常州會議管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會議管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本辦法。本辦法適用于公司內(nèi)部各類會議的組織、安排、記錄和跟進(jìn)。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各層級組織召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、專項工作會議等。（三）會議原則1.精簡高效原則：嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，確保會議能夠解決實際問題，提高工作效率。2.準(zhǔn)備充分原則：會前應(yīng)明確會議主題、目的、議程、參會人員等，確保參會人員做好充分準(zhǔn)備。3.規(guī)范有序原則：會議組織應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保會議秩序和效果。4.責(zé)任落實原則：明確會議主持人、記錄人、參會人員等的職責(zé)，確保會議決策得到有效執(zhí)行。二、會議分類及組織（一）公司級會議1.總經(jīng)理辦公會會議召集：由總經(jīng)理召集，副總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人參加。會議頻率：原則上每周召開一次，如有特殊情況可臨時召開。會議內(nèi)容：主要討論公司重大決策、重要工作部署、財務(wù)狀況、人事任免等事項。會議組織：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議的組織和安排，提前將會議議程、相關(guān)資料發(fā)送給參會人員。會議由總經(jīng)理主持，參會人員應(yīng)圍繞會議主題充分發(fā)表意見，形成決策后由相關(guān)部門負(fù)責(zé)落實。2.公司月度例會會議召集：由總經(jīng)理或其指定的副總經(jīng)理召集，各部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。會議頻率：每月召開一次。會議內(nèi)容：總結(jié)上月工作完成情況，分析存在的問題，部署本月工作任務(wù)。會議組織：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)會議的組織和安排，提前收集各部門的工作匯報材料，整理后形成會議資料。會議由主持人主持，各部門負(fù)責(zé)人依次匯報工作，參會人員進(jìn)行討論和交流。會議結(jié)束后，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)理審核后發(fā)送給參會人員，并跟蹤落實會議決策。（二）部門級會議1.部門周例會會議召集：由部門負(fù)責(zé)人召集，部門全體員工參加。會議頻率：每周召開一次。會議內(nèi)容：總結(jié)上周工作完成情況，安排本周工作任務(wù)，協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作關(guān)系。會議組織：部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)會議的組織和安排，提前確定會議議程。會議由部門負(fù)責(zé)人主持，參會人員應(yīng)認(rèn)真匯報工作進(jìn)展和存在的問題，共同商討解決方案。會議結(jié)束后，由部門文員負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，發(fā)送給部門內(nèi)部員工，并跟蹤落實會議決策。2.部門專項工作會議會議召集：根據(jù)專項工作需要，由部門負(fù)責(zé)人或項目負(fù)責(zé)人召集相關(guān)人員參加。會議頻率：根據(jù)工作進(jìn)度適時召開。會議內(nèi)容：針對專項工作進(jìn)行討論和研究，制定工作計劃和措施，協(xié)調(diào)解決工作中遇到的問題。會議組織：會議召集人負(fù)責(zé)會議的組織和安排，提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料。會議由召集人主持，參會人員應(yīng)圍繞專項工作充分發(fā)表意見，形成共識后明確工作責(zé)任人和時間節(jié)點。會議結(jié)束后，由召集人或指定人員負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，發(fā)送給參會人員，并跟蹤專項工作的進(jìn)展情況。（三）跨部門會議1.項目協(xié)調(diào)會會議召集：根據(jù)項目需要，由項目經(jīng)理或項目負(fù)責(zé)人召集相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)人員參加。會議頻率：根據(jù)項目進(jìn)度適時召開。會議內(nèi)容：協(xié)調(diào)項目各階段的工作，解決項目實施過程中出現(xiàn)的問題，確保項目順利推進(jìn)。會議組織：項目經(jīng)理或項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)會議的組織和安排，提前收集項目進(jìn)展情況和存在的問題，整理形成會議資料。會議由主持人主持，各部門參會人員應(yīng)就項目相關(guān)問題進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，明確各自的工作任務(wù)和責(zé)任。會議結(jié)束后，由項目經(jīng)理或項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，發(fā)送給參會人員，并跟蹤項目協(xié)調(diào)會決策的執(zhí)行情況。2.工作協(xié)調(diào)會會議召集：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同召集涉及的部門人員參加。會議頻率：根據(jù)工作情況適時召開。會議內(nèi)容：協(xié)調(diào)解決工作中涉及多個部門的交叉問題，明確工作接口和責(zé)任分工，促進(jìn)工作協(xié)同推進(jìn)。會議組織：召集人負(fù)責(zé)會議的組織和安排，提前確定會議主題和議程。會議由召集人主持，各部門參會人員應(yīng)針對工作協(xié)調(diào)事項充分發(fā)表意見，共同協(xié)商解決方案。會議結(jié)束后，由召集人或指定人員負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，發(fā)送給參會人員，并跟蹤工作協(xié)調(diào)會決策的落實情況。三、會議準(zhǔn)備（一）確定會議主題和目的會議召集人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議的主題和目的，確保會議能夠聚焦重點問題，解決實際工作中的困難。（二）確定參會人員根據(jù)會議主題和目的，確定參會人員名單。參會人員應(yīng)具備與會議相關(guān)的專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠為會議決策提供有價值的意見和建議。（三）制定會議議程會議召集人應(yīng)提前制定會議議程，明確會議的各項議題、討論順序和時間安排。會議議程應(yīng)簡潔明了，突出重點，確保會議能夠按照預(yù)定的節(jié)奏進(jìn)行。（四）準(zhǔn)備會議資料根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如工作報告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、政策文件、項目方案等。會議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰，能夠為參會人員提供充分的信息支持。（五）通知參會人員會議召集人應(yīng)提前將會議的時間、地點、主題、議程、參會人員、會議資料等信息通知給參會人員，確保參會人員能夠按時參加會議，并做好充分準(zhǔn)備。四、會議召開（一）會議簽到參會人員應(yīng)提前到達(dá)會議地點，進(jìn)行簽到。會議記錄人負(fù)責(zé)記錄參會人員的簽到情況，確保會議的出勤情況得到準(zhǔn)確統(tǒng)計。（二）會議開場會議主持人應(yīng)準(zhǔn)時宣布會議開始，介紹會議的主題、目的、議程和參會人員。主持人應(yīng)強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律，要求參會人員認(rèn)真聽取發(fā)言，積極參與討論，確保會議秩序良好。（三）會議討論1.主持人應(yīng)按照會議議程，引導(dǎo)參會人員圍繞主題進(jìn)行發(fā)言和討論。參會人員應(yīng)充分發(fā)表自己的意見和建議，尊重他人的發(fā)言，避免出現(xiàn)打斷、爭吵等不文明行為。2.對于重要問題的討論，應(yīng)進(jìn)行充分的交流和論證，確保決策的科學(xué)性和合理性。主持人應(yīng)適時進(jìn)行總結(jié)和歸納，引導(dǎo)討論方向，避免討論偏離主題或陷入無關(guān)細(xì)節(jié)。（四）會議決策1.對于會議討論的事項，應(yīng)根據(jù)實際情況形成決策。決策應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、時間節(jié)點和工作要求，確保決策能夠得到有效執(zhí)行。2.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束前，對會議決策進(jìn)行總結(jié)和強(qiáng)調(diào)，確保參會人員對決策內(nèi)容有清晰的理解和認(rèn)識。（五）會議記錄1.會議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會議的全過程，包括會議主題、參會人員、發(fā)言內(nèi)容、討論情況、決策結(jié)果等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，能夠真實反映會議的實際情況。2.會議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。電子文檔應(yīng)及時備份，紙質(zhì)文檔應(yīng)妥善保管，以備查閱。（六）會議結(jié)束會議主持人宣布會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)有序離開會議地點。會議組織人員應(yīng)及時清理會議現(xiàn)場，整理會議資料，做好會議后續(xù)工作。五、會議紀(jì)要（一）會議紀(jì)要的撰寫1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會議記錄，客觀、準(zhǔn)確地反映會議的主要內(nèi)容、討論情況和決策結(jié)果。2.會議紀(jì)要應(yīng)語言簡潔、邏輯清晰，重點突出會議的核心內(nèi)容和決策要點。會議紀(jì)要應(yīng)避免冗長、繁瑣的表述，確保參會人員能夠快速了解會議的主要精神。（二）會議紀(jì)要的審核與發(fā)布1.會議紀(jì)要撰寫完成后，應(yīng)提交給會議主持人進(jìn)行審核。會議主持人應(yīng)認(rèn)真審核會議紀(jì)要的內(nèi)容，確保會議紀(jì)要準(zhǔn)確反映會議決策和精神。2.審核通過后的會議紀(jì)要，應(yīng)及時發(fā)送給參會人員，并根據(jù)需要抄送給相關(guān)部門和人員。會議紀(jì)要應(yīng)作為公司內(nèi)部溝通和工作執(zhí)行的重要依據(jù)，確保會議決策得到有效落實。六、會議跟進(jìn)與反饋（一）會議決策的落實1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議決策的要求，制定具體的工作計劃和措施，明確工作進(jìn)度和時間節(jié)點，確保會議決策能夠得到有效執(zhí)行。2.相關(guān)部門應(yīng)積極配合責(zé)任部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，共同推動會議決策的落實。（二）會議效果的評估1.定期對會議效果進(jìn)行評估，收集參會人員對會議組織、內(nèi)容、決策等方面的意見和建議，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進(jìn)會議管理工作。2.會議效果評估可采用問卷調(diào)查、面談、小組討論等方式進(jìn)行，評估結(jié)果應(yīng)作為優(yōu)化會議管理流程和提高會議質(zhì)量的重要參考依據(jù)。（三）會議反饋機(jī)制1.建立會議反饋機(jī)制，鼓勵參會人員對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行及時反饋。反饋內(nèi)容應(yīng)包括工作進(jìn)展、遇到的問題、解決方案及建議等。2.對于會議反饋的問題，應(yīng)及時進(jìn)行分析和研究，采取有效措施加以解決。對于涉及多個部門的問題，應(yīng)加強(qiáng)部門間的溝通與協(xié)調(diào)，共同推動問題的解決。七、會議紀(jì)律（一）參會人員應(yīng)遵守會議時間，提前到達(dá)會議地點，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時參加會議，應(yīng)提前向會議召集人請假。（二）參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接