàng)目，應(yīng)委托專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，并將審計(jì)結(jié)果向社會(huì)公開(kāi)。捐款信息的存檔與保管存檔內(nèi)容1.捐款活動(dòng)相關(guān)的文件資料，包括活動(dòng)申請(qǐng)、審批文件、活動(dòng)方案、受捐方資質(zhì)證明等。2.捐贈(zèng)者信息及捐款記錄，如捐贈(zèng)者登記表、捐款臺(tái)賬、財(cái)務(wù)憑證等。3.捐款信息公開(kāi)與公示的相關(guān)記錄，如公開(kāi)渠道、公開(kāi)內(nèi)容、發(fā)布時(shí)間等。4.捐款資金管理與使用的相關(guān)資料，如資金使用申請(qǐng)表、支付憑證、審計(jì)報(bào)告等。保管期限1.一般情況下，捐款信息存檔資料應(yīng)保管[X]年，以滿足法律法規(guī)要求及可能的查詢、審計(jì)等需要。2.對(duì)于涉及重大捐款項(xiàng)目或具有重要?dú)v史意義的資料，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類整理、裝訂成冊(cè)，并存放于專門(mén)的檔案柜中；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全可靠。2.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱流程。借閱人員需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱過(guò)程中應(yīng)做好檔案的登記和保護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失或泄露。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)捐款活動(dòng)及捐款信息管理進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查各項(xiàng)制度執(zhí)行情況、捐款信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性、捐款資金的管理與使用是否合規(guī)等。2.管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)捐款活動(dòng)實(shí)施過(guò)程的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)責(zé)令相關(guān)部門(mén)或人員立即整改，并追究相應(yīng)責(zé)任。外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門(mén)、社會(huì)審計(jì)機(jī)構(gòu)、捐贈(zèng)者及社會(huì)公眾的監(jiān)督檢查。對(duì)于外部監(jiān)督提出的意見(jiàn)和建議，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給相關(guān)方。2.積極配合政府部門(mén)開(kāi)展的專項(xiàng)檢查、審計(jì)等工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.在捐款信息管理過(guò)程中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：虛報(bào)、瞞報(bào)、篡改捐款信息的。擅自改變捐款資金用途的。貪污、挪用捐款資金的。未按照規(guī)定公開(kāi)捐款信息或拒絕接受監(jiān)督檢查的。其他違反本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的行為。責(zé)任追究措施1.對(duì)于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.對(duì)