已采購項管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司已采購項的管理，規(guī)范采購流程，確保采購物資和服務(wù)符合公司需求，提高采購效益，保障公司運營的順利進行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有已采購的物資、設(shè)備、服務(wù)等項目（以下統(tǒng)稱“已采購項”）的管理。（三）基本原則1.合法性原則：已采購項的管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.效益原則：在保證已采購項質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購成本，提高采購資金使用效益。3.規(guī)范原則：建立健全規(guī)范的采購流程和管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求，確保采購工作有序進行。4.監(jiān)督原則：加強對已采購項的全過程監(jiān)督，確保采購活動公開、公平、公正，防止違規(guī)行為發(fā)生。二、采購流程管理（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前制定詳細的采購需求計劃，明確所需物資或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等關(guān)鍵信息，并提交至采購部門。2.采購需求計劃應(yīng)經(jīng)過使用部門負責(zé)人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。（二）采購申請1.采購部門收到使用部門提交的采購需求計劃后，進行匯總整理。2.根據(jù)采購需求的性質(zhì)和金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程，填寫采購申請表。申請表應(yīng)詳細說明采購項目的基本情況、預(yù)算金額、采購方式建議等內(nèi)容。3.采購申請表經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，提交至相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的采購政策和實際情況，對采購申請進行嚴格審查，做出批準或不批準的決定。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)批準的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括但不限于公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴格按照選定的采購方式和相關(guān)法律法規(guī)要求進行操作。與供應(yīng)商進行充分溝通，明確采購合同的各項條款，確保合同內(nèi)容準確、完整、合法。3.采購合同簽訂前，必須經(jīng)過公司法律部門或法律顧問的審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，保護公司的合法權(quán)益。審核通過后的合同由采購部門負責(zé)與供應(yīng)商簽訂，并加蓋公司合同專用章。（四）采購驗收1.已采購項到貨前，采購部門應(yīng)提前通知使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.質(zhì)量檢驗部門按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，對已采購項進行嚴格的質(zhì)量檢驗。檢驗內(nèi)容包括物資的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量、性能等方面。經(jīng)檢驗合格的已采購項，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)出具質(zhì)量檢驗報告。3.使用部門根據(jù)采購合同和實際需求，對已采購項的數(shù)量、規(guī)格、型號、功能等進行核對驗收。確認無誤后，在驗收單上簽字確認。4.對于大型設(shè)備、復(fù)雜系統(tǒng)等重要已采購項，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收工作，確保驗收結(jié)果的準確性和可靠性。5.如發(fā)現(xiàn)已采購項存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或更換貨物。如供應(yīng)商未能按時解決問題，采購部門可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（五）采購付款1.采購部門根據(jù)已簽訂的采購合同和驗收合格的證明文件，填寫付款申請單。付款申請單應(yīng)詳細注明采購項目名稱、合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息。2.付款申請單經(jīng)采購部門負責(zé)人、財務(wù)部門審核后，提交至相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)制度和資金狀況，對付款申請進行嚴格審查，確保付款的合理性和合規(guī)性。3.財務(wù)部門按照審批通過的付款申請單，辦理付款手續(xù)。付款方式可根據(jù)公司與供應(yīng)商的約定，選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式進行支付。三、已采購項的日常管理（一）庫存管理1.倉庫管理部門負責(zé)已采購項的入庫、存儲、保管和發(fā)放等工作。按照物資的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，建立詳細的庫存臺賬，記錄物資的出入庫情況。2.定期對庫存物資進行盤點清查，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)及時查明原因，并按照公司規(guī)定進行處理。3.根據(jù)庫存物資的使用情況和市場價格波動，合理控制庫存水平。對于積壓物資，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取降價促銷、報廢處理等措施，減少庫存占用資金。（二）使用管理1.使用部門應(yīng)按照已采購項的用途和操作規(guī)程，正確使用物資和設(shè)備，確保其正常運行。嚴禁違規(guī)操作，避免因使用不當(dāng)造成物資損壞或安全事故。2.建立已采購項的使用記錄制度，詳細記錄物資的使用時間、使用人員、使用情況等信息。通過使用記錄，可及時了解物資的使用狀況，為后續(xù)的維護保養(yǎng)和更新?lián)Q代提供依據(jù)。3.加強對已采購項的日常維護保養(yǎng)工作，定期對設(shè)備進行檢查、維修、保養(yǎng)，確保其性能良好。對于需要專業(yè)技術(shù)人員維護的設(shè)備，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修機構(gòu)進行處理。（三）報廢管理1.已采購項因損壞、老化、技術(shù)淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫報廢申請單，詳細說明報廢原因、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并提交至資產(chǎn)管理部門。2.資產(chǎn)管理部門接到報廢申請后，組織相關(guān)人員進行現(xiàn)場核實。對于符合報廢條件的已采購項，出具報廢鑒定報告，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后的報廢物資，由資產(chǎn)管理部門負責(zé)組織報廢處理工作。報廢處理方式可選擇報廢變賣、報廢回收等，確保報廢物資得到妥善處置，避免造成環(huán)境污染和資源浪費。四、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.建立已采購項風(fēng)險管理機制，定期對采購過程中的風(fēng)險進行識別和評估。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋采購需求不準確、供應(yīng)商選擇不當(dāng)、合同簽訂不規(guī)范、驗收把關(guān)不嚴、付款風(fēng)險等方面。2.通過收集采購項目相關(guān)信息、分析歷史數(shù)據(jù)、與相關(guān)人員溝通等方式，全面了解采購過程中可能存在的風(fēng)險因素。（二）風(fēng)險評估1.根據(jù)風(fēng)險識別的結(jié)果，對已識別出的風(fēng)險進行評估。評估指標可包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度、風(fēng)險等級等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險進行綜合評估。對于高風(fēng)險的采購項目，應(yīng)制定針對性的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。對于采購需求不準確的風(fēng)險，加強使用部門與采購部門之間的溝通協(xié)調(diào)，確保采購需求的準確性和合理性；對于供應(yīng)商選擇不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險，建立嚴格的供應(yīng)商評估和選擇機制，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等進行全面考察；對于合同簽訂不規(guī)范的風(fēng)險，加強合同審核管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰；對于驗收把關(guān)不嚴的風(fēng)險，強化質(zhì)量檢驗部門的職責(zé)，嚴格按照驗收標準進行驗收；對于付款風(fēng)險，加強財務(wù)部門的審核監(jiān)督，確保付款流程規(guī)范、安全。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，根據(jù)實際情況及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對策略，確保風(fēng)險管理工作的有效性。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對已采購項的管理情況進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、已采購項的驗收和付款情況、庫存管理情況等。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)審計報告的要求，及時進行整改落實，并將整改情況反饋給審計部門。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查。積極配合外部監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息，確保公司已采購項管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并將整改情況向外部監(jiān)督機構(gòu)報告。（三）考核機制1.建立已采購項管理工作考核機制，對采購部門、使用部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門的管理工作進行考核評價?？己酥笜丝砂ú少彸杀究刂?、采購質(zhì)量、采購效率、庫存管理水平、使用部門滿意度等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對存在問題的部門和個人進行批評教育，并要求其限期整改?？己私Y(jié)果將作為部門和個人績效評價、薪酬調(diào)整、晉升晉級等的重要依據(jù)。六、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)廣泛收集與采購項目相關(guān)的市場信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息等。通過市場調(diào)研、行業(yè)展會、網(wǎng)絡(luò)平臺、供應(yīng)商推薦等渠道，及時了解市場動態(tài)和供應(yīng)商情況，為采購決策提供參考依據(jù)。2.建立采購信息數(shù)據(jù)庫，對收集到的信息進行分類整理、存儲和管理。采購信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、產(chǎn)品價格信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、采購合同信息等內(nèi)容，方便采購人員查詢和使用。（二）采購信息共享1.實現(xiàn)采購信息在公司內(nèi)部的共享。采購部門、使用部門、質(zhì)量檢驗部門、