文字收集管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司文字資料的收集、整理、保存和利用，規(guī)范文字收集工作流程，確保文字資料的完整性、準確性和安全性，提高公司運營效率和決策科學(xué)性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在工作中產(chǎn)生的各類文字資料的收集管理，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、信函、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)記錄等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保文字收集管理工作合法合規(guī)。2.全面收集原則：涵蓋公司運營各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文字資料，保證資料的全面性和完整性。3.分類管理原則：按照文字資料的性質(zhì)、來源、用途等進行科學(xué)分類，便于查找和使用。4.安全保密原則：采取有效措施確保文字資料的安全，防止泄露、丟失或損壞，對涉及公司機密的資料嚴格保密。5.高效利用原則：促進文字資料的合理利用，為公司決策、業(yè)務(wù)開展、知識傳承等提供有力支持。二、文字收集職責(zé)分工（一）公司辦公室1.負責(zé)制定和完善文字收集管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各部門的文字收集工作，定期組織檢查和評估。3.負責(zé)收集、整理公司綜合性文件、重要會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)講話等資料。4.對公司各類文字資料進行集中歸檔和保管，建立電子和紙質(zhì)檔案庫。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供文字資料查閱服務(wù)。（二）各部門1.負責(zé)本部門工作中產(chǎn)生的文字資料的收集、整理和初步審核。2.明確專人負責(zé)文字資料的日常管理，確保資料及時、準確收集。3.按照公司辦公室要求，定期將整理好的文字資料移交至公司辦公室歸檔。4.根據(jù)工作需要，向公司辦公室申請查閱其他部門的相關(guān)文字資料。（三）項目組（如有）1.負責(zé)項目實施過程中產(chǎn)生的各類文字資料的收集、整理和保管。2.項目結(jié)束后，將項目相關(guān)文字資料按照要求整理歸檔，并移交至公司辦公室或相關(guān)部門。三、文字收集范圍與內(nèi)容（一）行政文件1.上級機關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.公司發(fā)布的規(guī)章制度、管理辦法、工作流程、通知公告等。3.公司內(nèi)部各部門之間的往來文件、函件等。（二）業(yè)務(wù)文檔1.市場調(diào)研報告、行業(yè)分析報告、客戶資料等。2.銷售合同、訂單、報價單、發(fā)票等業(yè)務(wù)交易相關(guān)文件。3.采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等采購業(yè)務(wù)文件。4.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告、工藝文件等生產(chǎn)相關(guān)資料。5.研發(fā)項目文檔，包括項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)報告等。（三）會議資料1.公司各類會議的會議通知、議程安排、會議記錄、會議紀要等。2.重要會議的發(fā)言稿、匯報材料、決議文件等。（四）財務(wù)資料1.財務(wù)報表、預(yù)算報告、財務(wù)分析報告等。2.會計憑證、賬簿、發(fā)票存根等財務(wù)核算資料。3.審計報告、稅務(wù)申報資料等。（五）人力資源資料1.員工檔案，包括個人簡歷、入職登記表、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。2.招聘文件、勞動合同、薪酬福利方案等。3.人力資源規(guī)劃、培訓(xùn)計劃、員工發(fā)展報告等。（六）其他資料1.公司榮譽證書、資質(zhì)證明文件等。2.對外宣傳資料，如公司簡介、產(chǎn)品手冊、宣傳海報等。3.與合作伙伴簽訂的合作協(xié)議、備忘錄等。4.各類臨時性工作產(chǎn)生的文字資料，如專項工作匯報、調(diào)研報告等。四、文字收集流程（一）資料產(chǎn)生與記錄1.各部門工作人員在工作過程中，應(yīng)及時將產(chǎn)生的文字資料進行記錄和整理，確保資料內(nèi)容真實、準確、完整。2.對于重要資料，應(yīng)在產(chǎn)生后立即進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）初步整理與審核1.各部門指定的專人負責(zé)對本部門產(chǎn)生的文字資料進行初步整理，按照資料的類別和時間順序進行排序，并檢查資料的格式、內(nèi)容等是否符合要求。2.對初步整理好的資料進行審核，確保資料的準確性和完整性。審核內(nèi)容包括文字表述是否清晰、數(shù)據(jù)是否準確、簽字蓋章是否齊全等。（三）資料移交1.各部門在完成文字資料的初步整理和審核后，應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將資料移交至公司辦公室。2.移交時，應(yīng)填寫《文字資料移交清單》，詳細注明資料的名稱、類別、數(shù)量、產(chǎn)生時間、移交部門等信息，并由移交人和接收人簽字確認。（四）集中歸檔1.公司辦公室收到各部門移交的文字資料后，進行集中歸檔。按照分類管理原則，將資料分別歸入相應(yīng)的檔案類別中。2.對于電子資料，應(yīng)進行規(guī)范的命名和存儲，建立電子檔案索引，便于查詢和檢索。對于紙質(zhì)資料，應(yīng)進行裝訂、編目，并放入檔案盒或檔案柜中妥善保管。五、文字資料的分類與編號（一）分類方法1.按部門分類：根據(jù)公司組織架構(gòu)，將文字資料分為辦公室、財務(wù)部、人力資源部、市場部、銷售部、生產(chǎn)部、研發(fā)部等不同部門類別。2.按資料性質(zhì)分類：在部門分類基礎(chǔ)上，進一步按照資料的性質(zhì)分為行政文件、業(yè)務(wù)文檔、會議資料、財務(wù)資料、人力資源資料、其他資料等類別。3.按時間分類：對于部分資料，可按照時間順序進行細分，如年度文件、月度報告等。（二）編號規(guī)則1.編號結(jié)構(gòu)：采用“部門代碼+資料類別代碼+年份+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.部門代碼：用兩位數(shù)字表示公司各部門，如辦公室為“01”，財務(wù)部為“02”等。3.資料類別代碼：用兩位數(shù)字表示不同的資料類別，如行政文件為“01”，業(yè)務(wù)文檔為“02”等。4.年份：用四位數(shù)字表示資料產(chǎn)生的年份，如“2023”。5.順序號：按照資料產(chǎn)生的先后順序，為每一份資料賦予一個唯一的順序號，用三位數(shù)字表示。例如，辦公室2023年產(chǎn)生的第5份行政文件編號為：01012023005。六、文字資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的檔案庫房，配備檔案柜、檔案架等存儲設(shè)備，對紙質(zhì)文字資料進行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好。2.電子資料：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子文字資料進行集中存儲。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、檢索、權(quán)限管理等功能，確保電子資料的安全和有效利用。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、歷史記錄、法律糾紛等重要資料，應(yīng)永久保管。2.長期保管：一般為10年以上，包括公司規(guī)章制度、重要業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表等資料。3.短期保管：一般為110年，如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性工作資料等。（三）定期盤點1.公司辦公室每年定期對文字資料進行盤點，檢查資料的存儲情況、保管期限是否符合規(guī)定等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，如資料缺失、損壞、保管期限到期等，應(yīng)及時進行處理，確保文字資料的完整性和準確性。七、文字資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文字資料，應(yīng)填寫《文字資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到公司辦公室查閱。2.涉及公司機密的文字資料，查閱人應(yīng)嚴格遵守公司保密規(guī)定，經(jīng)公司保密管理部門批準后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人提交《文字資料查閱申請表》至公司辦公室。2.公司辦公室工作人員根據(jù)查閱申請，在檔案管理系統(tǒng)或紙質(zhì)檔案中查找相應(yīng)資料，并提供給查閱人查閱。3.查閱人應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出公司辦公室。如需復(fù)印或摘抄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司辦公室同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）借閱管理1.因特殊原因需要借閱文字資料的，借閱人應(yīng)填寫《文字資料借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和公司辦公室負責(zé)人簽字批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文字資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、損壞、丟失。如發(fā)生上述情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人歸還資料時，公司辦公室工作人員應(yīng)認真檢查資料的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。八、文字資料的保密管理（一）保密制度1.公司建立健全文字資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的文字資料進行嚴格保密。2.對接觸和使用保密文字資料的人員進行保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和保密技能。（二）保密措施1.對保密文字資料進行標識，明確保密級別和保密期限。2.在存儲和傳輸過程中，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保保密文字資料的安全。3.限制保密文字資料的知悉范圍，只允許經(jīng)過授權(quán)的人員接觸和使用。4.與接觸保密文字資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司辦公室定期對文字資料的保密情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對于違反保密制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的依法追究法律責(zé)任。九、文字資料的銷毀（一）銷毀條件1.文字資料保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，不再需要的文字資料。3.經(jīng)鑒定確認屬于重復(fù)、無效或錯誤的文字資料。（二）銷毀流程1.由公司辦公室提出文字資料銷毀申請，填寫《文字資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)鑒定意見。2.《文字資料銷毀申請表》經(jīng)公司辦公室負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可進行銷毀。3.對于紙質(zhì)文字資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等