小票管理辦法規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司小票管理，規(guī)范小票的開具、使用、保管等流程，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄和業(yè)務(wù)活動(dòng)的合規(guī)開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及小票開具、使用及相關(guān)管理活動(dòng)的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：小票管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司經(jīng)營活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：小票內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)交易信息，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性。3.完整性原則：小票的開具、使用、保管等環(huán)節(jié)應(yīng)完整無缺，防止信息遺漏或丟失。4.及時(shí)性原則：小票應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)及時(shí)開具，相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)錄入系統(tǒng)，確保財(cái)務(wù)核算的及時(shí)性。二、小票開具管理（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生符合開具小票條件的業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)備開具小票。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)信息，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容，準(zhǔn)確填寫小票相關(guān)信息，包括但不限于業(yè)務(wù)日期、客戶名稱、商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額等。3.填寫完成后，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核小票內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，審核無誤后加蓋公司財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。4.將小票的相應(yīng)聯(lián)次按照規(guī)定交付給客戶或相關(guān)部門。（二）開具要求1.小票必須使用稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的票據(jù)，不得使用自制或其他不符合規(guī)定的票據(jù)。2.小票上的字跡應(yīng)清晰、工整，不得涂改、挖補(bǔ)。如填寫錯(cuò)誤，應(yīng)另行開具小票，并在原小票上注明“作廢”字樣。3.各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，不得遺漏。商品或服務(wù)名稱應(yīng)具體明確，數(shù)量、單價(jià)、金額等數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤。4.對(duì)于涉及折扣、折讓等情況的小票開具，應(yīng)按照相關(guān)稅務(wù)規(guī)定進(jìn)行處理，在小票上分別注明原價(jià)、折扣額、實(shí)收金額等信息。（三）特殊業(yè)務(wù)小票開具1.對(duì)于退貨業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在收到客戶退貨后及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)退貨情況開具紅字小票，紅字小票的開具應(yīng)符合稅務(wù)機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定，并在原藍(lán)字小票的基礎(chǔ)上進(jìn)行沖減處理。2.對(duì)于換貨業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將原小票收回，并重新開具新的小票，新小票應(yīng)注明換貨原因及相關(guān)信息。三、小票使用管理（一）使用范圍公司內(nèi)各部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，需要使用小票作為業(yè)務(wù)憑證或財(cái)務(wù)核算依據(jù)的，均應(yīng)按照本辦法規(guī)定使用小票。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)妥善保管小票，不得隨意丟失、損毀。如因保管不善導(dǎo)致小票丟失或損毀的，應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.在使用小票時(shí)，應(yīng)確保小票的真實(shí)性和有效性，不得虛開、偽造小票。嚴(yán)禁將小票轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人使用。3.業(yè)務(wù)人員在與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)往來時(shí)，應(yīng)向客戶說明小票的用途和重要性，確保客戶妥善保管小票。（三）小票傳遞1.財(cái)務(wù)部門開具小票后，應(yīng)及時(shí)將小票的相應(yīng)聯(lián)次傳遞給相關(guān)部門或客戶。傳遞方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、專人送達(dá)或電子傳輸?shù)?，但?yīng)確保小票傳遞的安全、準(zhǔn)確和及時(shí)。2.業(yè)務(wù)部門收到小票后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將小票的相關(guān)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。如因業(yè)務(wù)需要，業(yè)務(wù)部門留存小票原件的，應(yīng)建立小票使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄小票的使用情況。四、小票保管管理（一）保管責(zé)任1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公司小票的統(tǒng)一保管工作，指定專人負(fù)責(zé)小票的收發(fā)、登記、歸檔等工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門使用小票的保管工作，并按照財(cái)務(wù)部門的要求定期將小票交回財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)和歸檔。（二）保管期限小票的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，小票的保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)公司批準(zhǔn)方可銷毀。（三）保管要求1.小票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止小票受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況發(fā)生。2.小票應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和核對(duì)。同時(shí)，應(yīng)建立小票保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄小票的種類、數(shù)量、起止編號(hào)、保管期限等信息。3.對(duì)于電子小票，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采取加密等安全措施，防止電子小票數(shù)據(jù)丟失或被篡改。4.在小票保管期限內(nèi)，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀小票。如因特殊原因需要提前銷毀小票的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并做好相關(guān)記錄。五、小票審核管理（一）審核流程1.財(cái)務(wù)部門在收到業(yè)務(wù)部門傳遞的小票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括小票的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等。2.審核人員應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，對(duì)小票進(jìn)行逐筆審核。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，并要求業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改。3.審核無誤的小票，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)形成審核記錄，并跟蹤整改情況。（二）審核要點(diǎn)1.審核小票的開具日期是否與業(yè)務(wù)發(fā)生日期一致，客戶名稱、商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息是否準(zhǔn)確無誤。2.審核小票的格式是否符合規(guī)定，印章是否齊全、清晰。3.審核小票的開具內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)合同或相關(guān)協(xié)議一致，是否存在超范圍開具或虛開小票的情況。4.審核涉及折扣、折讓等情況的小票，是否按照規(guī)定進(jìn)行處理，相關(guān)手續(xù)是否齊全。（三）異常小票處理1.對(duì)于審核過程中發(fā)現(xiàn)的異常小票，審核人員應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行核實(shí)和說明。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供相關(guān)證明材料或作出合理解釋。2.如業(yè)務(wù)部門無法提供合理的解釋或證明材料，且異常小票涉及金額較大或存在重大風(fēng)險(xiǎn)的，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理。六、小票銷毀管理（一）銷毀條件小票保管期限屆滿后，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門審核確認(rèn)，確無保存價(jià)值的，可按照本辦法規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.財(cái)務(wù)部門提出小票銷毀申請(qǐng)，填寫《小票銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明需要銷毀的小票種類、數(shù)量、起止編號(hào)、保管期限等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《小票銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由財(cái)務(wù)部門組織實(shí)施小票銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在公司內(nèi)部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。4.小票銷毀完成后，應(yīng)填寫《小票銷毀記錄》，詳細(xì)記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。（三）銷毀方式小票銷毀方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇粉碎、焚燒等方式，但應(yīng)確保銷毀過程徹底，防止小票信息泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司小票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查小票管理辦法的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門小票使用情況的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正不規(guī)范行為，確保小票管理工作的規(guī)范有序進(jìn)行。（二）外部檢查公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門的檢查工作，如實(shí)提供小票相關(guān)資料，接受外部部門的監(jiān)督檢查。對(duì)于外部部門提出的