廣東耗材管理辦法一、總則（一）目的為加強廣東地區(qū)公司/組織耗材管理，規(guī)范耗材采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的操作，提高耗材使用效率，降低運營成本，確保公司/組織各項工作的正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于廣東地區(qū)公司/組織內(nèi)所有涉及耗材使用的部門和人員，包括但不限于辦公耗材、生產(chǎn)耗材、科研耗材等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保耗材管理活動合法合規(guī)。2.效益原則：以提高耗材使用效益為核心，優(yōu)化采購、庫存等環(huán)節(jié)，降低成本，實現(xiàn)資源的合理配置。3.規(guī)范操作原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保耗材管理工作有序進行。4.責(zé)任追究原則：對耗材管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、管理職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定耗材采購計劃，根據(jù)各部門需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行評估和管理。3.組織實施耗材采購工作，確保采購的耗材質(zhì)量符合要求，價格合理。4.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行和管理，跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，及時、準(zhǔn)確地提交耗材需求計劃。2.負(fù)責(zé)本部門耗材的領(lǐng)用、使用和保管，合理使用耗材，避免浪費。3.配合采購部門進行供應(yīng)商評估，提供相關(guān)使用反饋信息。4.定期盤點本部門的耗材庫存，及時上報庫存異常情況。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)耗材的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保耗材的安全和完整。2.建立健全耗材庫存管理制度，定期盤點庫存，保證賬實相符。3.對庫存耗材進行分類存放，標(biāo)識清晰，做好防潮、防火、防蟲等工作。4.根據(jù)采購部門的通知和使用部門的領(lǐng)用申請，及時辦理耗材出入庫手續(xù)。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核耗材采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用。2.對耗材采購、使用等費用進行核算和報銷，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。3.參與耗材成本分析和控制工作，提供相關(guān)財務(wù)建議。（五）審計部門1.對耗材管理情況進行定期審計和不定期抽查，監(jiān)督各項管理制度的執(zhí)行情況。2.檢查采購流程的合規(guī)性、庫存管理的準(zhǔn)確性、費用報銷的合理性等。3.對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、采購管理（一）采購計劃1.各使用部門應(yīng)于每月末前提交次月的耗材需求計劃，詳細(xì)注明耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.倉庫管理部門根據(jù)庫存情況對需求計劃進行審核，提出調(diào)整建議，反饋給使用部門。3.采購部門結(jié)合各部門需求計劃和庫存情況，綜合考慮市場供應(yīng)、價格波動等因素，制定次月的采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品、數(shù)量、預(yù)算、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行綜合評估。2.選擇至少三家合格的供應(yīng)商作為合作伙伴，并與之簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定時間內(nèi)將貨物送達指定地點。采購部門應(yīng)跟蹤采購進度，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時、按質(zhì)、按量到貨。3.貨物到貨后，倉庫管理部門應(yīng)按照采購合同和送貨單對貨物進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（四）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收合格的發(fā)票，按照公司/組織的財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。2.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間進行，確保資金支付的準(zhǔn)確性和及時性。3.對于采購過程中出現(xiàn)的預(yù)付款、尾款等特殊情況，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進行審批和管理。四、使用管理（一）領(lǐng)用管理1.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)耗材的領(lǐng)用工作。領(lǐng)用人員應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫管理部門領(lǐng)取。2.倉庫管理部門根據(jù)審批后的《耗材領(lǐng)用申請表》發(fā)放耗材，并在申請表上簽字確認(rèn)。領(lǐng)用人員應(yīng)核對所領(lǐng)耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保無誤后簽字領(lǐng)取。3.對于貴重或限量使用的耗材，領(lǐng)用人員應(yīng)填寫詳細(xì)的領(lǐng)用記錄，注明領(lǐng)用時間、使用情況等信息，以便跟蹤和管理。（二）使用規(guī)范1.各使用部門應(yīng)加強對本部門人員的培訓(xùn)，使其熟悉耗材的正確使用方法和注意事項，提高耗材使用效率，避免浪費。2.使用人員應(yīng)按照操作規(guī)程使用耗材，確保使用安全和產(chǎn)品質(zhì)量。對于因操作不當(dāng)造成的耗材損壞或浪費，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.在保證工作質(zhì)量的前提下，鼓勵使用人員合理節(jié)約耗材，采取有效的節(jié)約措施，如雙面打印、按需使用等。（三）使用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對本部門的耗材使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.倉庫管理部門應(yīng)定期統(tǒng)計各部門的耗材領(lǐng)用情況，并向財務(wù)部門和采購部門提供相關(guān)數(shù)據(jù)。財務(wù)部門和采購部門應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)進行分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。3.審計部門應(yīng)不定期對耗材使用情況進行審計，檢查是否存在浪費、違規(guī)使用等問題。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)責(zé)令相關(guān)部門限期整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點前，倉庫管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存耗材的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等信息，并做好記錄。3.盤點結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制《耗材盤點報告》，詳細(xì)說明盤點情況，包括賬實差異、差異原因分析等內(nèi)容。對于盤盈或盤虧的耗材，應(yīng)按照規(guī)定進行處理。（二）庫存安全1.倉庫管理部門應(yīng)加強對庫存耗材的安全管理，確保庫存耗材的安全和完整。倉庫應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.庫存耗材應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。對于易燃易爆、有毒有害等特殊耗材，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放和管理。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存耗材進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)庫存耗材存在損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時上報，并按照規(guī)定進行報廢處理。（三）庫存預(yù)警1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)耗材的庫存情況和使用頻率，設(shè)定合理的庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時，應(yīng)及時通知采購部門進行補貨。2.采購部門應(yīng)根據(jù)庫存預(yù)警情況，及時調(diào)整采購計劃，確保庫存數(shù)量滿足工作需要。同時，應(yīng)避免因過度采購導(dǎo)致庫存積壓。六、報廢管理（一）報廢鑒定1.對于已損壞、過期、變質(zhì)等無法繼續(xù)使用的耗材，使用部門應(yīng)填寫《耗材報廢申請表》，注明報廢耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門對報廢申請進行初步審核后，組織相關(guān)人員進行報廢鑒定。鑒定人員應(yīng)根據(jù)耗材的實際情況，判斷是否符合報廢條件，并出具鑒定意見。3.對于價值較高或批量較大的耗材報廢，應(yīng)組織相關(guān)專家或技術(shù)人員進行鑒定，確保報廢處理的合理性和準(zhǔn)確性。（二）報廢處理1.經(jīng)鑒定符合報廢條件的耗材，倉庫管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行報廢處理。報廢處理方式可包括出售給廢品回收公司、捐贈給相關(guān)單位或個人、自行銷毀等。2.對于出售給廢品回收公司的報廢耗材，倉庫管理部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的回收公司，并簽訂回收協(xié)議。回收過程中應(yīng)做好記錄，確保報廢耗材的流向可追溯。3.對于自行銷毀的報廢耗材，應(yīng)采取安全、環(huán)保的銷毀方式，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保銷毀徹底，避免造成環(huán)境污染。（三）報廢核銷1.倉庫管理部門應(yīng)及時對報廢耗材進行賬務(wù)處理，在庫存賬目中核銷報廢耗材的數(shù)量和金額。2.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)倉庫管理部門提供的報廢核銷記錄，進行相應(yīng)的財務(wù)核算，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。七、信息化管理（一）建立耗材管理系統(tǒng)1.公司/組織應(yīng)建立完善的耗材管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對耗材采購、使用、庫存、報廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.耗材管理系統(tǒng)應(yīng)具備采購計劃制定、供應(yīng)商管理、訂單管理、庫存管理、領(lǐng)用管理、報廢管理、數(shù)據(jù)分析等功能模塊，滿足公司/組織耗材管理的需求。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)耗材管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護工作，確保數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確、完整。2.采購部門應(yīng)及時將采購訂單、到貨情況等信息錄入系統(tǒng)；倉庫管理部門應(yīng)實時更新庫存信息；使用部門應(yīng)及時錄入耗材領(lǐng)用情況等信息。3.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的保密性和安全性。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.利用耗材管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，定期生成各類報表和分析圖表，如采購分析報表、庫存分析報表、使用情況分析報表等。2.通過數(shù)據(jù)分析，了解耗材的采購趨勢、使用情況、庫存狀況等，為采購計劃制定、庫存管理、成本控制等提供決策支持。3.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，發(fā)現(xiàn)耗材管理過程中存在的問題和不足，及時采取措施進行改進，提高耗材管理水平。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門應(yīng)定期對耗材管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、庫存管理的準(zhǔn)確性、費用報銷的合理性等。2.采購部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等應(yīng)定期對本部門的耗材管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.公司/組織可設(shè)立專門的監(jiān)督小組，對耗材管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）考核評價1.建立耗材管理考核評價機制，對各部門和相關(guān)人員的耗材管理工作進行考核評價。考核內(nèi)容包括采購管理、使用管理、庫存管理、