外購配件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外購配件的管理，規(guī)范采購流程，確保外購配件的質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性和成本合理性，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外購配件的采購、驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用及報(bào)廢等環(huán)節(jié)的管理。（三）管理原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、維修等實(shí)際需求，合理安排外購配件采購計(jì)劃，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購的配件符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.成本控制原則：在保證配件質(zhì)量和性能的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.規(guī)范管理原則：建立健全外購配件管理制度和流程，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和控制，確保管理工作規(guī)范、有序。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定外購配件采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。3.負(fù)責(zé)采購成本的控制和核算。（二）質(zhì)量部門1.制定外購配件驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。2.對(duì)外購配件進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)，確保配件質(zhì)量符合要求。3.對(duì)不合格配件進(jìn)行判定和處理。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)外購配件的入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放等管理工作。2.建立配件庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬物相符。3.做好庫存配件的保管和防護(hù)工作，防止配件損壞、變質(zhì)。（四）使用部門1.根據(jù)生產(chǎn)、維修等需求，提出配件采購申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)用的配件進(jìn)行正確使用和維護(hù)，及時(shí)反饋配件使用過程中的問題。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同及相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷。2.對(duì)外購配件的成本進(jìn)行核算和分析。三、采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備運(yùn)行狀況等，提前[X]天填寫《外購配件采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期等信息，并提交給采購部門。2.采購部門接到采購申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫存情況，制定月度采購計(jì)劃。對(duì)于緊急采購需求，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)處理。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商。2.對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估時(shí)，應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件，并實(shí)地考察其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系等。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取整改措施或取消合作資格。（三）采購合同簽訂1.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性和有效性。3.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給質(zhì)量部門、倉庫管理部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（四）采購訂單執(zhí)行1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或產(chǎn)品質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取補(bǔ)救措施，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.在采購訂單執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要變更訂單內(nèi)容，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.質(zhì)量部門在接到采購部門的到貨通知后，應(yīng)根據(jù)配件的特點(diǎn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具、量具、檢測設(shè)備等。2.倉庫管理部門應(yīng)安排好驗(yàn)收?qǐng)龅?，確保驗(yàn)收工作順利進(jìn)行。（二）驗(yàn)收流程1.配件到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量部門驗(yàn)收人員應(yīng)核對(duì)送貨單、采購合同等相關(guān)憑證，確認(rèn)配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息是否一致。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)配件進(jìn)行外觀檢查、尺寸測量、性能測試等，確保配件質(zhì)量符合要求。對(duì)于重要配件或關(guān)鍵工序使用的配件，應(yīng)進(jìn)行抽樣送檢。3.驗(yàn)收合格的配件，質(zhì)量部門應(yīng)出具《外購配件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，倉庫管理部門憑驗(yàn)收?qǐng)?bào)告辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的配件，質(zhì)量部門應(yīng)填寫《不合格配件處理單》，注明不合格原因，并及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）驗(yàn)收記錄1.質(zhì)量部門應(yīng)做好外購配件驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容包括配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗(yàn)收情況等。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備追溯查詢。2.對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題和處理情況，應(yīng)詳細(xì)記錄在案，作為供應(yīng)商考核和質(zhì)量改進(jìn)的依據(jù)。五、入庫管理（一）入庫手續(xù)辦理1.倉庫管理部門根據(jù)質(zhì)量部門出具的《外購配件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，對(duì)驗(yàn)收合格的配件辦理入庫手續(xù)。入庫時(shí)，應(yīng)核對(duì)配件的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息與驗(yàn)收?qǐng)?bào)告一致，并在入庫單上簽字確認(rèn)。2.倉庫管理部門應(yīng)按照配件的類別、規(guī)格型號(hào)、存儲(chǔ)要求等，合理安排存儲(chǔ)位置，并建立配件庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄配件的入庫時(shí)間、來源、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息。（二）庫存管理1.倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)庫存配件進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年，盤點(diǎn)結(jié)束后應(yīng)編制《庫存配件盤點(diǎn)報(bào)告》。2.對(duì)于庫存積壓、損壞、變質(zhì)等配件，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)清理，并填寫《庫存配件報(bào)廢申請(qǐng)表》，報(bào)相關(guān)部門審批后進(jìn)行處理。3.做好庫存配件的保管和防護(hù)工作，采取防潮、防銹、防火、防盜等措施，確保配件質(zhì)量不受影響。六、發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)、維修等需求，填寫《外購配件領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門接到領(lǐng)用申請(qǐng)后，應(yīng)核對(duì)庫存情況，如庫存有貨，應(yīng)及時(shí)辦理發(fā)放手續(xù)，并在庫存臺(tái)賬上登記配件的發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。3.如庫存無貨，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況安排緊急采購或協(xié)調(diào)其他部門調(diào)配。（二）發(fā)放記錄倉庫管理部門應(yīng)做好外購配件發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等。發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、使用管理（一）使用要求1.使用部門應(yīng)按照配件的使用說明書和操作規(guī)程，正確使用外購配件，確保配件的性能和使用壽命。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)配件存在質(zhì)量問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知質(zhì)量部門和采購部門進(jìn)行處理。（二）配件更換1.因設(shè)備故障或其他原因需要更換配件時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《配件更換申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明更換原因、配件名稱、規(guī)格型號(hào)等信息，并提交給相關(guān)部門審批。2.審批通過后，使用部門應(yīng)按照規(guī)定的流程領(lǐng)取新配件，并將更換下來的舊配件交回倉庫管理部門。倉庫管理部門應(yīng)對(duì)舊配件進(jìn)行標(biāo)識(shí)和單獨(dú)存放，以便后續(xù)處理。八、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.對(duì)于庫存積壓、損壞、變質(zhì)等無法繼續(xù)使用的外購配件，倉庫管理部門應(yīng)填寫《庫存配件報(bào)廢申請(qǐng)表》，提交給質(zhì)量部門進(jìn)行報(bào)廢鑒定。2.質(zhì)量部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的配件進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對(duì)于價(jià)值較高的配件，應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行鑒定。（二）報(bào)廢審批1.經(jīng)質(zhì)量部門鑒定符合報(bào)廢條件的配件，倉庫管理部門應(yīng)將《庫存配件報(bào)廢申請(qǐng)表》及相關(guān)鑒定報(bào)告提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過后，倉庫管理部門方可對(duì)報(bào)廢配件進(jìn)行處理。（三）報(bào)廢處理1.倉庫管理部門應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)廢處理方式，對(duì)報(bào)廢配件進(jìn)行妥善處理。對(duì)于有回收價(jià)值的報(bào)廢配件，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收；對(duì)于無回收價(jià)值的報(bào)廢配件，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行處置，如報(bào)廢金屬配件應(yīng)進(jìn)行熔煉處理，報(bào)廢電子配件應(yīng)進(jìn)行拆解處理等。2.在報(bào)廢配件處理過程中，倉庫管理部門應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括報(bào)廢配件名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間、處理單位等。報(bào)廢處理記錄應(yīng)妥善保存，以備審計(jì)和查詢。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立健全外購配件管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)外購配件的采購、驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用及報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括管理制度執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、配件質(zhì)量、庫存管理、成本控制等方面。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)制定外購配件管理考核評(píng)價(jià)辦法，對(duì)各相關(guān)部門和人員在配件管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)