學(xué)校收文管理辦法一、總則（一）目的為加強學(xué)校收文管理，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確、安全，提高學(xué)校行政管理效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各單位收到的各類公文、函件、資料等文件的管理。（三）基本原則1.及時高效原則：確保文件及時簽收、登記、傳閱、辦理，提高工作效率。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：嚴(yán)格按照文件要求和規(guī)定程序辦理，保證文件處理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.安全保密原則：妥善保管文件，防止文件丟失、泄露和損壞，確保文件安全。二、收文渠道與簽收（一）收文渠道1.學(xué)校辦公室統(tǒng)一接收上級機關(guān)、其他單位發(fā)送至學(xué)校的文件，并進(jìn)行初步登記。2.學(xué)校各部門、各單位指定專人負(fù)責(zé)接收與本部門、本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的文件，并及時交至本部門、本單位負(fù)責(zé)人。（二）簽收要求1.收件人收到文件后，應(yīng)立即核對文件數(shù)量、名稱、編號等信息，確認(rèn)無誤后在文件傳遞單或簽收簿上簽字。2.對于重要文件或緊急文件，收件人應(yīng)優(yōu)先處理，并及時向本部門、本單位負(fù)責(zé)人報告。三、收文登記（一）登記內(nèi)容1.收文日期：記錄文件的接收時間。2.來文單位：填寫發(fā)文單位的名稱。3.文件編號：記錄文件的文號。4.文件標(biāo)題：填寫文件的標(biāo)題。5.密級：標(biāo)注文件的密級，如絕密、機密、秘密等。6.份數(shù)：記錄文件的份數(shù)。7.承辦單位：明確負(fù)責(zé)辦理文件的部門或單位。8.傳閱范圍：確定文件的傳閱對象。9.備注：記錄文件的特殊要求或其他需要說明的事項。（二）登記方式1.學(xué)校辦公室采用電子表格或?qū)ｉT的收文登記簿進(jìn)行收文登記，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。2.各部門、各單位應(yīng)建立本部門、本單位的收文登記臺賬，對收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。四、收文傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，由文件承辦單位提出傳閱范圍建議，經(jīng)學(xué)校辦公室審核后報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.對于涉及多個部門的文件，應(yīng)根據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)范圍確定傳閱范圍，確保相關(guān)部門都能及時了解文件內(nèi)容。（二）傳閱方式1.采用紙質(zhì)傳閱和電子傳閱相結(jié)合的方式。對于重要文件或需要緊急處理的文件，優(yōu)先采用紙質(zhì)傳閱；對于一般性文件或可以通過電子方式傳遞的文件，可采用電子傳閱。2.紙質(zhì)傳閱時，文件承辦單位應(yīng)將文件放置在專門的傳閱夾中，按照傳閱順序依次傳遞給傳閱對象。傳閱對象應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)閱讀文件，并在傳閱單上簽字確認(rèn)。3.電子傳閱時，文件承辦單位應(yīng)將文件掃描或轉(zhuǎn)換為電子文檔，通過學(xué)校內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式發(fā)送給傳閱對象。傳閱對象應(yīng)及時下載并閱讀文件，并在系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)。（三）傳閱跟蹤與催辦1.文件承辦單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)傳閱跟蹤，及時掌握文件的傳閱情況，確保文件按規(guī)定時間傳閱完畢。2.對于超過規(guī)定時間未傳閱的文件，傳閱跟蹤人員應(yīng)及時提醒傳閱對象，確保文件傳閱的及時性。五、收文辦理（一）辦理流程1.承辦單位收到文件后，應(yīng)及時組織相關(guān)人員對文件進(jìn)行研究，提出辦理意見。2.對于需要回復(fù)的文件，承辦單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)起草回復(fù)文件，并按照發(fā)文程序進(jìn)行審核、簽發(fā)、印發(fā)。3.對于需要落實的文件，承辦單位應(yīng)制定具體的實施方案，并明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保文件要求得到有效落實。（二）辦理要求1.承辦單位應(yīng)嚴(yán)格按照文件要求和規(guī)定程序辦理文件，確保辦理結(jié)果符合政策法規(guī)和學(xué)校實際情況。2.辦理文件過程中，如遇問題或需要協(xié)調(diào)其他部門的事項，承辦單位應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同推進(jìn)文件辦理工作。3.對于涉及多個部門的文件，主辦單位應(yīng)主動牽頭，組織相關(guān)部門共同研究辦理，協(xié)辦單位應(yīng)積極配合，提供必要的支持和協(xié)助。（三）辦理期限1.一般文件應(yīng)在收到文件后的[X]個工作日內(nèi)辦理完畢；緊急文件應(yīng)按照文件要求的時間節(jié)點辦理完畢。2.對于需要較長時間辦理的文件，承辦單位應(yīng)定期向?qū)W校辦公室報告辦理進(jìn)展情況，確保學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及時了解文件辦理情況。六、收文歸檔（一）歸檔范圍1.學(xué)校各部門、各單位辦理完畢的文件，包括發(fā)文稿、收文處理單、傳閱單、回復(fù)文件等。2.上級機關(guān)、其他單位發(fā)送至學(xué)校的重要文件、資料等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.歸檔文件應(yīng)按照文件形成的時間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.電子文件應(yīng)按照學(xué)校電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）歸檔時間1.各部門、各單位應(yīng)在每年[X]月底前將上一年度辦理完畢的文件整理歸檔，并移交學(xué)校檔案室。2.學(xué)校檔案室應(yīng)及時對歸檔文件進(jìn)行審核、整理、編目，確保歸檔文件符合要求。七、收文保密（一）保密措施1.嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，確保文件不泄露給無關(guān)人員。2.對于涉密文件，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲、專人保管、專人傳遞等措施，防止文件泄露。3.在文件處理過程中，應(yīng)避免在公共場所談?wù)撐募?nèi)容，不得將文件帶回家中或私自復(fù)制、傳播。（二）保密責(zé)任1.學(xué)校各部門、各單位負(fù)責(zé)人是本部門、本單位文件保密工作的第一責(zé)任人，應(yīng)加強對文件保密工作的領(lǐng)導(dǎo)，確保文件保密制度的落實。2.文件承辦人員應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，對文件處理過程中知悉的國家秘密、學(xué)校商業(yè)秘密等信息予以保密。3.對于違反文件保密規(guī)定的行為，學(xué)校將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、收文信息化管理（一）信息化平臺建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)建立完善的收文信息化管理平臺，實現(xiàn)文件的在線接收、登記、傳閱、辦理、歸檔等功能，提高收文管理效率和信息化水平。2.收文信息化管理平臺應(yīng)具備文件檢索、統(tǒng)計分析、權(quán)限管理等功能，方便用戶查詢和使用文件。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強收文信息化管理平臺的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.定期對收文信息化管理平臺進(jìn)行維護和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對學(xué)校各部門、各單位收文管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保收文管理工作規(guī)范有序。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括收文登記、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作情況，以及文件保密制度的執(zhí)行情況等。（二）考核評價1.將收文管理工作納入學(xué)校各部門、