委外訂單管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司委外訂單管理流程，確保委外加工產(chǎn)品的質(zhì)量、交期和成本控制，提高公司整體運(yùn)營(yíng)效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有委外加工訂單的管理，包括原材料、零部件、半成品及成品的委外加工。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：委外訂單管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運(yùn)營(yíng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在委外加工過(guò)程中，必須始終將產(chǎn)品質(zhì)量放在首位，確保委外加工產(chǎn)品符合公司質(zhì)量要求。3.成本控制原則：通過(guò)合理選擇委外供應(yīng)商、優(yōu)化訂單價(jià)格、控制加工過(guò)程成本等措施，實(shí)現(xiàn)委外訂單成本的有效控制。4.交期保障原則：明確委外加工各環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，確保委外訂單按時(shí)交付。二、委外供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司委外加工需求，通過(guò)多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)估，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。篩選出符合公司基本要求的供應(yīng)商，邀請(qǐng)其提交詳細(xì)的合作意向書和相關(guān)資料。2.實(shí)地考察對(duì)于通過(guò)初步篩選的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場(chǎng)地、設(shè)備狀況、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等。實(shí)地考察后，考察人員應(yīng)撰寫考察報(bào)告，對(duì)供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評(píng)估，并提出是否適合合作的建議。3.供應(yīng)商評(píng)估與審批采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)地考察報(bào)告及供應(yīng)商提供的資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估，填寫供應(yīng)商評(píng)估表。評(píng)估指標(biāo)包括質(zhì)量控制能力、生產(chǎn)能力、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等。采購(gòu)部門將供應(yīng)商評(píng)估表提交至相關(guān)審批部門，經(jīng)審批通過(guò)后，確定合格供應(yīng)商名單，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)設(shè)定質(zhì)量指標(biāo)：主要考核委外加工產(chǎn)品的合格率、退貨率等。交貨期指標(biāo)：考核供應(yīng)商按時(shí)交貨的情況，包括交貨準(zhǔn)時(shí)率、延遲交貨次數(shù)等。成本指標(biāo)：評(píng)估供應(yīng)商的加工價(jià)格是否合理，以及成本控制能力。服務(wù)指標(biāo)：考察供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量，如響應(yīng)速度、解決問(wèn)題的能力等。2.考核周期對(duì)供應(yīng)商的考核周期為每季度一次。采購(gòu)部門應(yīng)在每個(gè)考核周期結(jié)束后，及時(shí)收集相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)估。3.考核結(jié)果處理根據(jù)考核結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，公司可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加訂單份額、優(yōu)先付款等。對(duì)于不合格供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。三、委外訂單下達(dá)（一）訂單需求確認(rèn)1.生產(chǎn)部門根據(jù)客戶訂單或生產(chǎn)計(jì)劃，確定委外加工需求明確委外加工產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息。將委外加工需求信息整理成委外訂單需求表，提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)委外訂單需求進(jìn)行審核審核訂單需求的合理性，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等是否符合公司實(shí)際情況。檢查訂單需求與供應(yīng)商的生產(chǎn)能力是否匹配。如發(fā)現(xiàn)訂單需求存在問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行調(diào)整。（二）訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)審核通過(guò)的委外訂單需求表，選擇合適的供應(yīng)商優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名單中的供應(yīng)商。如合格供應(yīng)商無(wú)法滿足訂單需求，可考慮從潛在供應(yīng)商中選擇合適的合作對(duì)象。2.采購(gòu)部門向選定的供應(yīng)商下達(dá)委外訂單委外訂單應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價(jià)格、付款方式等條款。訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，確保供應(yīng)商收到訂單并理解訂單要求。四、委外訂單執(zhí)行跟蹤（一）生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤1.采購(gòu)部門定期與供應(yīng)商溝通委外訂單的生產(chǎn)進(jìn)度要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、周報(bào)表等生產(chǎn)進(jìn)度信息。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)掌握委外加工產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度情況，如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進(jìn)度延遲，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原因并督促其采取措施加快生產(chǎn)。2.生產(chǎn)部門應(yīng)協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤提供必要的技術(shù)支持和指導(dǎo)，確保委外加工產(chǎn)品符合公司質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)委外加工產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題或生產(chǎn)進(jìn)度延遲可能影響交貨期時(shí)，生產(chǎn)部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，共同協(xié)商解決方案。（二）質(zhì)量控制跟蹤1.采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商建立質(zhì)量控制體系，確保委外加工產(chǎn)品質(zhì)量供應(yīng)商應(yīng)按照公司質(zhì)量要求，制定質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量控制情況進(jìn)行檢查，確保其有效執(zhí)行。2.公司質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)對(duì)委外加工產(chǎn)品進(jìn)行抽檢或全檢檢驗(yàn)內(nèi)容包括產(chǎn)品外觀、尺寸、性能、包裝等方面。如發(fā)現(xiàn)委外加工產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取整改措施。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（三）成本控制跟蹤1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)委外訂單成本進(jìn)行核算和分析核算實(shí)際加工成本與訂單價(jià)格的差異，分析成本變動(dòng)原因。如發(fā)現(xiàn)成本超支，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決方案。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行成本控制跟蹤提供相關(guān)成本數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)分析報(bào)告，為成本控制提供決策支持。對(duì)委外訂單的付款情況進(jìn)行監(jiān)控，確保公司資金合理使用。五、委外訂單驗(yàn)收（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購(gòu)部門在委外加工產(chǎn)品交貨前，通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)制定驗(yàn)收計(jì)劃，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收人員等。準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備，如量具、檢測(cè)儀器等。2.采購(gòu)部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等事宜確保供應(yīng)商按時(shí)、按要求將委外加工產(chǎn)品送達(dá)指定地點(diǎn)。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照驗(yàn)收計(jì)劃對(duì)委外加工產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)詳細(xì)記錄，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.如委外加工產(chǎn)品驗(yàn)收合格，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)人簽字后生效。3.如委外加工產(chǎn)品驗(yàn)收不合格，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門和供應(yīng)商要求供應(yīng)商限期整改，直至產(chǎn)品驗(yàn)收合格為止。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的整改情況，并及時(shí)向相關(guān)部門反饋。六、委外訂單付款（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門在收到委外加工產(chǎn)品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后，根據(jù)訂單約定和合同條款，填寫付款申請(qǐng)單付款申請(qǐng)單應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、訂單編號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗(yàn)收情況、付款金額、付款方式等信息。采購(gòu)部門將付款申請(qǐng)單提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行審核審核付款申請(qǐng)是否符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)合同約定。檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證是否齊全。如審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門在付款申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）付款審批1.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財(cái)務(wù)部門審核意見(jiàn)，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見(jiàn)安排付款。如審批不通過(guò)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，說(shuō)明原因并要求其補(bǔ)充相關(guān)資料或重新履行審批手續(xù)。（三）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，按照合同約定的付款方式進(jìn)行付款如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。如采用支票付款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將支票交給采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門轉(zhuǎn)交給供應(yīng)商。2.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到款項(xiàng)如供應(yīng)商反饋未收到款項(xiàng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，查明原因并解決問(wèn)題。七、委外訂單變更管理（一）變更申請(qǐng)1.在委外訂單執(zhí)行過(guò)程中，如因客戶需求變更、生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整等原因需要對(duì)訂單進(jìn)行變更相關(guān)部門應(yīng)填寫委外訂單變更申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明變更內(nèi)容、變更原因、預(yù)計(jì)影響等。委外訂單變更申請(qǐng)單應(yīng)提交至采購(gòu)部門審核。2.采購(gòu)部門對(duì)委外訂單變更申請(qǐng)進(jìn)行審核審核變更申請(qǐng)的合理性和必要性，評(píng)估變更對(duì)供應(yīng)商生產(chǎn)、成本、交貨期等方面的影響。如審核通過(guò)，采購(gòu)部門將委外訂單變更申請(qǐng)單提交至相關(guān)審批部門審批。（二）變更審批1.相關(guān)審批部門根據(jù)采購(gòu)部門審核意見(jiàn)，對(duì)委外訂單變更申請(qǐng)進(jìn)行審批審批通過(guò)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將變更信息通知供應(yīng)商，并與供應(yīng)商協(xié)商變更后的訂單條款。如審批不通過(guò)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，說(shuō)明原因并要求其重新考慮變更申請(qǐng)。（三）變更執(zhí)行1.采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商一致后，簽訂委外訂單變更協(xié)議變更協(xié)議應(yīng)明確變更后的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價(jià)格、付款方式等條款。采購(gòu)部門應(yīng)將委外訂單變更協(xié)議及時(shí)提交至相關(guān)部門備案。2.供應(yīng)商按照變更協(xié)議要求執(zhí)行委外加工任務(wù)采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的變更執(zhí)行情況，確保變更后的訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。八、委外訂單檔案管理（一）檔案收集1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集委外訂單管理過(guò)程中的各類文件和資料包括委外訂單需求表、訂單下達(dá)文件、生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款申請(qǐng)單、變更申請(qǐng)單及變更協(xié)議等。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)收集到的文件和資料進(jìn)行整理和分類確保文件和資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案歸檔1.采購(gòu)部門將整理好的委外訂單文件和資料按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案存儲(chǔ)安全、便于查詢和使用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（三）檔案查閱