收文工作管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司收文工作流程，提高收文處理效率，確保文件的及時、準確傳達和妥善處理，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位的收文工作管理。（三）基本原則1.及時高效原則對收到的文件要及時進行登記、傳閱、辦理，不得積壓延誤，確保文件精神迅速傳達落實。2.準確規(guī)范原則收文處理過程中要嚴格按照規(guī)定的程序和格式進行操作，保證文件內(nèi)容準確無誤，處理結(jié)果規(guī)范統(tǒng)一。3.安全保密原則加強對收文的保管和保密工作，防止文件丟失、泄密，確保文件信息安全。二、收文渠道與登記（一）收文渠道1.公司收發(fā)室負責接收上級機關(guān)、相關(guān)單位及外部機構(gòu)發(fā)來的文件、信函、資料等。2.公司內(nèi)部各部門通過辦公自動化系統(tǒng)（OA）、電子郵件等方式接收的文件，視為收文范疇。（二）收文登記1.收發(fā)室收到文件后，應(yīng)立即進行逐件清點、核對，并在《收文登記簿》上詳細登記文件的編號、來文單位、發(fā)文日期、文件標題、文號、密級、份數(shù)、附件等信息。2.通過OA系統(tǒng)或電子郵件接收的文件，接收人應(yīng)及時在系統(tǒng)中進行登記，登記內(nèi)容與紙質(zhì)文件登記要求一致。3.對于緊急文件，要在登記時注明“急件”字樣，并優(yōu)先處理。三、收文傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，由辦公室主任或相關(guān)負責人確定文件的傳閱范圍。2.傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免擴大或遺漏。對于涉及多個部門的文件，應(yīng)確保相關(guān)部門人員都能及時閱知。（二）傳閱方式1.紙質(zhì)文件采用專人傳遞或設(shè)置專門的文件傳閱夾進行傳閱。傳閱夾應(yīng)放置在固定地點，便于員工取閱。2.OA系統(tǒng)文件通過系統(tǒng)設(shè)置傳閱流程，相關(guān)人員按照流程依次進行閱知和處理。（三）傳閱要求1.傳閱文件應(yīng)嚴格按照規(guī)定的順序進行，不得隨意抽插或橫傳。2.傳閱人接到文件后，應(yīng)盡快閱讀，并在文件首頁的“傳閱簽字欄”內(nèi)簽字，注明傳閱日期。3.對于重要文件或緊急文件，傳閱人應(yīng)優(yōu)先處理，不得延誤。如遇出差、休假等情況，應(yīng)提前告知辦公室，委托他人代為傳閱。4.辦公室應(yīng)定期對傳閱文件進行跟蹤檢查，及時催辦，確保文件傳閱的時效性。四、收文辦理（一）辦理原則1.屬于本部門職責范圍內(nèi)的文件，由部門負責人組織相關(guān)人員及時辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。2.涉及多個部門的文件，由辦公室牽頭協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理，主辦部門負責具體落實，協(xié)辦部門積極配合。3.對于需要公司領(lǐng)導批示的文件，辦公室應(yīng)及時呈送領(lǐng)導閱批，并根據(jù)領(lǐng)導批示意見轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理。（二）辦理流程1.承辦部門收到文件后，應(yīng)認真研究文件內(nèi)容，明確辦理要求和時限。2.對于需要提出辦理意見的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)起草辦理意見，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報辦公室呈送領(lǐng)導審批。3.領(lǐng)導審批同意后，承辦部門按照批示意見認真組織實施，并及時將辦理結(jié)果反饋給辦公室。辦理結(jié)果應(yīng)包括處理情況、執(zhí)行情況、存在問題及下一步措施等內(nèi)容。4.對于需要歸檔保存的文件，承辦部門應(yīng)在辦理完畢后及時將文件原件及相關(guān)材料整理歸檔，交公司檔案室統(tǒng)一保管。（三）辦理時限1.一般文件應(yīng)在收到后[X]個工作日內(nèi)辦理完畢；緊急文件應(yīng)在[X]小時內(nèi)做出處理，并及時反饋辦理情況。2.對于涉及重大事項或復(fù)雜問題的文件，辦理時限可根據(jù)實際情況適當延長，但應(yīng)及時向辦公室說明原因。五、收文催辦與督辦（一）催辦1.辦公室負責對收文辦理情況進行催辦。催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。2.催辦人員應(yīng)定期對文件辦理情況進行檢查，對超過辦理時限仍未反饋辦理結(jié)果的部門進行催辦，并記錄催辦情況。（二）督辦1.對于重要文件或領(lǐng)導批示交辦的事項，由辦公室進行督辦。督辦人員應(yīng)建立督辦臺賬，跟蹤辦理進度，及時協(xié)調(diào)解決辦理過程中出現(xiàn)的問題。2.承辦部門應(yīng)積極配合督辦工作，按時向督辦人員反饋辦理情況。對于督辦事項辦理不力的部門，公司將進行通報批評，并追究相關(guān)人員的責任。六、收文歸檔與保管（一）歸檔范圍1.上級機關(guān)發(fā)來的與公司工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司內(nèi)部形成的重要文件、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等。3.外部單位發(fā)來的與公司業(yè)務(wù)往來有關(guān)的文件、信函、合同等。（二）歸檔要求1.承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準確、編目規(guī)范。2.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保存。電子檔案應(yīng)按照公司電子文件管理規(guī)定進行整理和存儲，確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性和可讀性。（三）保管期限1.收文檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家檔案管理規(guī)定和公司實際情況確定。2.對于涉及公司重要權(quán)益、歷史記錄、長期規(guī)劃等文件，應(yīng)列為永久保管；對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件，列為長期保管；對于短期工作中形成的、僅供參考的文件，列為短期保管。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱收文檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。查閱檔案時應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。2.因特殊情況需要借閱收文檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案安全完整。七、保密與安全（一）保密措施1.收文處理過程中涉及的國家機密、公司商業(yè)秘密等信息，應(yīng)嚴格按照保密法律法規(guī)和公司保密制度進行管理。2.對文件的起草、打印、傳遞、閱辦、保管、銷毀等環(huán)節(jié)，要采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。3.嚴禁在非保密場所談?wù)?、傳播文件?nèi)容，嚴禁將涉密文件帶回家中或轉(zhuǎn)借他人。（二）安全管理1.加強對收文存放場所的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保文件安全。2.定期對收文進行清查盤點，核對文件數(shù)量、種類、保管情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對于超過保管期