外部樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外部樣品的管理，確保外部樣品在流轉(zhuǎn)過程中的質(zhì)量可控、信息可追溯，規(guī)范相關(guān)工作流程，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外部樣品的接收、保管、流轉(zhuǎn)、測試、返還等環(huán)節(jié)的管理。（三）職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與外部客戶溝通樣品需求，提交樣品申請，跟蹤樣品流轉(zhuǎn)進(jìn)度，并及時(shí)反饋客戶相關(guān)信息。2.樣品管理部門負(fù)責(zé)外部樣品的統(tǒng)一接收、登記、保管、發(fā)放、回收及返還等工作，確保樣品的安全和完整。3.測試部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求對外部樣品進(jìn)行測試，準(zhǔn)確記錄測試數(shù)據(jù)和結(jié)果，并及時(shí)出具測試報(bào)告。4.質(zhì)量控制部門對外部樣品管理過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)操作符合質(zhì)量管理體系要求。（四）管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保外部樣品管理活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證樣品信息的準(zhǔn)確記錄和傳遞，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致管理混亂。3.安全性原則：采取有效措施確保外部樣品在各個(gè)環(huán)節(jié)的安全，防止樣品損壞、丟失或變質(zhì)。4.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)密切協(xié)作，按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成樣品相關(guān)工作，提高工作效率。二、外部樣品的接收（一）申請與受理1.業(yè)務(wù)部門在收到外部客戶的樣品需求后，應(yīng)填寫《外部樣品申請表》，詳細(xì)注明樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)接收時(shí)間等信息，并提交至樣品管理部門。2.樣品管理部門收到申請表后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請信息完整、準(zhǔn)確且符合公司業(yè)務(wù)范圍和管理要求。如審核通過，予以受理；如存在問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)信息。（二）接收準(zhǔn)備1.根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的樣品信息，樣品管理部門準(zhǔn)備相應(yīng)的接收場地、設(shè)備和防護(hù)用品等。2.對于特殊要求的樣品，如易損、易腐、易燃易爆等，應(yīng)提前制定專門的接收方案，確保接收過程安全、順利。（三）實(shí)際接收1.樣品到達(dá)公司后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知樣品管理部門。樣品管理部門安排專人按照《外部樣品交接清單》對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀狀況等進(jìn)行核對，并檢查樣品的包裝是否完好。2.如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量不符、外觀損壞或包裝破損等情況，應(yīng)立即與送樣人員共同確認(rèn)，并做好記錄。對于不符合接收條件的樣品，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，協(xié)商解決方案。3.核對無誤后，送樣人員和接收人員在《外部樣品交接清單》上簽字確認(rèn)，完成樣品的接收工作。三、外部樣品的保管（一）存放環(huán)境1.樣品管理部門應(yīng)根據(jù)樣品的特性，為其提供適宜的存放環(huán)境，確保樣品質(zhì)量不受影響。2.對于一般樣品，應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度和濕度適宜的倉庫中；對于有特殊要求的樣品，如需要冷藏、冷凍、避光等，應(yīng)按照相應(yīng)的條件進(jìn)行存放。（二）標(biāo)識管理1.對接收的外部樣品，應(yīng)在其包裝或容器上貼上明顯的標(biāo)識，注明樣品名稱、規(guī)格型號、批次、接收日期、客戶名稱等信息。2.標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色，確保在樣品保管和流轉(zhuǎn)過程中信息可追溯。（三）庫存盤點(diǎn)1.樣品管理部門應(yīng)定期對外部樣品進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量短缺、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《外部樣品盤點(diǎn)差異報(bào)告》，上報(bào)相關(guān)部門進(jìn)行處理。（四）樣品防護(hù)1.采取必要的防護(hù)措施，防止外部樣品在保管過程中受到污染、損壞或變質(zhì)。如對易受碰撞的樣品進(jìn)行隔離存放，對易受潮的樣品采取防潮措施等。2.定期對存放樣品的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。四、外部樣品的流轉(zhuǎn)（一）流轉(zhuǎn)申請1.業(yè)務(wù)部門如需將外部樣品流轉(zhuǎn)至測試部門或其他部門，應(yīng)填寫《外部樣品流轉(zhuǎn)申請表》，注明流轉(zhuǎn)原因、流轉(zhuǎn)時(shí)間、接收部門等信息，并提交至樣品管理部門。2.樣品管理部門對流轉(zhuǎn)申請進(jìn)行審核，審核通過后安排樣品的流轉(zhuǎn)事宜。（二）流轉(zhuǎn)交接1.樣品管理部門根據(jù)流轉(zhuǎn)申請，將外部樣品從保管倉庫取出，與接收部門的人員進(jìn)行當(dāng)面交接。交接過程中，雙方應(yīng)按照《外部樣品交接清單》對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀狀況等進(jìn)行再次核對，確保樣品準(zhǔn)確無誤地流轉(zhuǎn)至接收部門。2.交接完成后，雙方在《外部樣品交接清單》上簽字確認(rèn)。（三）流轉(zhuǎn)記錄1.樣品管理部門應(yīng)建立外部樣品流轉(zhuǎn)臺賬，詳細(xì)記錄樣品的流轉(zhuǎn)時(shí)間、流轉(zhuǎn)部門、流轉(zhuǎn)原因、交接人員等信息，確保樣品流轉(zhuǎn)過程可追溯。2.每次樣品流轉(zhuǎn)后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)在流轉(zhuǎn)臺賬上進(jìn)行登記更新，保證臺賬信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。五、外部樣品的測試（一）測試委托1.業(yè)務(wù)部門將外部樣品流轉(zhuǎn)至測試部門后，測試部門應(yīng)根據(jù)樣品的測試要求和公司的測試能力，確定測試方法和標(biāo)準(zhǔn)。2.如需委托外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行測試，測試部門應(yīng)填寫《外部樣品測試委托申請表》，注明委托原因、測試項(xiàng)目、測試要求、預(yù)計(jì)測試時(shí)間等信息，并提交至質(zhì)量控制部門審核。3.質(zhì)量控制部門審核通過后，測試部門負(fù)責(zé)與外部測試機(jī)構(gòu)簽訂委托測試合同，并將樣品及相關(guān)資料送至外部測試機(jī)構(gòu)進(jìn)行測試。（二）測試過程監(jiān)控1.測試部門應(yīng)安排專人對外部樣品的測試過程進(jìn)行監(jiān)控，確保測試機(jī)構(gòu)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測試。2.如發(fā)現(xiàn)測試過程中出現(xiàn)異常情況，測試部門應(yīng)及時(shí)與外部測試機(jī)構(gòu)溝通，要求其采取措施解決問題，并向質(zhì)量控制部門報(bào)告。（三）測試報(bào)告審核與發(fā)放1.外部測試機(jī)構(gòu)出具測試報(bào)告后，測試部門應(yīng)首先對報(bào)告進(jìn)行初審，檢查報(bào)告內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，測試數(shù)據(jù)是否符合要求。2.初審?fù)ㄟ^后，測試報(bào)告提交至質(zhì)量控制部門進(jìn)行終審。質(zhì)量控制部門審核無誤后，在測試報(bào)告上加蓋審核章，并將報(bào)告發(fā)放給業(yè)務(wù)部門。3.業(yè)務(wù)部門收到測試報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)將報(bào)告內(nèi)容反饋給外部客戶，并按照客戶要求進(jìn)行后續(xù)處理。六、外部樣品的返還（一）返還申請1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)外部客戶的要求，如需返還外部樣品，應(yīng)填寫《外部樣品返還申請表》，注明返還原因、返還時(shí)間等信息，并提交至樣品管理部門。2.樣品管理部門對返還申請進(jìn)行審核，審核通過后通知業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備返還樣品。（二）返還準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將需要返還的外部樣品整理好，確保樣品包裝完好、標(biāo)識清晰，并附上相關(guān)的測試報(bào)告等資料。2.樣品管理部門對返還樣品進(jìn)行再次核對，確認(rèn)無誤后安排返還事宜。（三）實(shí)際返還1.樣品管理部門按照與外部客戶約定的方式和時(shí)間，將外部樣品返還給客戶。返還過程中，應(yīng)要求客戶在《外部樣品返還清單》上簽字確認(rèn)。2.如客戶對返還樣品的質(zhì)量或數(shù)量等存在異議，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商解決。協(xié)商無果的，應(yīng)按照合同約定或相關(guān)法律法規(guī)處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.質(zhì)量控制部門定期對外部樣品管理過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括樣品的接收、保管、流轉(zhuǎn)、測試、返還等環(huán)節(jié)的操作是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定要求。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）外部審計(jì)1.公司定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對外部樣品管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查公司外部樣品管理的內(nèi)部控制制度是否健全、有效，各項(xiàng)管理活動是否合規(guī)。2.根據(jù)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)提出的審計(jì)意見和建議，公司及時(shí)對外部樣品管理辦法及相關(guān)流程進(jìn)行完善和優(yōu)化，不斷提高管理水平。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司樣品管