工卡使用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工卡的使用管理，規(guī)范員工行為，保障公司正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、實習生及外包人員等。（三）基本原則1.合法性原則：工卡的使用管理應符合國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。2.規(guī)范性原則：明確工卡的申請、發(fā)放、使用、保管、掛失、補辦及注銷等流程，確保操作規(guī)范統(tǒng)一。3.安全性原則：保障工卡信息安全，防止工卡被盜用、冒用等情況發(fā)生，維護公司及員工的合法權益。4.便捷性原則：在確保管理嚴格的前提下，盡量簡化流程，提高工作效率，方便員工使用。二、工卡定義及功能（一）定義工卡是公司為員工發(fā)放的用于證明員工身份及工作權限的卡片，具有唯一識別碼。（二）功能1.身份識別：員工在進入公司辦公區(qū)域、廠區(qū)等場所時，通過刷卡驗證身份。2.考勤記錄：作為員工考勤的重要依據(jù)，記錄員工的上下班時間、出勤情況等。3.門禁權限：根據(jù)員工所在部門、崗位及工作需要，設置不同的門禁權限，限制無關人員進入特定區(qū)域。4.就餐消費：員工可使用工卡在公司食堂進行就餐消費。5.其他功能：根據(jù)公司實際情況，工卡還可具備其他相關功能，如進入圖書館、使用公司內部設施等，具體功能以公司相關規(guī)定為準。三、工卡申請與發(fā)放（一）申請流程1.新員工入職：新員工入職時，人力資源部門應提前將新員工信息錄入工卡管理系統(tǒng)，并通知員工到指定地點辦理工卡申請手續(xù)。2.填寫申請表：員工需如實填寫《工卡申請表》，包括個人基本信息、部門、崗位、聯(lián)系方式等內容，并提交近期免冠一寸照片一張。3.部門審核：員工所在部門負責人對申請表進行審核，確認員工信息無誤后簽字批準。4.提交申請：員工將審核通過的申請表提交至工卡管理部門。（二）發(fā)放流程1.信息錄入：工卡管理部門收到申請表后，將員工信息錄入工卡系統(tǒng)，并為員工分配唯一的工卡編號。2.制作工卡：根據(jù)員工信息及照片，制作工卡。工卡應包含員工姓名、部門、崗位、工卡編號、照片等信息，并采用加密技術確保信息安全。3.發(fā)放工卡：工卡制作完成后，工卡管理部門通知員工到指定地點領取工卡。員工領取工卡時，需在《工卡發(fā)放登記表》上簽字確認。（三）特殊情況處理1.加急申請：因工作需要，員工可申請加急制作工卡。加急申請需經(jīng)部門負責人批準，并說明加急原因。工卡管理部門在收到加急申請后，應優(yōu)先處理，確保員工能及時領取工卡。2.代領工卡：如員工因特殊原因無法親自領取工卡，可委托他人代領。代領人需攜帶代領人及被代領人的有效身份證件，并在《工卡發(fā)放登記表》上注明代領原因及代領人與被代領人的關系。四、工卡使用規(guī)范（一）日常使用1.佩戴要求：員工在工作時間內應佩戴工卡，工卡應佩戴在胸前顯眼位置，不得轉借他人或故意遮擋、損壞工卡。2.刷卡驗證：員工進入公司辦公區(qū)域、廠區(qū)等場所時，應主動刷卡驗證身份。如遇門禁系統(tǒng)故障或無法正常刷卡，應及時聯(lián)系門禁管理人員，不得采取其他違規(guī)方式進入。3.考勤記錄：員工應按照公司規(guī)定的考勤時間，通過工卡進行考勤打卡。嚴禁代打卡、偽造打卡記錄等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司考勤制度進行嚴肅處理。（二）就餐消費1.消費方式：員工使用工卡在公司食堂就餐時，應將工卡貼近食堂消費終端進行刷卡消費。消費金額將從員工工卡賬戶余額中扣除。2.賬戶充值：工卡賬戶余額不足時，員工可到公司指定的充值點進行充值。充值方式可采用現(xiàn)金充值、銀行卡轉賬充值或線上充值等，具體充值方式以公司相關規(guī)定為準。3.消費記錄查詢：員工可通過公司內部系統(tǒng)或食堂消費終端查詢個人就餐消費記錄。如對消費記錄有疑問，可在規(guī)定時間內聯(lián)系食堂管理人員進行核實。（三）其他功能使用1.圖書館使用：員工如需進入公司圖書館，應使用工卡刷卡驗證身份。圖書館管理人員應定期對工卡使用記錄進行檢查，確保只有授權人員能夠進入圖書館。2.內部設施使用：根據(jù)公司規(guī)定，員工使用公司內部其他設施（如健身房、會議室等）時，可能需要通過工卡進行權限驗證。員工應按照規(guī)定使用相關設施，不得擅自將工卡借給他人使用。五、工卡保管與遺失處理（一）保管要求1.妥善保管：員工應妥善保管工卡，避免工卡丟失、損壞或被盜用。如發(fā)現(xiàn)工卡遺失或損壞，應及時辦理掛失或補辦手續(xù)。2.禁止外借：工卡僅限員工本人使用，嚴禁轉借他人。如因轉借工卡導致公司遭受損失或發(fā)生安全事故，轉借員工將承擔相應的法律責任。3.離職交回：員工離職時，應將工卡交回工卡管理部門。如未交回工卡，公司將從員工工資中扣除相應的工卡工本費。（二）遺失處理1.掛失：員工發(fā)現(xiàn)工卡遺失后，應立即通過公司內部系統(tǒng)或向工卡管理部門掛失。掛失時需提供工卡編號、個人身份信息等相關資料，以便工卡管理部門核實身份。2.補辦手續(xù)：掛失成功后，員工需填寫《工卡補辦申請表》，并提交與掛失時相同的個人身份信息資料。工卡管理部門在收到補辦申請后，將對員工身份進行核實，核實無誤后為員工補辦工卡。3.工本費：補辦工卡需繳納一定的工本費，工本費標準以公司相關規(guī)定為準。工本費將從員工工資中扣除或由員工現(xiàn)金繳納。六、工卡注銷（一）注銷情形1.員工離職：員工辦理離職手續(xù)后，工卡管理部門應及時對其工卡進行注銷處理，取消其門禁權限、考勤記錄及其他相關功能。2.員工崗位調動：員工因崗位調動，其原工卡的部分權限或功能需要進行調整時，工卡管理部門應對工卡進行相應的變更處理。如崗位調動后，員工不再需要原工卡的某些功能，工卡管理部門可對其工卡進行注銷或部分注銷操作。3.其他原因：因其他特殊原因需要注銷工卡的，如員工退休、長期離職等，工卡管理部門應按照公司規(guī)定辦理工卡注銷手續(xù)。（二）注銷流程1.申請注銷：由相關部門或員工本人向工卡管理部門提交《工卡注銷申請表》，說明注銷原因及工卡編號等信息。2.審核批準：工卡管理部門收到注銷申請后，對申請信息進行審核。審核通過后，報公司相關領導批準。3.注銷操作：經(jīng)領導批準后，工卡管理部門對工卡進行注銷操作，包括刪除工卡系統(tǒng)中的員工信息、解除門禁權限、清空考勤記錄等，并收回工卡。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立專門的工卡使用管理監(jiān)督小組，由人力資源部門、行政部門及安全保衛(wèi)部門等相關人員組成。監(jiān)督小組負責對公司工卡使用管理情況進行定期檢查和不定期抽查。（二）檢查內容1.工卡佩戴情況：檢查員工是否按照規(guī)定佩戴工卡，工卡佩戴位置是否正確。2.刷卡驗證情況：檢查門禁系統(tǒng)的刷卡記錄，核實員工是否正常刷卡進入公司相關區(qū)域。3.考勤記錄情況：檢查考勤系統(tǒng)中的打卡記錄，是否存在代打卡、偽造打卡記錄等違規(guī)行為。4.工卡保管情況：檢查員工是否妥善保管工卡，有無轉借他人或故意損壞工卡的情況。5.工卡使用功能情況：檢查員工在使用工卡就餐消費、進入圖書館及其他內部設施時，是否按照規(guī)定操作，有無違規(guī)使用工卡功能的情況。（三）違規(guī)處理1.警告：對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用工卡的員工，給予警告處分，并要求其立即改正。2.罰款：對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴重的員工，除給予警告處分外，還將根據(jù)公司規(guī)定進行罰款處理。罰款金額根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重確定，一般為[X]元至[X]元不等。3.解除勞動合同：對于嚴重違反工卡使用管理規(guī)定，給公司造成重大損失或惡劣影響的員工，公司將與其解除勞動合同，并依法追究其法律責任。