學校合同管理辦法一、總則（一）目的為加強學校合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，防范合同風險，維護學校合法權(quán)益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合學校實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學校與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于教學科研合作合同、物資采購合同、服務外包合同、租賃合同、建設工程合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等應嚴格遵守國家法律法規(guī)，符合學校的規(guī)章制度。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎上協(xié)商一致，明確各自的權(quán)利和義務。3.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。4.風險防控原則加強合同風險評估和防控，確保學校利益不受損失。二、合同管理職責（一）學校合同管理工作領導小組1.組成學校成立合同管理工作領導小組，由學校主要領導擔任組長，分管領導擔任副組長，各相關職能部門負責人為成員。2.職責（1）負責審定學校合同管理制度和重大合同事項。（2）協(xié)調(diào)解決合同管理工作中的重大問題。（3）監(jiān)督檢查合同管理工作的執(zhí)行情況。（二）合同歸口管理部門1.根據(jù)合同業(yè)務性質(zhì)，確定各合同歸口管理部門，如教務處負責教學科研合作合同，后勤管理部門負責物資采購合同、服務外包合同、租賃合同等，基建部門負責建設工程合同等。2.職責（1）負責本部門歸口管理合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等工作。（2）建立本部門合同臺賬，定期統(tǒng)計分析合同執(zhí)行情況。（3）協(xié)助學校合同管理工作領導小組處理合同糾紛。（三）合同承辦部門1.各具體承辦合同的部門或單位為合同承辦部門。2.職責（1）負責合同項目的前期調(diào)研、論證、洽談等工作。（2）按照學校合同管理流程，起草合同文本，提交歸口管理部門審核。（3）負責合同的具體履行，及時向歸口管理部門反饋合同履行情況。（4）負責合同相關資料的整理、歸檔工作。（四）法務部門1.學校設立法務部門或聘請法律顧問。2.職責（1）參與重大合同的起草、審核，提供法律意見。（2）處理合同糾紛，維護學校合法權(quán)益。（3）開展法律培訓，提高學校教職工的法律意識。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.合同承辦部門應根據(jù)合同內(nèi)容和要求，起草合同文本。合同文本應具備以下主要條款：（1）當事人的名稱或者姓名和住所。（2）標的。（3）數(shù)量。（4）質(zhì)量。（5）價款或者報酬。（6）履行期限、地點和方式。（7）違約責任。（8）解決爭議的方法。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述準確、清晰，避免歧義。（二）合同審核1.合同承辦部門起草的合同文本應提交歸口管理部門審核。歸口管理部門應從業(yè)務合理性、條款完整性、風險防控等方面進行審核，并提出審核意見。2.涉及重大事項或法律風險較高的合同，歸口管理部門應會同法務部門進行審核，必要時可組織相關專家進行論證。3.審核意見應明確指出合同文本存在的問題及修改建議，合同承辦部門應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。（三）合同審批1.經(jīng)審核通過的合同，由合同承辦部門填寫合同審批表，按照學校規(guī)定的審批流程提交審批。2.合同審批表應包括合同名稱、當事人信息、合同標的、價款、履行期限等主要內(nèi)容，并附合同文本及審核意見。3.審批部門應根據(jù)職責權(quán)限對合同進行審批，簽署審批意見。未經(jīng)審批或?qū)徟赐ㄟ^的合同，不得簽訂。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由學校法定代表人或其授權(quán)代表與對方當事人簽訂合同。簽訂合同應使用學校統(tǒng)一印制的合同專用章，并嚴格按照用印規(guī)定辦理用印手續(xù)。2.合同簽訂過程中，應確保合同雙方當事人簽字（蓋章）齊全、有效，合同份數(shù)符合要求。3.簽訂后的合同文本應由合同承辦部門及時復印留存，并按照學校檔案管理規(guī)定進行歸檔。四、合同履行管理（一）履行計劃制定合同簽訂后，合同承辦部門應制定詳細的合同履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點和責任人，并將履行計劃提交歸口管理部門備案。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.合同承辦部門應按照合同履行計劃，及時跟蹤合同履行情況，定期向歸口管理部門匯報。2.歸口管理部門應加強對合同履行情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促合同承辦部門采取措施解決。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風險，合同承辦部門應及時向?qū)W校合同管理工作領導小組報告，并提出應對措施。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應及時與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應按照合同簽訂流程進行審核、審批和簽訂。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，合同承辦部門應及時通知對方當事人，并按照法律規(guī)定和合同約定辦理相關手續(xù)。解除合同的通知應采用書面形式，并留存相關證據(jù)。3.合同變更或解除后，合同承辦部門應及時將相關情況告知歸口管理部門，并對合同資料進行整理、歸檔。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.合同承辦部門和歸口管理部門應加強合同履行過程中的溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，預防合同糾紛的發(fā)生。2.法務部門應定期開展合同風險排查，對可能引發(fā)糾紛的合同進行重點關注，并提出防范建議。（二）糾紛處理程序1.合同發(fā)生糾紛時，合同承辦部門應及時收集相關證據(jù)，分析糾紛原因，提出初步處理意見，并向歸口管理部門報告。2.歸口管理部門應會同法務部門對糾紛情況進行調(diào)查核實，共同研究制定解決方案。3.對于涉及金額較大、影響較大的合同糾紛，應成立專門的糾紛處理小組，由學校領導牽頭，相關部門負責人參加，負責具體處理工作。4.合同糾紛處理過程中，應充分聽取法務部門的法律意見，依法維護學校合法權(quán)益。如需要通過訴訟或仲裁解決糾紛，應及時委托律師代理。六、合同檔案管理（一）檔案收集合同承辦部門應在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中，及時收集整理相關資料，包括合同文本、審批表、履行記錄、變更協(xié)議、解除通知、糾紛處理文件等，并移交學校檔案管理部門歸檔。（二）檔案整理與保管1.學校檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進行分類整理、編號裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.合同檔案應妥善保管，存放于安全、保密的場所，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。3.合同檔案的保管期限應按照國家法律法規(guī)和學校檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。七、合同信息化管理（一）建立合同管理信息系統(tǒng)學校應建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等全過程的信息化管理。（二）信息錄入與維護1.合同承辦部門應按照系統(tǒng)要求，及時將合同相關信息錄入合同管理信息系統(tǒng)，并確保信息的準確性和完整性。2.歸口管理部門和其他相關部門應根據(jù)職責權(quán)限，對合同信息進行審核、查詢、統(tǒng)計分析等操作，并及時更新系統(tǒng)信息。（三）信息化管理的優(yōu)勢1.提高合同管理效率，實現(xiàn)合同流程的自動化和規(guī)范化。2.加強合同風險防控，通過系統(tǒng)預警和數(shù)據(jù)分析，及時發(fā)現(xiàn)合同風險點。3.便于合同資料的查詢和統(tǒng)計分析，為學校決策提供依據(jù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學校合同管理工作領導小組應定期對學校合同管理工作進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同糾紛處理情況等。2.監(jiān)督檢查可采取聽取匯報、查閱資料、實地走訪等方式進行，對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.學校應建立合同管理工作考核評價機制，對各合同歸口管理部門和合同承辦部門的合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標應包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時性、風險防控情況、糾紛處理結(jié)果等