條碼使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司條碼使用管理，規(guī)范條碼使用行為，保證條碼使用的準(zhǔn)確性、一致性和合法性，提高公司產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及條碼使用的部門、環(huán)節(jié)及相關(guān)人員，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售、物流等部門。（三）相關(guān)定義1.條碼：指由一組規(guī)則排列的條、空及其對(duì)應(yīng)字符組成的標(biāo)識(shí)，用以表示一定的信息。2.商品條碼：用于標(biāo)識(shí)商品的條碼，包括EAN條碼（國際物品編碼協(xié)會(huì)制定的一種商品條碼）、UPC條碼（美國統(tǒng)一代碼委員會(huì)制定的商品條碼）等。3.內(nèi)部條碼：公司為便于自身管理而編制的條碼，用于標(biāo)識(shí)公司內(nèi)部的產(chǎn)品、物料、設(shè)備等。（四）管理原則1.合法性原則：條碼的使用必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：條碼所包含的信息應(yīng)準(zhǔn)確反映產(chǎn)品或物品的相關(guān)特征和屬性。3.一致性原則：同一產(chǎn)品或物品在不同環(huán)節(jié)使用的條碼應(yīng)保持一致。4.安全性原則：確保條碼信息的安全，防止信息泄露和被篡改。二、條碼的申請(qǐng)與審批（一）商品條碼申請(qǐng)1.當(dāng)公司需要使用商品條碼時(shí)，由銷售部門負(fù)責(zé)向中國物品編碼中心或其分支機(jī)構(gòu)提交申請(qǐng)。2.申請(qǐng)時(shí)應(yīng)提供以下資料：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件。產(chǎn)品信息清單，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、包裝形式等。申請(qǐng)條碼的用途說明。3.銷售部門應(yīng)確保所提供資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）內(nèi)部條碼申請(qǐng)1.各部門因工作需要使用內(nèi)部條碼時(shí)，應(yīng)填寫《內(nèi)部條碼申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明條碼的使用對(duì)象、用途、編碼規(guī)則等信息。2.《內(nèi)部條碼申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司條碼管理部門。3.公司條碼管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括編碼規(guī)則的合理性、與現(xiàn)有條碼系統(tǒng)的兼容性等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批流程1.對(duì)于商品條碼申請(qǐng)，中國物品編碼中心或其分支機(jī)構(gòu)在收到申請(qǐng)資料后進(jìn)行審核，審核通過后頒發(fā)商品條碼證書。公司銷售部門應(yīng)及時(shí)將證書復(fù)印件交至公司條碼管理部門備案。2.對(duì)于內(nèi)部條碼申請(qǐng)，公司條碼管理部門在收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字的《內(nèi)部條碼申請(qǐng)表》后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。審批通過的，由公司條碼管理部門負(fù)責(zé)分配條碼并通知申請(qǐng)部門使用。三、條碼的編碼規(guī)則（一）商品條碼編碼規(guī)則1.公司使用的商品條碼應(yīng)嚴(yán)格按照國際物品編碼協(xié)會(huì)或美國統(tǒng)一代碼委員會(huì)制定的編碼規(guī)則進(jìn)行編制。2.商品條碼的編碼應(yīng)確保唯一性，不得與其他企業(yè)的商品條碼重復(fù)。3.編碼時(shí)應(yīng)充分考慮產(chǎn)品的分類、規(guī)格、包裝等因素，保證條碼能夠準(zhǔn)確反映產(chǎn)品信息。（二）內(nèi)部條碼編碼規(guī)則1.內(nèi)部條碼編碼應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性和擴(kuò)展性原則。2.編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)簡潔明了，便于識(shí)別和管理。一般應(yīng)包含部門代碼、類別代碼、順序號(hào)等信息。3.部門代碼由兩位數(shù)字組成，代表不同的部門。具體編碼如下：01：銷售部門02：生產(chǎn)部門03：質(zhì)量部門04：物流部門05：研發(fā)部門06：采購部門07：財(cái)務(wù)部門08：行政部門09：其他部門4.類別代碼由兩位數(shù)字組成，根據(jù)產(chǎn)品或物品的類別進(jìn)行劃分。具體編碼可根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行制定和調(diào)整。5.順序號(hào)由四位數(shù)字組成，按照產(chǎn)品或物品的入庫順序依次編排。6.內(nèi)部條碼示例：以生產(chǎn)部門的某類產(chǎn)品為例，其內(nèi)部條碼編碼為02[類別代碼][順序號(hào)]。假設(shè)該類產(chǎn)品的類別代碼為10，某一產(chǎn)品的順序號(hào)為0001，則其內(nèi)部條碼為02100001。（三）編碼變更管理1.若因產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程變化等原因需要對(duì)條碼編碼規(guī)則進(jìn)行變更，應(yīng)由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，填寫《條碼編碼變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及影響范圍。2.《條碼編碼變更申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司條碼管理部門。3.公司條碼管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估和審核，組織相關(guān)部門進(jìn)行討論和論證。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由公司條碼管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施編碼變更工作。在變更過程中，應(yīng)確保對(duì)已使用條碼的轉(zhuǎn)換和銜接工作順利進(jìn)行，避免影響公司的正常生產(chǎn)、銷售和管理。四、條碼的生成與制作（一）商品條碼生成1.銷售部門在獲得商品條碼證書后，應(yīng)按照編碼規(guī)則使用專業(yè)的條碼生成軟件生成商品條碼。2.生成的商品條碼應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保能夠滿足不同設(shè)備和系統(tǒng)的讀取要求。格式轉(zhuǎn)換后的條碼文件應(yīng)保存為常見的圖像格式，如PNG、JPEG等。3.商品條碼生成后，銷售部門應(yīng)進(jìn)行校驗(yàn)，確保條碼的準(zhǔn)確性和可讀性。校驗(yàn)合格的條碼文件應(yīng)提交至公司條碼管理部門備案。（二）內(nèi)部條碼生成1.公司條碼管理部門根據(jù)審批通過的《內(nèi)部條碼申請(qǐng)表》，使用公司內(nèi)部的條碼管理系統(tǒng)生成內(nèi)部條碼。2.生成的內(nèi)部條碼應(yīng)包含完整的編碼信息，并以電子文檔的形式保存。電子文檔應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，便于識(shí)別和管理。命名規(guī)則為：[部門代碼][類別代碼][順序號(hào)].[條碼類型]，其中條碼類型根據(jù)實(shí)際生成的條碼格式填寫，如EAN13、CODE128等。3.內(nèi)部條碼生成后，公司條碼管理部門應(yīng)進(jìn)行校驗(yàn)，確保條碼的準(zhǔn)確性和可讀性。校驗(yàn)合格的條碼文件應(yīng)及時(shí)發(fā)送至申請(qǐng)部門，并通知其進(jìn)行打印或使用。（三）條碼制作1.商品條碼制作應(yīng)委托具有資質(zhì)的條碼印刷企業(yè)進(jìn)行。銷售部門應(yīng)與條碼印刷企業(yè)簽訂委托印刷合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.委托印刷合同應(yīng)包括以下內(nèi)容：印刷的條碼種類、數(shù)量、規(guī)格要求等。印刷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方式。印刷費(fèi)用及支付方式。交貨時(shí)間及地點(diǎn)。保密條款等。3.內(nèi)部條碼制作可根據(jù)實(shí)際情況選擇自行打印或委托外部印刷。自行打印的，應(yīng)確保打印設(shè)備的準(zhǔn)確性和穩(wěn)定性，打印的條碼應(yīng)清晰、完整、可讀。委托外部印刷的，參照商品條碼制作的相關(guān)要求執(zhí)行。4.在條碼制作過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)稿進(jìn)行制作，確保條碼的尺寸、顏色、條空比例等符合要求。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)制作過程的質(zhì)量控制，定期對(duì)制作的條碼進(jìn)行抽檢，確保條碼質(zhì)量合格。五、條碼的使用與管理（一）條碼使用范圍1.商品條碼主要用于公司產(chǎn)品在市場流通中的標(biāo)識(shí)，包括產(chǎn)品包裝、銷售標(biāo)簽、運(yùn)輸單據(jù)等。2.內(nèi)部條碼主要用于公司內(nèi)部產(chǎn)品的生產(chǎn)、檢驗(yàn)、庫存管理、物流配送等環(huán)節(jié)的標(biāo)識(shí)。（二）條碼使用要求1.各部門在使用條碼時(shí)，應(yīng)確保條碼的粘貼位置準(zhǔn)確、清晰、牢固，便于掃描識(shí)別。2.對(duì)于商品條碼，應(yīng)按照規(guī)定的尺寸和格式進(jìn)行使用，不得隨意縮放、變形或更改條碼內(nèi)容。3.對(duì)于內(nèi)部條碼，應(yīng)嚴(yán)格按照公司制定的編碼規(guī)則進(jìn)行使用，不得擅自更改編碼信息。4.在產(chǎn)品的生產(chǎn)、加工、包裝等過程中，應(yīng)確保條碼與產(chǎn)品信息的一致性。如產(chǎn)品信息發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)更新相應(yīng)的條碼信息。（三）條碼使用記錄1.各部門應(yīng)建立條碼使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄條碼的使用情況，包括條碼編號(hào)、使用對(duì)象、使用時(shí)間、使用數(shù)量等信息。2.條碼使用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，應(yīng)將條碼使用記錄臺(tái)賬保存至少[X]年，以備查詢和追溯。3.公司條碼管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的條碼使用記錄進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決條碼使用過程中存在的問題。（四）條碼設(shè)備管理1.公司應(yīng)配備必要的條碼掃描設(shè)備，如手持式條碼掃描槍、固定式條碼掃描器等，并確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.條碼掃描設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，包括清潔、校準(zhǔn)、軟件升級(jí)等，以保證設(shè)備的準(zhǔn)確性和可靠性。3.各部門在使用條碼掃描設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)通知公司條碼管理部門進(jìn)行維修或處理。嚴(yán)禁擅自拆卸、維修條碼掃描設(shè)備。六、條碼的安全與保密（一）條碼信息安全1.公司應(yīng)采取有效的技術(shù)措施和管理措施，確保條碼信息的安全，防止條碼信息被泄露、篡改或?yàn)E用。2.對(duì)涉及條碼信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作條碼信息。3.定期對(duì)條碼信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。同時(shí)，應(yīng)制定條碼信息安全應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對(duì)突發(fā)的安全事件。（二）條碼保密管理1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守條碼保密制度，不得將條碼信息泄露給無關(guān)人員。2.在涉及條碼信息的工作過程中，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制文件的訪問權(quán)限等。3.對(duì)于因工作需要接觸條碼信息的外部合作伙伴，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。七、條碼的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司條碼管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)條碼的使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保條碼的使用符合本辦法的規(guī)定。2.各部門應(yīng)配合公司條碼管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.條碼的申請(qǐng)、審批、編碼、生成、制作、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.條碼使用記錄臺(tái)賬是否完整、準(zhǔn)確。3.條碼掃描設(shè)備是否正常運(yùn)行。4.條碼信息的安全與保密措施是否落實(shí)到位。（三）檢查方式與頻率1.公司條碼管理部門可采用定期檢查、不定期抽查等方式對(duì)條碼使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期檢查每季度進(jìn)行一次，全面檢查公司內(nèi)各部門條碼的使用情況。不定期抽查根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行，重點(diǎn)檢查條碼使用過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和存在問題較多的部門。（四）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢