工卡使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工卡的使用管理，規(guī)范員工行為，保障公司正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、實(shí)習(xí)生及外包人員等。（三）基本原則1.合法性原則：工卡的使用管理應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.規(guī)范性原則：明確工卡的申請(qǐng)、發(fā)放、使用、保管、掛失、補(bǔ)辦及注銷等流程，確保操作規(guī)范統(tǒng)一。3.安全性原則：保障工卡信息安全，防止工卡被盜用、冒用等情況發(fā)生，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益。4.便捷性原則：在確保管理嚴(yán)格的前提下，盡量簡(jiǎn)化流程，提高工作效率，方便員工使用。二、工卡定義及功能（一）定義工卡是公司為員工發(fā)放的用于證明員工身份及工作權(quán)限的卡片，具有唯一識(shí)別碼。（二）功能1.身份識(shí)別：?jiǎn)T工在進(jìn)入公司辦公區(qū)域、廠區(qū)等場(chǎng)所時(shí)，通過(guò)刷卡驗(yàn)證身份。2.考勤記錄：作為員工考勤的重要依據(jù)，記錄員工的上下班時(shí)間、出勤情況等。3.門禁權(quán)限：根據(jù)員工所在部門、崗位及工作需要，設(shè)置不同的門禁權(quán)限，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入特定區(qū)域。4.就餐消費(fèi)：?jiǎn)T工可使用工卡在公司食堂進(jìn)行就餐消費(fèi)。5.其他功能：根據(jù)公司實(shí)際情況，工卡還可具備其他相關(guān)功能，如進(jìn)入圖書館、使用公司內(nèi)部設(shè)施等，具體功能以公司相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。三、工卡申請(qǐng)與發(fā)放（一）申請(qǐng)流程1.新員工入職：新員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)提前將新員工信息錄入工卡管理系統(tǒng)，并通知員工到指定地點(diǎn)辦理工卡申請(qǐng)手續(xù)。2.填寫申請(qǐng)表：?jiǎn)T工需如實(shí)填寫《工卡申請(qǐng)表》，包括個(gè)人基本信息、部門、崗位、聯(lián)系方式等內(nèi)容，并提交近期免冠一寸照片一張。3.部門審核：?jiǎn)T工所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)員工信息無(wú)誤后簽字批準(zhǔn)。4.提交申請(qǐng)：?jiǎn)T工將審核通過(guò)的申請(qǐng)表提交至工卡管理部門。（二）發(fā)放流程1.信息錄入：工卡管理部門收到申請(qǐng)表后，將員工信息錄入工卡系統(tǒng)，并為員工分配唯一的工卡編號(hào)。2.制作工卡：根據(jù)員工信息及照片，制作工卡。工卡應(yīng)包含員工姓名、部門、崗位、工卡編號(hào)、照片等信息，并采用加密技術(shù)確保信息安全。3.發(fā)放工卡：工卡制作完成后，工卡管理部門通知員工到指定地點(diǎn)領(lǐng)取工卡。員工領(lǐng)取工卡時(shí)，需在《工卡發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.加急申請(qǐng)：因工作需要，員工可申請(qǐng)加急制作工卡。加急申請(qǐng)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并說(shuō)明加急原因。工卡管理部門在收到加急申請(qǐng)后，應(yīng)優(yōu)先處理，確保員工能及時(shí)領(lǐng)取工卡。2.代領(lǐng)工卡：如員工因特殊原因無(wú)法親自領(lǐng)取工卡，可委托他人代領(lǐng)。代領(lǐng)人需攜帶代領(lǐng)人及被代領(lǐng)人的有效身份證件，并在《工卡發(fā)放登記表》上注明代領(lǐng)原因及代領(lǐng)人與被代領(lǐng)人的關(guān)系。四、工卡使用規(guī)范（一）日常使用1.佩戴要求：?jiǎn)T工在工作時(shí)間內(nèi)應(yīng)佩戴工卡，工卡應(yīng)佩戴在胸前顯眼位置，不得轉(zhuǎn)借他人或故意遮擋、損壞工卡。2.刷卡驗(yàn)證：?jiǎn)T工進(jìn)入公司辦公區(qū)域、廠區(qū)等場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)主動(dòng)刷卡驗(yàn)證身份。如遇門禁系統(tǒng)故障或無(wú)法正常刷卡，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系門禁管理人員，不得采取其他違規(guī)方式進(jìn)入。3.考勤記錄：?jiǎn)T工應(yīng)按照公司規(guī)定的考勤時(shí)間，通過(guò)工卡進(jìn)行考勤打卡。嚴(yán)禁代打卡、偽造打卡記錄等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司考勤制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）就餐消費(fèi)1.消費(fèi)方式：?jiǎn)T工使用工卡在公司食堂就餐時(shí)，應(yīng)將工卡貼近食堂消費(fèi)終端進(jìn)行刷卡消費(fèi)。消費(fèi)金額將從員工工卡賬戶余額中扣除。2.賬戶充值：工卡賬戶余額不足時(shí)，員工可到公司指定的充值點(diǎn)進(jìn)行充值。充值方式可采用現(xiàn)金充值、銀行卡轉(zhuǎn)賬充值或線上充值等，具體充值方式以公司相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。3.消費(fèi)記錄查詢：?jiǎn)T工可通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)或食堂消費(fèi)終端查詢個(gè)人就餐消費(fèi)記錄。如對(duì)消費(fèi)記錄有疑問(wèn)，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)聯(lián)系食堂管理人員進(jìn)行核實(shí)。（三）其他功能使用1.圖書館使用：?jiǎn)T工如需進(jìn)入公司圖書館，應(yīng)使用工卡刷卡驗(yàn)證身份。圖書館管理人員應(yīng)定期對(duì)工卡使用記錄進(jìn)行檢查，確保只有授權(quán)人員能夠進(jìn)入圖書館。2.內(nèi)部設(shè)施使用：根據(jù)公司規(guī)定，員工使用公司內(nèi)部其他設(shè)施（如健身房、會(huì)議室等）時(shí)，可能需要通過(guò)工卡進(jìn)行權(quán)限驗(yàn)證。員工應(yīng)按照規(guī)定使用相關(guān)設(shè)施，不得擅自將工卡借給他人使用。五、工卡保管與遺失處理（一）保管要求1.妥善保管：?jiǎn)T工應(yīng)妥善保管工卡，避免工卡丟失、損壞或被盜用。如發(fā)現(xiàn)工卡遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)辦理掛失或補(bǔ)辦手續(xù)。2.禁止外借：工卡僅限員工本人使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人。如因轉(zhuǎn)借工卡導(dǎo)致公司遭受損失或發(fā)生安全事故，轉(zhuǎn)借員工將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.離職交回：?jiǎn)T工離職時(shí)，應(yīng)將工卡交回工卡管理部門。如未交回工卡，公司將從員工工資中扣除相應(yīng)的工卡工本費(fèi)。（二）遺失處理1.掛失：?jiǎn)T工發(fā)現(xiàn)工卡遺失后，應(yīng)立即通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)或向工卡管理部門掛失。掛失時(shí)需提供工卡編號(hào)、個(gè)人身份信息等相關(guān)資料，以便工卡管理部門核實(shí)身份。2.補(bǔ)辦手續(xù)：掛失成功后，員工需填寫《工卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，并提交與掛失時(shí)相同的個(gè)人身份信息資料。工卡管理部門在收到補(bǔ)辦申請(qǐng)后，將對(duì)員工身份進(jìn)行核實(shí)，核實(shí)無(wú)誤后為員工補(bǔ)辦工卡。3.工本費(fèi)：補(bǔ)辦工卡需繳納一定的工本費(fèi)，工本費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)以公司相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。工本費(fèi)將從員工工資中扣除或由員工現(xiàn)金繳納。六、工卡注銷（一）注銷情形1.員工離職：?jiǎn)T工辦理離職手續(xù)后，工卡管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)其工卡進(jìn)行注銷處理，取消其門禁權(quán)限、考勤記錄及其他相關(guān)功能。2.員工崗位調(diào)動(dòng)：?jiǎn)T工因崗位調(diào)動(dòng)，其原工卡的部分權(quán)限或功能需要進(jìn)行調(diào)整時(shí)，工卡管理部門應(yīng)對(duì)工卡進(jìn)行相應(yīng)的變更處理。如崗位調(diào)動(dòng)后，員工不再需要原工卡的某些功能，工卡管理部門可對(duì)其工卡進(jìn)行注銷或部分注銷操作。3.其他原因：因其他特殊原因需要注銷工卡的，如員工退休、長(zhǎng)期離職等，工卡管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定辦理工卡注銷手續(xù)。（二）注銷流程1.申請(qǐng)注銷：由相關(guān)部門或員工本人向工卡管理部門提交《工卡注銷申請(qǐng)表》，說(shuō)明注銷原因及工卡編號(hào)等信息。2.審核批準(zhǔn)：工卡管理部門收到注銷申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.注銷操作：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，工卡管理部門對(duì)工卡進(jìn)行注銷操作，包括刪除工卡系統(tǒng)中的員工信息、解除門禁權(quán)限、清空考勤記錄等，并收回工卡。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的工卡使用管理監(jiān)督小組，由人力資源部門、行政部門及安全保衛(wèi)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)公司工卡使用管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。（二）檢查內(nèi)容1.工卡佩戴情況：檢查員工是否按照規(guī)定佩戴工卡，工卡佩戴位置是否正確。2.刷卡驗(yàn)證情況：檢查門禁系統(tǒng)的刷卡記錄，核實(shí)員工是否正常刷卡進(jìn)入公司相關(guān)區(qū)域。3.考勤記錄情況：檢查考勤系統(tǒng)中的打卡記錄，是否存在代打卡、偽造打卡記錄等違規(guī)行為。4.工卡保管情況：檢查員工是否妥善保管工卡，有無(wú)轉(zhuǎn)借他人或故意損壞工卡的情況。5.工卡使用功能情況：檢查員工在使用工卡就餐消費(fèi)、進(jìn)入圖書館及其他內(nèi)部設(shè)施時(shí)，是否按照規(guī)定操作，有無(wú)違規(guī)使用工卡功能的情況。（三）違規(guī)處理1.警告：對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用工卡的員工，給予警告處分，并要求其立即改正。2.罰款：對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的員工，除給予警告處分外，還將根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行罰款處理。罰款金額根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重確定，一般為[X]元至[X]元不等。3.解除勞動(dòng)合同：對(duì)于嚴(yán)重違反工卡使用管理規(guī)定，給公司造成重大損失或惡劣影響的員工，公司將與其解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。