山東資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織在山東地區(qū)各類資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織在山東地區(qū)開展業(yè)務(wù)活動過程中所產(chǎn)生的各類文件、合同、報表、報告、記錄等資料的管理，包括但不限于紙質(zhì)資料、電子資料以及存儲在各種介質(zhì)上的資料。（三）基本原則1.合法性原則：資料管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和山東地區(qū)的相關(guān)政策要求，確保資料的產(chǎn)生、存儲、使用和銷毀等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料，保證資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、可靠，數(shù)據(jù)記錄清晰無誤，避免虛假信息和錯誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。4.安全性原則：采取有效的安全措施，保護資料的機密性、完整性和可用性，防止資料泄露、丟失、損壞或被非法篡改。5.可追溯性原則：建立完善的資料索引和查詢系統(tǒng)，確保能夠快速、準(zhǔn)確地追溯到所需資料，便于查詢、審核和驗證。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政類資料：包括公司/組織的章程、制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)類資料：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步細(xì)分，如市場營銷資料（市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷活動策劃與執(zhí)行記錄等）、項目管理資料（項目立項文件、項目進(jìn)度報告、項目驗收文件等）、財務(wù)類資料（財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等）、技術(shù)類資料（技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、實驗報告等）等。3.合同類資料：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。4.法律類資料：法律法規(guī)文件、法律意見書、訴訟案件資料等。5.其他類資料：不屬于上述分類的其他資料，如榮譽證書、資質(zhì)證明文件等。（二）資料編號為便于資料的識別、存儲和管理，對各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)：采用“地區(qū)代碼+資料類別代碼+年份+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.地區(qū)代碼：以“SD”代表山東地區(qū)。3.資料類別代碼：根據(jù)資料分類，分別賦予不同的兩位數(shù)字代碼，如行政類資料為“01”，業(yè)務(wù)類資料中的市場營銷資料為“0201”，項目管理資料為“0202”等。4.年份：取資料產(chǎn)生年份的后兩位數(shù)字。5.順序號：按照資料產(chǎn)生的先后順序，從“0001”開始依次編號。例如，山東地區(qū)2023年產(chǎn)生的第123份市場營銷業(yè)務(wù)資料的編號為：SD020123123。三、資料的收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)資料的收集工作，明確專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理和初步審核，確保資料的及時、完整和準(zhǔn)確。2.涉及多個部門的資料，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門共同收集，并協(xié)調(diào)資料的交接和整合。（二）收集要求1.資料產(chǎn)生后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時將資料提交至本部門資料收集人員處，不得拖延或積壓。2.收集的資料應(yīng)包括原始資料、復(fù)印件、電子文檔等多種形式，確保資料的全面性。3.對于重要資料，應(yīng)同時收集相關(guān)的背景信息、說明材料等，以便更好地理解資料內(nèi)容。（三）整理流程1.資料收集人員收到資料后，應(yīng)按照資料分類和編號規(guī)則進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的資料。2.對資料進(jìn)行分類存放，并建立資料清單，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號、來源、產(chǎn)生時間、保管期限等信息。3.對于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的文件夾或存儲介質(zhì)中，確保文件路徑清晰、易于查找。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的檔案室或文件柜，按照資料類別和編號順序進(jìn)行存放，確保資料排列整齊、便于查找。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，配備溫濕度控制設(shè)備，保持室內(nèi)環(huán)境適宜。2.電子資料：采用服務(wù)器存儲和外部存儲設(shè)備（如硬盤、光盤等）相結(jié)合的方式進(jìn)行備份存儲。服務(wù)器應(yīng)定期進(jìn)行維護和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。外部存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的地方，并定期進(jìn)行檢查和更新。（二）保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的實際情況，確定各類資料的保管期限。保管期限分為短期（15年）、中期（510年）和長期（10年以上）。具體保管期限如下：1.行政類資料：公司/組織章程、制度等長期保管。會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等中期保管。行政公文等短期保管。2.業(yè)務(wù)類資料：市場調(diào)研報告、客戶資料等根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定保管期限，一般為中期或長期。項目管理資料在項目結(jié)束后，按照項目檔案管理要求進(jìn)行保管，保管期限一般為長期。財務(wù)類資料按照國家財務(wù)法規(guī)規(guī)定的保管期限執(zhí)行，一般為長期。技術(shù)類資料根據(jù)技術(shù)更新周期和業(yè)務(wù)需求確定保管期限，一般為長期。3.合同類資料：自合同履行完畢或終止之日起，按照合同約定的爭議解決期限確定保管期限，一般為長期。4.法律類資料：法律法規(guī)文件長期保管，法律意見書、訴訟案件資料等根據(jù)案件處理情況確定保管期限，一般為長期。5.其他類資料：榮譽證書、資質(zhì)證明文件等長期保管。（三）保管責(zé)任1.檔案室管理人員負(fù)責(zé)紙質(zhì)資料的日常保管工作，定期對資料進(jìn)行檢查、清點和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電子資料的存儲和維護管理，確保電子資料的安全存儲和正常訪問。定期對電子資料進(jìn)行備份，并進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢查。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的保管工作，確保資料的妥善存放和安全保密。五、資料的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案室或相關(guān)部門查閱。2.涉及公司/組織機密的資料，查閱申請人還需經(jīng)公司/組織保密管理部門審批同意。3.外部單位或個人因工作需要查閱資料的，應(yīng)提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）查閱流程1.查閱申請人提交《資料查閱申請表》或查閱申請函后，相關(guān)審批部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批。2.審批通過后，檔案室管理人員或相關(guān)部門資料保管人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的資料，并在《資料查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱資料名稱及編號等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱地點。如需復(fù)印或摘錄資料，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案室管理人員辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司/組織機密的資料，借閱申請人還需經(jīng)公司/組織保密管理部門審批同意，并嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。（四）借閱流程1.借閱申請人提交《資料借閱申請表》后，相關(guān)審批部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批。2.審批通過后，檔案室管理人員根據(jù)借閱申請，提供相應(yīng)的資料，并與借閱人簽訂《資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人、擅自涂改、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案室管理人員，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還所借閱的資料。檔案室管理人員應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失，應(yīng)要求借閱人說明原因并進(jìn)行處理。六、資料的保密與安全（一）保密措施1.建立健全資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密范圍，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.對接觸機密資料的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.在資料存儲、傳輸和使用過程中，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，防止資料泄露。4.對檔案室等資料保管場所進(jìn)行安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保資料保管環(huán)境的安全。（二）安全管理1.加強資料存儲設(shè)備的安全管理，定期進(jìn)行維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。2.建立資料備份制度，定期對重要資料進(jìn)行備份，并將備份資料存儲在不同的地點，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е沦Y料丟失。3.加強對電子資料的病毒防護，安裝正版殺毒軟件，并定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新。4.制定資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處理措施，確保能夠及時恢復(fù)資料的正常使用。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且已無留存價值的。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，不再需要保存的資料。3.資料內(nèi)容存在錯誤、虛假或已失效，且無法更正或更新的。（二）銷毀流程1.各部門根據(jù)資料保管期限和實際情況，定期清理本部門不再需要保存的資料，填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報檔案室管理人員匯總。2.檔案室管理人員對各部門提交的《資料銷毀申請表》進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，組織相關(guān)人員對擬銷毀的資料進(jìn)行清點和核對。3.對于紙質(zhì)資料，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并填寫《資料銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、銷毀資料名稱及編號、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.對于電子資料，采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀過程同樣應(yīng)填寫《資料銷毀記錄》，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。5.資料銷毀工作完成后，檔案室管理人員應(yīng)將《資料銷毀申請表》、《資料銷毀記錄》等相關(guān)資料歸檔保存，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司/組織設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對資料管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保資料管理工作符合本辦法的要求。2.監(jiān)督小組由公司/組織內(nèi)部審計、法務(wù)、行政等部門人員組成，明確各成員的職責(zé)分工，確保監(jiān)督工作的有效開展。（二）檢查內(nèi)容1.資料的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性情況。3.資料管理人員的工作執(zhí)行情況和責(zé)任落實情況。（三）問題整改1.監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及