孤兒檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)孤兒檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，保障孤兒合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所涉及的孤兒檔案管理工作，包括孤兒基本信息檔案、養(yǎng)育狀況檔案、醫(yī)療健康檔案、教育檔案、就業(yè)檔案等各類與孤兒相關(guān)的檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映孤兒的實(shí)際情況，不得虛假、夸大或隱瞞。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案信息安全，防止檔案丟失、泄露、篡改等情況發(fā)生。4.規(guī)范有序原則：建立健全檔案管理制度和工作流程，使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、有序化。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善孤兒檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織開展孤兒檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.對(duì)各部門提交的孤兒檔案進(jìn)行審核、指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立孤兒檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。5.定期對(duì)孤兒檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供孤兒檔案信息查詢、借閱等服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門涉及孤兒相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在業(yè)務(wù)工作中，配合檔案管理部門做好孤兒檔案的利用工作，提供必要的信息和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)孤兒檔案的具體收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好檔案的查詢、借閱等服務(wù)工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.孤兒基本信息檔案：包括孤兒姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話、父母死亡證明、監(jiān)護(hù)人信息等。2.養(yǎng)育狀況檔案：包括孤兒養(yǎng)育協(xié)議、養(yǎng)育機(jī)構(gòu)情況、養(yǎng)育費(fèi)用支出、養(yǎng)育過程中的特殊情況記錄等。3.醫(yī)療健康檔案：包括孤兒的病歷、體檢報(bào)告、疫苗接種記錄、疾病診斷證明、治療方案等。4.教育檔案：包括孤兒的入學(xué)證明、學(xué)習(xí)成績(jī)單、在校表現(xiàn)記錄、獎(jiǎng)勵(lì)與處分情況等。5.就業(yè)檔案：包括孤兒的就業(yè)登記信息、勞動(dòng)合同、工作經(jīng)歷、職業(yè)技能培訓(xùn)記錄等。6.其他與孤兒相關(guān)的重要文件、資料，如救助申請(qǐng)材料、社會(huì)捐贈(zèng)記錄等。（二）收集渠道1.業(yè)務(wù)部門在辦理孤兒相關(guān)業(yè)務(wù)過程中形成的檔案，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。2.孤兒本人或其監(jiān)護(hù)人主動(dòng)提交的與孤兒相關(guān)的材料，由檔案管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接收。3.其他部門或單位提供的涉及孤兒的文件、資料，由檔案管理部門統(tǒng)一收集。（三）收集要求1.檔案材料應(yīng)齊全、完整，能夠真實(shí)反映孤兒的相關(guān)情況。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，便于后續(xù)的歸檔和管理。4.對(duì)于電子檔案材料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲(chǔ)安全，并與紙質(zhì)檔案材料相對(duì)應(yīng)。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)按照孤兒檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為基本信息類、養(yǎng)育狀況類、醫(yī)療健康類、教育類、就業(yè)類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如醫(yī)療健康類可分為疾病診斷、治療記錄、體檢報(bào)告等子類。（二）編號(hào)規(guī)則為每份孤兒檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號(hào)。例如，基本信息類檔案編號(hào)為“JBCX[年份][順序號(hào)]”，養(yǎng)育狀況類檔案編號(hào)為“YYZK[年份][順序號(hào)]”等。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行逐頁(yè)編號(hào)，并在目錄中注明每份材料的起止頁(yè)碼。3.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用檔案。（四）裝訂要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行裝訂，確保材料整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，避免使用釘書針等易生銹或損壞檔案的裝訂材料。3.對(duì)于幅面較大的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小符合檔案裝訂要求。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的孤兒檔案，并有明顯的標(biāo)識(shí)。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與檔案庫(kù)房分開，以防發(fā)生災(zāi)害等意外情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，便于對(duì)檔案進(jìn)行管理和清查。（三）保管期限1.孤兒基本信息檔案、養(yǎng)育狀況檔案、醫(yī)療健康檔案等長(zhǎng)期保管。2.教育檔案保管至孤兒年滿25周歲。3.就業(yè)檔案保管至孤兒與用人單位解除勞動(dòng)關(guān)系后5年。4.其他臨時(shí)性檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但最短不得少于1年。（四）檔案清查1.定期對(duì)孤兒檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄和總結(jié)，形成清查報(bào)告，向上級(jí)主管部門匯報(bào)。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱孤兒檔案。2.相關(guān)政府部門、社會(huì)組織等因履行職責(zé)需要查閱孤兒檔案。3.孤兒本人或其監(jiān)護(hù)人因合理需求查閱孤兒檔案。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.利用者在查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容用于非工作目的或泄露給他人。3.對(duì)于涉及孤兒個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，確保孤兒隱私不受侵犯。七、檔案信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立孤兒檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限訪問相應(yīng)的檔案信息。3.信息系統(tǒng)應(yīng)與其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入到信息系統(tǒng)中。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。及時(shí)更新孤兒的基本信息、養(yǎng)育狀況、醫(yī)療健康等信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.嚴(yán)格控制信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限級(jí)別，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞，無法修復(fù)且無參考利用價(jià)值的。3.其他經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎